Сдача отчетности ИП без бухгалтера: сроки, порядок, пошаговое руководство

Главная / Советы / Как ИП сдавать отчетность без бухгалтера

Спойлер: история так себе, но можно попробовать

Многие ИП с микробизнесом работают без бухгалтера и сами сдают отчетность. Если вы именно такой ИП, ловите инструкцию от профессионала, как все сделать правильно.

Важно: прямо сейчас приближается срок сдачи декларации по УСН за 2024 год— ИП отчитываются не позднее 25 апреля. Текст стоит прочитать хотя бы ради того, чтобы правильно заполнить эту декларацию.

Записалa Мария Северина, практикующий бухгалтер, автор и редактор текстов «Клерк.ру».

Когда ИП нужен и не нужен бухгалтер

О бухгалтерии ИП — п. 1 ч. 2 ст. 6 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пп. 3 п. 1 ст. 23, п. 2 ст. 54, п. 8 ст. 346.5, ст. 346.24, п. 1 ст. 346.53 НК РФ

Чаще всего без бухгалтера работают ИП, которые:

применяют спецрежимы — упрощенную налоговую систему (УСН) с объектом «Доходы», патентную систему (ПСН), автоматизированную упрощенку (АУСН) или самозанятость (НПД);
не совмещают спецрежимы — иначе без бухгалтера сложно соблюдать нужные лимиты по доходам, количеству сотрудников и стоимости основных средств, распределять доходы, расходы и страховые взносы между двумя налоговыми системами;
зарабатывают не более 60 млн руб. в год на упрощенке — иначе по новым правилам придется платить НДС и сдавать соответствующие декларации;
работают сами, не привлекая сотрудников, или у них не более 5 работников.

У ИП на упрощенке с объектом «Доходы минус расходы» учет обычно ведет бухгалтер, так как там сложно работать с расходами. При расчете налога можно включать только те расходы, которые есть в закрытом перечне Налогового кодекса. Все остальные затраты учитывать нельзя. Каждый расход должен быть подтвержден правильно оформленными первичными документами, иначе налоговики при проверке могут снять такие расходы и доначислить налог. Как правило, у предпринимателя нет ни времени, ни желания разбираться в таких тонкостях, так что учет ведет опытный бухгалтер.

ИП на основной системе (ОСНО) и сельхозпроизводители (ЕСХН) тоже работают с бухгалтером, так как платят НДС, оформляют много первичных документов и сложной отчетности.

Какие отчеты сдают ИП

Всю отчетность предпринимателя можно разделить на три основные группы:

отчеты по налогам — есть не на всех упрощенных режимах у ИП;
отчеты по сотрудникам — сдают все ИП с работниками;
отчеты в Росстат — есть не у всех ИП.

О переносе сроков сдачи отчетности — п. 7 ст. 6.1 НК РФ

Есть единое правило для всех видов отчетности: если последний день срока сдачи отчета попадает на выходной или нерабочий праздничный день, сдать его нужно в следующий рабочий день.

Как ИП сдавать налоговую отчетность

ИП сдают отчеты в налоговую инспекцию по своему месту прописки, которая указана в паспорте, или по месту временной регистрации.

Как определить свою ИФНС

Если ИП сдает отчетность при личном посещении, нужно учитывать, что адрес обслуживающей инспекции может отличаться от адреса регистрирующей инспекции, куда подавали документы для постановки на учет. Узнать точный адрес можно через специальный сервис ФНС. Удобнее сначала выбрать из списка субъект РФ и код инспекции, тогда ниже появятся актуальные реквизиты.

Отчеты для ИП на УСН с объектом «Доходы»

Форма отчетности по УСН утверждена приказом ФНС от 02.10.2024 № ЕД-7-3/813@

Предприниматели на упрощенке ежегодно сдают декларацию по УСН. Важно, чтос отчетности за 2024 год ввели новую форму этой отчетности, то есть прежняя стала недействительной. Порядок заполнения декларации и электронный формат можно посмотреть в том же приказе.

ИП на УСН с объектом «Доходы» обязательно заполняют титульный лист, раздел 1.1 и раздел 2.1.1. Опционно заполняют раздел 2.1.2 — если работают в Москве и платят торговый сбор, и раздел 3 — если в отчетном году получали от государства целевые деньги.

Пример заполненной декларации ИП

ИП Алексеенко работает на упрощенке с объектом «Доходы». Он платит налог по ставке 6%. Вид деятельности — пункт выдачи заказов маркетплейса. Работников в штате нет.

Как ИП самостоятельно сдать декларацию

Как подать декларацию по УСН — п. п. 3, 4 ст. 80 НК РФ

Декларацию можно подать на бумаге или электронно. ИП с небольшим бизнесом могут выбрать один из этих способов.

По почте декларацию отправляют ценным письмом с описью вложения. В описи ИП обязательно указывает, по какому налогу и за какой период он отчитывается, а также количество листов в декларации. Ценность вложения можно прописать минимальную — 1 рубль по каждому документу.

