Как платить годовую премию: нужно ли платить налоги за премии, можно ли не выплачивать годовой бонус

И как поговорить с сотрудниками, если денег на премии нет

Собрали в одном тексте все самое важное о премиях: как их платить, обязательно ли это, что делать, если компании не хватает денег на премии. А еще поговорили с предпринимателями о том, премируют ли они сотрудников и как.

Эксперты — Юлия Боровко, руководитель рабочей группы по расчету зарплаты и ведению кадрового учета клиентов Модульбухгалтерии, и Алексей Покотилов, психолог, гештальт-терапевт платформы «Ясно». Записалa Мария Лебедева.

Что такое годовая премия?

О поощрениях за труд — в ст. 191 Трудового кодекса РФ

Это стимулирующая выплата, ее еще называют тринадцатой зарплатой или новогодним бонусом. Годовая премия необязательна, но если вы хотите ее выплачивать, то нужно указать условия ее назначения в одном из локальных актов работодателя, например:

в правилах внутреннего трудового распорядка;

в коллективном договоре;
в положении о премировании;
в положении об оплате труда.

В одном из этих документов прописывается, кому, за что, в каком размере и в какие сроки начисляется премия, а также из-за чего ее могут сократить. Такой локальный документ утверждает руководитель компании или ИП. Еще информация о премировании может содержаться в трудовом договоре с сотрудником.

По способу расчета премия может быть:

фиксированной — например, в локальном акте может быть прописано, что по итогам года сотрудникам, которые выполнили план, начисляется премия в 10 тыс. руб.;
процентом от зарплаты или от производственных результатов — к примеру, 15% от продаж, которые менеджер принес компании.

Когда выплачивать годовую премию?

Работодатель сам устанавливает в локальных актах, когда сотрудникам начисляют премии. Главное, они должны быть выплачены не позднее 15 дней со дня окончания периода, за который начислены. Например, если годовая премия фиксированная и по условиям начисляется в декабре, то выплатить ее нужно не позднее 15 января. А если она привязана к производственным показателям, то их надо проанализировать, и на это нужно время. В этом случае годовой бонус могут начислять в конце первого квартала следующего года, то есть выплатят его не позднее 15 апреля.

Нужно ли платить налоги за премии?

Любая премия, в том числе годовая, облагается НДФЛ и страховыми взносами. Ее выплата может быть оформлена за счет расходов на ФОТ (фонд оплаты труда. — Прим. ред.) или из чистой прибыли. Чтобы эти расходы зафиксировать для налогового учета, премии должны быть предусмотрены локальными актами или трудовыми договорами и выплачиваться за определенные трудовые показатели.

О доходах, которые не подлежат налогообложению, — в п. 28 ст. 217 Налогового кодекса РФ

Некоторые работодатели вместо премий выделяют сотрудникам под Новый год материальную помощь — единовременную денежную выплату в качестве поддержки работнику при особых жизненных обстоятельствах. Если она не превышает 4 тыс. руб., то НДФЛ за нее платить на нужно, а если превышает, то налог придется заплатить.

Что касается страховых взносов, то их не нужно платить за непроизводственные выплаты, например за премии к юбилею сотрудника или в честь профессионального праздника. Но годовых премий это не касается.

Могу ли я не платить годовую премию или заплатить меньше, если у меня нет денег на это?

Если в локальном акте указано, что премии в компании есть, и перечислены критерии для их назначения, то выполнить свои обязательства перед сотрудником, который этим критериям соответствует, придется. В противном случае работник может обратиться в трудовую инспекцию, и вас привлекут к ответственности по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях ((предупреждение или штраф до 50 тыс. руб.) или по ст. 145.1 Уголовного кодекса РФ (возможны штраф до 120 тыс. руб., лишение права заниматься определенной деятельностью, а также принудительные работы или лишение свободы до года).

Не платить премии можно, если они не предусмотрены локальным актом компании. А еще в том случае, если в документе сказано, что премия составляет 10% от чистой прибыли бизнеса, а такой прибыли не оказалось. Кроме того, сотрудника можно лишить премии в качестве дисциплинарного взыскания — конечно, если он действительно провинился.

Как мне поговорить с сотрудниками, если денег на премии нет?

Алексей Покотилов, психолог, гештальт-терапевт платформы «Ясно»:

63%

работодателей, которых опросили сервисы «Работа.ру» и «СберПодбор», заявили, что в этом году не будут выплачивать новогодние премии подчиненным.

Источник — РБК

Как сотрудники воспримут новость, зависит от отношений с ними. Поэтому важно придерживаться в рабочей коммуникации принципов честности, уважения и доверия. Если вы этого не делали раньше, то мотивация коллектива точно упадет. А если делали, то сотрудники смогут опереться на собственную лояльность к компании и лично к вам, к руководителю.

