Спецоценка труда в 2022 году. Как проходить

Что такое специальная оценка труда

Специальная оценка условий труда, или сокращенно СОУТ — анализ шума, радиоактивного излучения, света, вредных испарений и других факторов на рабочих местах, которые могут повлиять на здоровье сотрудников.

Рабочее место — все, с чем работает сотрудник: помещение, стол, стул, компьютер, лампа, окно рядом. Спецоценка определяет, нужно ли работодателю выдавать сотрудникам молоко за вредность.

Условия труда бывают:

• опасными;
• вредными (делятся на подклассы);
• допустимыми;
• оптимальными.

Если условия допустимые или оптимальные, повторные проверки не нужны за исключением ситуаций, про которые расскажем ниже — например, когда меняется число сотрудников в помещении. При вредных или опасных условиях работодатель увеличивает страховые взносы за сотрудников, а сотрудник может раньше выйти на пенсию. Проверка при вредных или опасных условиях должна проводиться раз в пять лет.

Еще спецоценка проводится повторно, если работник получил профзаболевание или обнаружатся нарушения условий труда.

Оценку рабочего места проводит эксперт и пишет заключение:

Эксперт решил, что с рабочим местом генерального директора все в порядке, нет опасности и вреда.

По закону «О специальной оценке условий» работодатель не вправе сам решать, какие у него условия труда. Условия классифицирует только компания, которую аккредитовал Минтруда.

Штрафы до двухсот тысяч, если нет спецоценки

Спецоценка — обязательная проверка рабочих мест. За спецоценкой следит инспекция труда, если спецоценки нет, работодателя ждет штраф.

В первый раз за отсутствие спецоценки инспекция налагает штраф:

• ИП и должностные лица — от 5 тыс. до 10 тыс. руб.;
• компании — 60-80 тыс. руб.

За повторные нарушения инспектор вправе запретить директору работать директором до трех лет, а работодателю — выписать максимальные штрафы:

• ИП и должностные лица — до 40 тыс. руб.;
• компании — до 200 тыс. руб.

Инспекция узнает, что у компании нет спецоценки, в двух случаях:

• во время плановой проверки. Инспекция запрашивает у компании оценку труда вместе с другими документами или только оценку;
• во время проверки по жалобам сотрудников.

На практике часто бывают такие случаи: менеджер написал жалобу на задержку зарплаты — инспекция запросила у работодателя трудовой договор и спецоценку.

Если спецоценки нет, инспекция дает двадцать рабочих дней, чтобы ее провести. Этого времени не хватает, потому что спецоценка в среднем занимает полтора месяца. Если работодатель не успеет, инспектор вправе выписать штраф как за повторное нарушение.

Чтобы обойтись без штрафа, надо как можно быстрее найти компанию, которая проведет оценку, подписать с ней договор и рассказать об этом инспектору. Инспектор увидит, что работодатель начал исправляться, и не станет выписывать штраф. Наш совет: если оценки нет и это заметила инспекция, находите оценщика и сообщайте в инспекцию. Есть шанс избежать штрафа.

Спецоценка обязательна для всех

Спецоценка обязательна для всех работодателей: для металлургического завода, контактного центра, аптеки и магазина мужских рубашек. Есть хотя бы один трудовой договор — должна быть специальная оценка условий труда.

В оценке труда анализируется рабочее место сотрудников. Если сотрудник работает вне офиса, для него оценка не нужна. В трудовом кодексе такие сотрудники называются «надомниками» и «дистанционными сотрудниками».

Частый пример дистанционного сотрудника — оператор колл-центра. Он говорит с клиентами из дома, поэтому работодатель не отвечает за шумных соседей, радиацию и выбросы завода под окном.

Чтобы инспектор убедился в удаленной работе, советуем писать в трудовом договоре, что речь о работе вне офиса. Иначе можно подумать, что оператор работает то из дома, то из офиса.

