Как вести воинский учет в компании

Кого нужно учитывать, а кого нет — и кто за это отвечает

Воинский учет в компании — это информация о призывниках и военнообязанных сотрудниках, которую работодатель предоставляет в военкомат. Помимо этого, он должен раздавать работникам повестки. Рассказываем, кто должен вести воинский учет, кого и как учитывать и за что можно получить штраф.

Эксперты — Наталья Грачёва, специалист налогового учета первой онлайн-бухгалтерии Модульбанка, и Михаил Тевс, юрисконсульт ИТПМ СО РАН.

Кто должен вести воинский учет

О том, кто должен вести воинский учет, — пп. 6 п. 1 ст. 8 закона 61-ФЗ «Об обороне» и п. 7 ст. 8 закона 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»

Обязанность вести воинский учет касается всех юрлиц, у которых есть штат сотрудников, оформленных по трудовому договору. О тех, кто работает по договору ГПХ, компания в военкомат не отчитывается.

Хорошая новость для ИП: они освобождены от ведения воинского учета, даже если у них есть работники. В законах речь идет только об организациях.

Кто подлежит учету

Сейчас воинскому учету подлежат мужчины призывного возраста от 18 до 27 лет. Но по инициативе Минобороны РФ эти цифры будут сдвигаться:

с 1 января по 31 декабря 2024 года — от 18 до 30 лет;
с 1 января по 31 декабря 2025 года — от 20 до 30 лет;
с 1 января 2026 года — от 21 до 30 лет.

Женщины каких специальностей ставятся на воинский учет — Методические рекомендации по ведению воинского учета

Кого еще могут сейчас призвать:

людей, которые отслужили и уволились в запас;
выпускников военных вузов и кафедр;
мужчин старше 27 лет, которые не прошли военную службу в силу отсрочки или без законного основания;
женщин с военно-учетной специальностью (например, врачей, картографов, связистов).

На воинский учет в компании можно не ставить тех, кто:

освобожден от воинской обязанности;
служил в ФСБ и внешней разведке в звании офицера и находится в запасе;
проходит альтернативную гражданскую службу;
женщин без военно-учетной специальности;
долгое время живет за границей (к примеру, учась там);
не имеет российского гражданства.

Помимо общего воинского учета есть специальный учет. Ему подлежат те, кого организация забронировала (а также сотрудники органов внутренних дел, Росгвардии, Государственной противопожарной службы и учреждений ФСИН). Бронируют сотрудников, без которых невозможна эффективная работа, это могут делать некоторые компании. Карточки забронированных хранятся вместе с остальными в рамках общего воинского учета, но с отметкой об отсрочке.

С чего начать воинский учет

Для этого компании нужно подготовить документы и встать на государственный учет.

Шаг № 1. Назначить ответственного

За организацию воинского учета в компании отвечает руководитель, но он может назначить отдельное ответственное лицо. Если в компании менее 500 сотрудников, подлежащих воинскому учету, можно назначить совместителя, а если от 500 до 2000 — нужен отдельный специалист. Им может быть только человек с высшим образованием и опытом работы в кадровой службе не менее двух лет.

Прежде чем сотрудник приступит к выполнению обязанностей по учету, руководитель должен направить приказ в военный комиссариат или в местную администрацию на согласование.

Пример приказа директора компании. Источник — «Контур Эльба»

Еще надо составить должностную инструкцию, где будут перечислены права и обязанности работника, ответственного за воинский учет. Вот ее образец.

Шаг № 2. Составить план работ

Образец плана работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе

План по ведению воинского учета и бронированию граждан состоит из 28 пунктов. Там есть, например, внесение в личные карточки сведений об изменении семейного положения, обновление карточек, пришедших в негодность, оформление отсрочек от призыва для тех, кто подлежит бронированию, и др. В плане нужно указывать имена ответственных за учет, ставить отметки о выполнении и подавать отчеты в военный комиссариат ежегодно.

Шаг № 3. Разработать положение о воинском учете

Пример положения об организации воинского учета

Положение о воинском учете — это документ, где описан порядок воинского учета в компании. Единого образца положения нет, но в нем должны быть перечислены права и обязанности ответственных, правила работы и взаимодействия с военкоматом. Например, можно прописать, что грозит ответственному за воинский учет в компании, если он нарушит должностные обязанности, или какие персональные данные он может запрашивать в других отделах.

Шаг № 4. Оформить карточки сотрудников

Форма № 10 карточки гражданина, подлежащего воинскому учету

Для ведения воинского учета в компании нужно создать картотеку с карточками на каждого военнообязанного сотрудника. В них указывают общую информацию о человеке, сведения о воинском статусе, историю приемов на работу и увольнений. Заполнять карточки нужно в электронном виде и бумажном — письменно.