Вот формула, как сообщать команде неприятные новости:

Описать ситуацию.
Объяснить, что привело к ней.
Сообщить, кто именно, что и в течение какого времени не получит.
Поделиться личным эмоциональным отношением к ситуации и показать, что вы понимаете эмоции сотрудников, вызванные новостью.
Перечислить, что компания и лично вы предпринимаете, чтобы изменить ситуацию.
Рассказать об альтернативах, которые доступны сотрудникам (если они есть).
Назвать меры поддержки, к которым сотрудники могут прибегнуть в течение сложного периода.
Ясно описать, какие шаги компания будет делать дальше.
Сказать, с кем и как можно поговорить по этому вопросу.

И еще советы, как сделать это менее болезненно для сотрудников:

Сообщайте такие новости, привлекая кого-то из топ-менеджмента, чтобы сотрудники понимали: их проблемы небезразличны руководству.
Доносите информацию в разных формах: на встрече, в письме, в видеообращении. Так вы с большей вероятностью сможете убедить команду, что виной всему внешние обстоятельства.
Если вы узнали, что у бизнеса проблемы и, скорее всего, премии придется сократить, начните как можно раньше информировать об этом сотрудников, чтобы неприятная новость не стала для них неожиданной.
Лучший вариант — личная беседа с каждым из команды, так вы сможете показать свое сочувствие и ответить на вопросы работников.

Какие премии платят предприниматели?

Виолетта Мельниченко, коммерческий директор компании «А-Трейд» (чай Teatone):

В нашей компании 50 сотрудников. Годовых премий, регламентированных и обязательных, нет, но есть система поощрения в конце года за особые достижения, например за снижение показателя брака или увеличение нормы выпуска продукции. Размер поощрения привязан к чистой прибыли компании по итогу года и составляет от 50% до 100% месячного дохода сотрудника.

Что касается эффективности такого поощрения, то у нас, к слову, нет текучки кадров — большинство людей с нами давно и знают, что их достижения отметят не только благодарностью, но и финансово. Я думаю, что это одно из условий долгой и продуктивной совместной работы.

Таисия Чеботарева, генеральный директор IT- компании ООО «Сеобит»:

Новый год — это просто праздник. Справедливо ли выплачивать премию по случаю праздника, который и так чаще всего сопровождается оплачиваемыми каникулами? Речь ведь именно о вознаграждении, а не корпоративных новогодних подарках.

В нашей компании есть общее правило: премия выдается за достижения. Получить ее можно в любое время, а не раз в год, но за определенные успехи. Например, менеджер по продажам получает процент с продаж. У специалистов, которые прямо не влияют на прибыль, критерием может быть сверхрезультат — работа выше первоначальных ожиданий клиента. Допустим, сдали проект быстрее, чем рассчитывали, или в процессе работы предложили и реализовали что-то более эффективное, чем планировали изначально.

Если говорить о размере премии, то, на мой взгляд, несправедливо выдавать всем на Новый год равную сумму. Возможно, один из сотрудников выложился на 200%, а другой весь месяц проболел. Это может плохо сказаться на мотивации и на отношениях в коллективе. Поэтому премия у нас всегда привязана к результатам работы.

Светлана Аникина, директор спа-салона InBaliLuxury SPA:

У меня семь сотрудников: три мастера массажа и четыре администратора. Я плачу администраторам премии за перевыполнение плана и в честь трех праздников: на дни рождения, 8 Марта и Новый год. Мастера не получают премии, потому что им платит агентство, из которого они приглашены к нам. Праздничные бонусы, включая новогодние, фиксированные — около 2 тыс. руб. на человека. Это не тринадцатая зарплата, а просто мой личный подарок сотрудникам.

Антон Евтеев, владелец digital-студии «Акцепт»:

У нас работают 15 человек, и всем, кто заслужил, мы обычно платили годовую премию — это уже традиция. У компании сформирован специальный премиальный фонд, в который мы ежемесячно отчисляем определенную сумму. Но в этом году решили отказаться от годовой премии: мы закрыли большинство проектов именно в декабре, а это сулит менеджерам и без того большое вознаграждение.

В основном денежные премии выплачиваем за достижения в финансовых показателях: к примеру, за выполнение плана или самый большой чек в году. Но даже если особых побед не было, всегда находим, за что поощрить человека подарком — походом в кино, абонементом на «Литрес» или личностным тренингом по интересам. Скажем, за то, что он заключил контракт с партнером на долгосрочный период или просто сверхответственно относится к работе и проявляет себя как активный сотрудник. По моим наблюдениям, возможность получить подарок делает работу азартнее, добавляет в нее элемент геймификации.