В налоговую инспекцию лично декларацию подают, распечатав в двух экземплярах. Один экземпляр остается в ИФНС. На втором экземпляре инспектор проставляет отметку о принятии и отдает его ИП.

Электронную декларацию можно подать через оператора ТКС или личный кабинет ИП на сайте ФНС. В обоих случаях ИП понадобится электронная подпись (КЭП). Получить ее можно бесплатно в налоговой инспекции. Заплатить придется только за токен, который можно купить там же.

Чтобы сдавать отчетность через ТКС, ИП должен заключить договор с оператором связи на услуги электронного документооборота с ведомствами. Но минус в том, что сервисы для сдачи электронной отчетности платные.

Через личный кабинет налогоплательщика декларацию по УСН можно сдавать бесплатно. При наличии электронной подписи это совсем несложно.

Сформировать декларацию можно в бесплатной программе от ФНС «Налогоплательщик ЮЛ». На сайте есть файл с подробной инструкцией по установке ПО. Декларация формируется в нужном для отправки формате XML.

Далее ИП авторизируется в личном кабинете на сайте ФНС с помощью своей КЭП. Для этого нужно подключить к компьютеру токен с записанным на него сертификатом.

Сервис потребует проверки соответствия параметров компьютера и КЭП необходимым условиям. Здесь нужно выбрать третий пункт.

В открывшемся окне нужно нажать «Начать проверку». После того как закончится проверка, напротив всех пунктов появятся зеленые галочки и активируется кнопка «Войти в личный кабинет».

Отправить сформированную декларацию можно через сервис ФНС НБО — налоговая и бухгалтерская отчетность.

После отправки декларация будет отражаться с актуальным статусом. Если ИП подгрузит документ, но не отправит сразу, он будет храниться в черновиках 30 дней.

Отслеживать, как налоговая проверяет декларацию, можно в разделе «Камеральные проверки». Если все хорошо, появится статус «КП завершена / нарушений не выявлено».

Налоговая выпишет штраф, если ИП не сдаст декларацию или сделает это с опозданием. Его размер — 5% от суммы налога за каждый месяц просрочки. Считать штраф будут от суммы налога из декларации, которую не заплатили. В итоге придется заплатить не меньше 1 000 руб., но не больше 30% от неуплаченного вовремя налога. Если срок сдачи декларации закончился и с этого момента прошло 20 дней, налоговая инспекция может вообще заблокировать расчетный счет ИП.

Пример

ИП Вересаев на месяц опоздал со сдачей декларации. По отчету он должен заплатить налог за 2024 год — 48 535 руб. Размер штрафа за месяц просрочки считается по формуле 48 535 руб. x 5% = 2 426,75 руб.

Какую отчетность сдает ИП на остальных спецрежимах

На ПСН налоговая декларация не предусмотрена. Но нужно подать декларацию по налоговому режиму, с которым ИП совмещает патент (если такой есть).

Пример

ИП Уваров совмещает патент с общей системой налогообложения. Не позднее 30 апреля 2025 года ему надо подать декларацию 3-НДФЛ. А ИП Разбежкин сочетает ПСН с упрощенкой, и ему нужно вернуться в нашу инструкцию выше, чтобы правильно подать декларацию по УСН.

На АУСН декларации тоже нет — налог считает инспекция на основании сведений от уполномоченных банков или маркетплейсов. На НПД дела еще проще: главное — вовремя выдавать заказчикам чеки, а ФНС сама посчитает налог на основании сведений из приложения «Мой налог».

Как ИП сдавать отчетность по сотрудникам

Если у ИП есть сотрудники, по ним будет отчетность в налоговую инспекцию и в Социальный фонд России (СФР). Налоговая — та же, куда сдают декларации, а отделение СФР — по месту учета ИП.

Как отчитаться по сотрудникам в налоговую

ИП с работниками обязательно подают в ИФНС:

расчет 6-НДФЛ на бланке из приказа ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (в редакции от 09.01.2024). Этот отчет сдают ежеквартально не позднее 25 числа следующего за кварталом месяца;
расчет по страховым взносам (РСВ) на бланке из приказа ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ (в редакции от 13.09.2024) — новая форма, которая действует, начиная с отчетности за I квартал 2025 года. Этот отчет подают по итогам каждого квартала — не позднее 25 апреля, 25 июля, 25 октября и 25 января за год;
персонифицированные сведения о физических лицах на бланке из приказа ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ (в редакции от 13.09.2024). Отчет сдают только за первый и второй месяц квартала, сведения за третий месяц налоговая увидит в отчете РСВ.

Предприниматель без бухгалтера может отчитаться по сотрудникам так же, как и сдает декларацию по УСН — на бумаге, если в расчете не более 10 человек, или электронно.