А еще не нужно проводить СОУТ физлицам (не ИП), если на них кто-то работает, например, если к вам раз в неделю приходит клининг.

Спецоценка — раз в пять лет

Работодатель обязан проводить спецоценку раз в пять лет, это стандартный срок. Есть случаи, когда провести надо раньше, при этом неважно, относятся условия к опасным или оптимальным:

• компания переехала в другой офис — понадобится спецоценка для новых рабочих мест;
• выпустила приказ о новом рабочем месте. Раньше в офисе сидело десять человек, теперь они потеснились, и к ним поставили еще один стол и стул для нового сотрудника;
• поставила новое оборудование или изменила технологию производства. Раньше сотрудники собирали дверные замки вручную, а теперь на конвейере;
• не уследила, и произошел несчастный случай;
• изменились обязанности сотрудника. Раньше контролер проверял качество по отчетам, теперь выезжает с проверками на производство;
• сотрудники сами потребовали проведения внеплановой проверки Работодатель должен принять их требование.

Есть вопрос, который часто задают клиенты: нужно ли проводить внеплановую спецоценку, если я переименовал должность сотрудника. В магазине работали продавцы-консультанты, а стали — менеджеры по продажам. Если рабочее место и обязанности не изменились, новая спецоценка не нужна.

Работодатель тратит неделю на спецоценку

Специальная оценка условий труда в среднем занимает полтора месяца. Спецоценку проводит подрядчик, но от работодателя потребуется ее организовать. По опыту клиентов, на организацию уходит неделя. Вот что делает работодатель:

• выбирает компанию, которая будет проводить оценку, и подписывает договор. У компании обязательно нужно проверить аккредитацию;
• готовит приказ о создании комиссии и утверждает список рабочих мест для оценки ;
• передает оценщикам документы. Например, трудовые договоры и должностные инструкции. Еще понадобится список рабочих мест и график спецоценки;
• просит сотрудников подписать карточки рабочих мест — это описание условий, а потом подписать допсоглашения к трудовым договорам. В допсоглашении — как раз те самые карточки;
• сдает декларацию о спецоценке в инспекцию труда и передает данные в ФСС.

По-настоящему бесплатный тариф для бизнеса!

От спецоценщика работают менеджер, инженеры и эксперт:

• менеджер запрашивает документы, например, должностные инструкции, трудовые договоры, график отпусков, и уточняет подробности — работают ли в компании подростки или беременные;
• инженер приезжает в офис или на производство, проводит замеры шума, освещения, радиационного излучения и других вредных факторов;
• эксперт анализирует замеры и готовит заключение;
• менеджер выдает работодателю отчет, заключение эксперта, карточки условий труда рабочих мест и рекомендации, что можно улучшить.

Оценка проходит незаметно. Во время замеров инженеры никого не отвлекают, директору не нужно выделять им отдельную комнату или кормить обедами.

Оценщик — из реестра Роструда

Спецоценку проводит не сам работодатель, а специальная компания. Советую выбирать по двум критериям: аккредитация Рострудом и цена.

Аккредитация. Специальную оценку условий труда вправе проводить только аккредитованные компании из списка Минтруда. В списке — 461 компания.

Компании с аккредитацией получают уведомление на фирменном бланке и с печатью министерства:

Обычно уведомление есть на сайте оценщика, мы взяли пример аккредитованного оценщика «Экспертиза».

Цена. Оценщики сами устанавливают цены. По опыту, цена зависит от количества рабочих мест: десять мест — 1 тыс. руб. за каждое, сто мест — 800 руб.

Цена может зависеть не только от количества мест, на нее влияют факторы, которые будут оценивать, например, замер шума и вибраций.

Некоторые оценщики меняют стоимость в зависимости от количества рабочих мест и сферы деятельности компании. Скрин с сайта Межрегионального центра охраны труда Экспертиза.

Лучше не только смотреть цены на сайте, а позвонить и расспросить. В среднем спецоценка для офиса из двадцати человек стоит 20 тыс. руб., для общепита — 30 тыс. руб.

