Должная осмотрительность — это проверка контрагента перед сделкой. Она повышает шансы в судах против налоговой, когда та просит доплатить НДС из-за контрагента. Контрагенты — это все, с кем работает компания, но проблемы по НДС обычно возникают из-за поставщиков. Быть должно осмотрительным будет проще, если проверять поставщиков по нашему списку и педантично записывать информацию о поставщиках в карточки.
Читать в «Деле»
Как пользоваться списком для проверки
Крупные компании для проверки поставщиков создают отдельные подразделения — налоговые комплаенсы. Комплаенсы собирают и проверяют информацию по всем партнерам и рассылают запросы в налоговую и суды.
Шаблон карточки для проверки контрагента
Если у вас нет отдела комплаенса, проявлять должную осмотрительность придется без штата юристов. Поможет наш список: проверьте поставщика, запишите всё в карточку, поставьте на ней подпись и положите в шкаф.
Проверять нужно всегда и всех, но есть секрет: пока налоговая не интересуется сделками с НДС до 100 000 рублей. Правда с учетом тенденции вскоре может начать интересоваться. Так что мы вас предупредили.
Что запрашивать у контрагента
Часть данных можно найти в реквизитах поставщика или на сайте налоговой. Остальное нужно запрашивать у контрагента.
Вписать в карточку самим
Полное наименование организации
Сокращенное наименование организации
Почтовый индекс
Юридический адрес
Фактический адрес для корреспонденции
ИНН / КПП
Контакты руководителя
Фамилия, имя, отчество руководителя полностью. Его дата рождения и паспортные данные
Имя, телефон и почта сотрудника контрагента, с которым вы контактируете
Сайт, если он есть
Вид продукции или услуг. Опишите подробно
Принадлежность контрагента к субъекту малого или среднего предпринимательства — в реестре налоговой.
Запросить у контрагента
Номер регистрационного свидетельства, дата
Уставный капитал
Участники общества
Вид деятельности
Телефон бухгалтерии
Данные об участии руководителя или участника в других ООО
Прежнее название и ссылка в прежних названиях на новое название
Сведения о реорганизации
Применение специального режима налогообложения: упрощенка, вмененка или патент — и документальное подтверждение
Сведения о численности сотрудников
Чтобы быстрее собрать информацию, можно выслать карточку поставщику — пусть заполнит сам.
Кроме этих данных запросите у контрагента копии документов:
- устав общества;
- свидетельство о постановке на налоговый учет;
- оригинал выписки из ЕГРЮЛ;
- решение о создании компании;
- паспорт директора;
- приказ о назначении директора;
- доверенности, если работаете не напрямую с директором;
- бухгалтерские отчеты за прошлый год;
- налоговые отчеты за прошлый год и отчеты, которые уже сдали в этом году;
- договор аренды или свидетельство на право собственности по юридическому адресу;
- лицензии, сертификаты качества, свидетельства СРО, если они нужны для работы поставщика;
- оригинал выписки из реестра акционеров, если контрагент — акционерное общество. Обязательно нужно проверить, чтобы имя того, кто выдал выписку, совпадало с именем в выписке ЕГРЮЛ. Держатель реестра обязательно указывается в выписке ЕГРЮЛ по акционерному обществу.
Эти документы пойдут в приложение. В нем нужно отметить, какие документы получили, а какие нет.
В итоге собирается досье, которое доказывает, что компания проявила должную осмотрительность. Это досье поможет в суде с налоговой.
