Зачем вести управленческий учет

Чтобы планировать доходы и расходы

Бухгалтерский учет отражает прошлое: сколько заработали, потратили и сколько налогов нужно заплатить. Управленческий же учет — про будущее: он показывает, сколько, возможно, заработаем и потратим в ближайший квартал, полгода, год и даже пять лет.

Управленческий учет финансов основан на планировании. Но эти планы строят не на ровном месте, а на анализе движения денег. Как нужно вести бухгалтерский учет, устанавливает государство. А форма ведения управленческого учета никем не регламентируется — каждый делает под себя.

Чтобы начать вести управленческий учет, можно использовать специальный сервис или просто завести таблицу в Экселе. И туда записывать, откуда приходят деньги, какие суммы тратятся, где точка безубыточности — сколько надо заработать в этом месяце, чтобы не уйти в минус.

Чтобы не допустить ненужных трат

Если не вести управленческий учет финансовых затрат, сложно понять, сколько денег можно потратить, а сколько поступит в будущем. Кажется, что на счету большая сумма и можно шиковать, но, возможно, это не так.

В таких ситуациях помогает отчет движения денег, его еще называют платежным календарем. В нем пишут, какие суммы пришли, какие ушли. Календарь заводят на разные периоды: например, у компании кредит на три года, тогда нужно в календаре отразить все платежи по кредиту и запланировать деньги, которые пойдут на них.

Такие календари не помогут, если денег уже нет, но предупредить ненужные траты получится.

Если бы директор рекламного агентства вел платежный календарь, он бы заметил, что после поступления двух млн рублей идут только расходы, а доходов нет. Он или отложил бы ремонт, или постарался заранее найти новых клиентов.

Чтобы не работать в убыток

Еще ведение управленческого учета нужно, чтобы отслеживать, работают маркетинговые акции или нет.

Оказалось, что клиенты по купонам совершали одну поездку с большой скидкой и больше в таксопарк не обращались.

Если бы руководитель таксопарка вел управленческий учет, он бы посчитал, сколько денег приносит один человек не разово, а постоянно.

Еще до запуска акции нужно продумать три основных сценария: положительный, нейтральный и негативный. В первом случае каждый третий клиент возвращается, во втором компания компания уходит в ноль, в третьем — в убыток.

После запуска стоит начать записывать контакты людей, которые совершили поездки по купонам, и смотреть, сколько из них обратились повторно. Через некоторое время станет понятно, возвращаются ли клиенты, и есть ли смысл продолжать акцию. Наш таксопарк учет не вел, поэтому компания работала в убыток семь месяцев.

Чтобы знать, где сэкономить

Управленческий учет помогает найти точки экономии — сократить расходы там, где кажется, что сократить их нельзя.

Оказалось, что компания открыла расчетный счет, когда у нее были нулевые обороты. Компания стала расти, а тарифы остались прежними: за три года переплатили больше миллиона рублей.

Если бы в компании сразу записывали все расходы, то заметили, сколько тратят на банковское обслуживание. В итоге компания обратилась бы в банк, поменяла тарифы на актуальные и сэкономила 350 000 рублей в год.