Комиссия для спецоценки

После того как работодатель найдет оценщика, время готовиться к оценке. Первый шаг — собрать комиссию, такое вот требование по закону. В комиссии должно быть нечетное число участников, не меньше трех.

Список участников комиссии — нестрогий, включить можно кого угодно. Обычно это генеральный директор, специалист по охране труда или кадровик, представитель профсоюза, если он есть. После этого утверждается график проведения СОУТ.

Чтобы собрать комиссию, работодатель готовит приказ. У приказа нет официальной формы, единственное требование — рассказать суть: кто собирается, зачем и в каком составе. Образец приказа есть на сайте Гаранта.

Задача комиссии — собрать документы для оценщика, получить его заключение, проанализировать и передать итоги инспекции труда. Собираться в одном помещении необязательно: помогать и обсуждать результаты оценки можно по вотсапу или электронной почте.

Документы для спецоценки

Итак, работодатель выбрал оценщика и собрал комиссию. Теперь очередь за документами, которые понадобятся для оценки:

• приказ со списком рабочих мест;
• график проведения спецоценки;
• карточки рабочих мест и допсоглашения с сотрудниками.

Приказ со списком рабочих мест. Цель приказа — определить, сколько рабочих мест надо оценивать. Минимальное количество мест с оценкой — одно, максимальной планки нет.

Если в компании есть сотрудники с одинаковыми условиями работы и должностью, необязательно оценивать каждое рабочее место, достаточно 20%. Такие места называются аналогичными, их определяет оценщик.

Важно: Если оценщик выяснит, что проверяемые рабочие места не одинаковые, то правило о 20% уже не будет действовать, и придется проверять каждое рабочее место без исключения. Так что схитрить не получится.

График оценки. График показывает, в какое время и зачем будут приходить оценщики. Например, пятого ноября — оценка рабочих мест юристов, шестого — бухгалтеров. Если оценщики не успевают или, наоборот, работают быстрее, необязательно следовать графику, достаточно того, что он есть. Образцы графиков в большинстве случаев предоставляют сами компании, занимающиеся оценкой.

Карточки рабочих мест. После спецоценки подрядчик отдает работодателю карточки рабочих мест. Задача работодателя — показать каждому сотруднику карточку его места и попросить расписаться.

Допсоглашения. Дополнительное соглашение понадобится, чтобы обновить описание рабочего места. Вот пример:

Описание условий рабочего места — как из карточки от оценщика.

Главное в допсоглашении — рассказать о рабочем месте: вреда нет, опасности нет, все в порядке. Или наоборот: есть вредные факторы, и сотрудник вправе получить компенсацию и льготы.

Декларация для инспекции труда

У работодателя 30 дней после спецоценки, чтобы сдать декларацию в инспекцию труда. Она называется «О соответствии условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда».

Работодатель заполняет декларацию по строгой форме. Если заполнить неправильно, с ошибками или в свободной форме, инспекция не примет декларацию.

В декларации должны быть дата, ссылка на эксперта, итоги, печать и подписи. Пример декларации:

Шаблон декларации на Гаранте.

У работодателя три варианта, как сдать декларацию:

• принести лично;
• отправить по почте с описью вложений и уведомлением о вручении;
• сдать через сайт Роструда.

Читайте также:

Получить электронную подпись

Чтобы отправить декларацию через сайт, понадобится электронно-цифровая подпись.

Спецоценка — это хлопотно. И может быть так, что вы пройдете спецоценку, заплатите деньги, а ее никто никогда не спросит. Но это так же, как со всеми правилами: лучше пройти и забыть на пять лет, чем однажды получить неприятный запрос от инспекции.

По-настоящему бесплатный тариф для бизнеса!

Бесплатная бухгалтерия, перевод до 250 тыс. руб. на личную карту без комиссии и бесплатные платежки контрагентам

Узнать