Так выглядит лицевая сторона карточки с первым разделом «Общие сведения». На оборотной стороне еще три раздела: «Сведения о воинском учете», «Дополнительные сведения» и «Сведения о приеме и увольнении»

Как хранить карточки, описано в рекомендациях Министерства обороны РФ. Предлагается создать в картотеке пять разделов:

Офицеры запаса.
Солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы запаса.
Военнообязанные женщины.
Призывники.
Мобилизованные (этот раздел нужен, если в компании более 500 сотрудников, подлежащих воинскому учету).

Что важно: районный военный комиссариат может дать свои рекомендации по ведению картотеки, поэтому лучше заранее запросить их.

Шаг № 5. Встать на государственный учет

Образец журнала проверок

Компания должна оформить специальный журнал проверок ведения воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе. А еще создать карточку учета организации по форме № 18.

Журнал в качестве отчета нужно подавать ежегодно председателю военной комиссии, в военкомат или в администрацию. Дату подачи нужно уточнять в учреждении. Карточку обновляют по состоянию на 1 января каждого года и тоже подают в военкомат.

Как взаимодействовать с военкоматом

Пока что все документы в военкомат нужно отправлять лично — возможно, в будущем это можно будет делать через Госуслуги. Порядок такой:

Документ

Срок подачи

Примечание

Карточка учета организации по форме № 18

При постановке на учет и после — ежегодно

План работ по воинскому учету и бронированию

До 31 декабря ежегодно

Сведения при приеме на работу или увольнении военнообязанных

В течение пяти дней с даты издания приказа

Сведения о гражданах, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году

Ежегодно до 1 ноября по запросу военкомата, запрос поступает до 15 сентября

Сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете

Если сведения изменились (например, поменялась категория годности сотрудника) — в течение пяти дней.

Если выявлены граждане, не состоящие на учете, — в течение трех рабочих дней.

Если сведения запросил сам военкомат — в течение двух недель

Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе, по форме № 6

До 1 января ежегодно

Нужен, если вы бронируете сотрудников. Бланк на бронирование можно получить в местном военкомате

Сведения об обеспеченности ресурсами (то есть сотрудниками) по форме № 19

До 1 января в период мобилизации

Нужен, если вы бронируете сотрудников. Бланк на бронирование можно получить в местном военкомате

Сверка учетных данных работников с данными военкомата по списку граждан в запасе

Ежегодно в сроки, установленные комиссариатом

Что делать с повестками

Если в компанию пришла повестка, есть три варианта действий.

Сотрудник соглашается принять повестку. Тогда нужно отдать ему документ под расписку. Оставить копию в компании, вернуть отрывной корешок в военкомат.
Сотрудник отказывается принять повестку. Надо составить об этом акт в свободной форме, желательно с подписями двух свидетелей, и сообщить об отказе в военкомат.
Сотрудник не может принять повестку. Верните документ в военкомат вместе с сопроводительным письмом. В нем укажите причину: командировка, отпуск, болезнь, отсутствие по неизвестным причинам.

Какие теперь штрафы

С октября штрафы за нарушения в области воинского учета ужесточат. Вот размеры штрафов согласно законопроекту № 637094-7. Малые предприятия по ст. 4.1.2 КоАП платят 50% от штрафа юрлица, но не ниже минимального размера штрафа для должностного лица.

Глава 21 КоАП — административные правонарушения в области воинского учета

Ч.1 ст. 19.38 КоАП — штрафы при мобилизации

Не оповестили сотрудника о вызове в военкомат. Штраф для должностных лиц — от 40 до 50 тыс. руб., для юридических лиц — от 350 до 400 тыс. руб., для малых предприятий — от 175 до 200 тыс. руб.
Не содействовали явке сотрудников в военкомат в период мобилизации — не отпустили с работы или не оповестили работника о том, что нужно явиться в военкомат. Штраф для должностных лиц — от 60 до 80 тыс. руб., для юридических лиц — от 400 до 500 тыс. руб., для малых предприятий — от 200 до 250 тыс. руб.
Не предоставили по запросу военкомата сведения о сотрудниках, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет. Штраф для должностных лиц — от 40 до 50 тыс. руб., для юридических лиц — от 350 до 400 тыс. руб., для малых предприятий — от 175 до 200 тыс. руб.
Не предоставляете сведения для воинского учета в военкомат. Штраф для должностных лиц — от 40 до 50 тыс. руб.

Также сейчас Госдума рассматривает законопроект № 368355-8. Если его одобрят, будет введен штраф за прием на работу сотрудников без военного билета. Для должностных лиц — 20 тыс. руб., для юридических — 100 тыс. руб.