Как отчитываться в СФР

В СФР ИП сдают различные персонифицированные сведения по сотрудникам и данные по взносам на травматизм. Для этого заполняют отдельные подразделы формы ЕФС-1.

Форма отчетности по сотрудникам в СФР — приказ СФР от 17.11.2023 № 2281, приказ СФР от 23.11.2023 № 2315

Подраздел 1.1 подраздела 1 формы. Его ИП заполняют, если принимают на работу нового сотрудника, увольняют кого-то, заключают или прекращают договор гражданско-правового характера с физлицом. Отчитаться нужно успеть не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа или заключения / прекращения договора ГПХ.

Пример заполненного подраздела, когда предприниматель уволил сотрудника по его инициативе

Эту часть отчета не заполняют по самозанятым или другими ИП, потому что по ним на вознаграждение не начисляют страховые взносы.

Подраздел 1.2 подраздела 1 формы. Эту часть заполняют по некоторым сотрудникам — например, по тем, кто в отчетном году выполнял работу, дающую право на досрочное назначение страховой пенсии. Подраздел сдают только по итогам года, это нужно сделать не позднее 25 января.

Пример заполненного подраздела, когда ИП подает сведения по сотруднику, который в 2024 году выполнял работу, дающую право на досрочную страховую пенсию

Если предприниматель сдаст этот подраздел с опозданием, с ошибками или вообще не подаст, СФР назначит штраф — 500 руб. за каждого человека в отчете.

Раздел 2 формы (обязательно подразделы 2.1 и 2.3). В эту часть отчета ИП вносят сведения по начисленным страховым взносам на травматизм — по итогам I квартала, полугодия, 9 месяцев и года. Отчитываются не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Важно: ИП на автоупрощенке не заполняют этот отчет!

Про исполнителей на ГПХ — ст. 20.1 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ

По исполнителям на ГПХ отчет заполняют, если начисляют за них взносы на травматизм. Такое условие обязательно должно быть прописано в договоре. Если в отчетном периоде ИП не начислял взносы на травматизм, все равно нужно сдать этот раздел с нулевыми показателями.

Пример: ИП заполнил Раздел 2 за I квартал 2025 года по трем сотрудникам, причем один из них — инвалид III группы. Все они работают по трудовым договорам

Если предприниматель направит отчет с опозданием или вообще его не сдаст, СФР назначит штраф — 5% от суммы начисленных за последние три месяца взносов. Минимальный размер штрафа составит 1 000 руб., максимальный — 30% от суммы этих взносов.

Перечисленные разделы формы ЕФС-1 не всегда можно сдать на бумаге. Если в отчете более 10 человек, подать сведения можно только электронно, иначе будет штраф — 1 000 руб.

Как ИП самостоятельно подать отчетность по сотрудникам в СФР

Предприниматель без бухгалтера может отчитаться на бумаге, если в форме не более 10 человек, или электронно:

бумажный отчет можно принести лично в отделение СФР или отправить ценным письмом с описью вложения по почте;
электронный отчет, подписанный КЭП, можно направить через оператора ТКС или через специальный сервис Соцфонда. Чтобы сдать отчет через сервис СФР, потребуется авторизация в ЕСИА и КЭП.

Как ИП сдать отчетность в Росстат

Выяснить, сдавать ли ИП статотчетность и какие именно формы, можно на сайте Росстата. Для этого нужно заполнить поле с одним из реквизитов и нажать кнопку «Получить».

В результате запроса появятся данные о кодах статистики и перечень форм, по которым нужно отчитаться. Если списка форм нет, значит, ИП ничего не сдает.

Если результат запроса выдаст отчеты, то как часто их нужно сдавать и в какие сроки, можно посмотреть на бланке каждой формы.

С 1 апреля 2025 года данные по отчетности, которую нужно сдавать ИП, можно будет посмотреть в личном кабинете на Цифровой аналитической платформе предоставления статистических данных и на «Госуслугах».

Сейчас отчитываться в Росстат бизнес обязан только в электронной форме— это правило касается и ИП.

Короче

ИП без бухгалтера могут сдавать отчетность сами.
Способ сдачи (электронно или на бумаге) зависит от того, в какой контролирующий орган нужно направить отчет, и от установленных критериев, например, количества сотрудников.
Если ИП соответствует условиям, при которых можно отчитаться на бумаге, распечатанный и подписанный бланк можно сдать при личном посещении ведомства или направить ценным письмом с описью вложения «Почтой России».
Электронную отчетность можно сдавать несколькими способами. Но для этого обязательно нужна электронная подпись (КЭП). Получить ее можно бесплатно в своей налоговой инспекции. Но придется купить токен, на который записывают файл с подписью.
Если сдать отчет с опозданием или с ошибками, ИП получит штраф. При просрочке за некоторые виды отчетности налоговая может даже заблокировать расчетный счет предпринимателя. Если нужно предоставить электронный отчет, а ИП сдаст его на бумаге, за это тоже будет штраф.