Издание для бизнеса.
Меньше хайпа, больше пользы!

Пишем о важном, разбираемся с ежедневными задачами предпринимателей, исследуем законы, транслируем опыт.

Проект Модульбанка

Написать в редакцию: editors@modulbank.ru

Проект ведут — Yellow Yeti

Дизайн — Интуиция

Веб-разработка — Кортекс

Работать с удаленными сотрудниками

Без штрафов и риска обмана
Работать с удаленными сотрудниками
12 ноября
423
1
0

Карантины, локдауны — удаленка не теряет актуальности и в целом становится все привычнее. Пожалуй, пора разобраться, как работать с удаленными сотрудниками правильно, — новыми и теми, кого планируете перевести из офиса.

Удаленка и дистанционка — есть ли разница?

Есть три схожих термина: дистанционный работник, удаленный работник и надомник. Разберемся сначала с первыми двумя.

В конце 2020 года в силу вступил новый Федеральный закон, который сделал эти понятия однозначными. Если раньше бытовало мнение, что удаленная работа оформляется приказом, а дистанционная — письменным соглашением работника и работодателя, то теперь тождество этих понятий закреплено в Федеральном законе и ст. 312.1 Трудового кодекса.

Теперь о надомниках. Таким названием охватывается круг работников, которые выполняют ручную работу у себя дома. У такого работника дома находятся необходимые материалы и оборудование для выполнения работ.

Самое главное: надомная работа — это всегда ручной труд. Например, швея, занимающаяся пошивом нижнего белья для шоурума, может быть трудоустроена как надомница.

Дистанционная же работа предполагает интеллектуальный труд. Бухгалтер, дизайнер, контент-менеджер — таких сотрудников все чаще нанимают именно на удаленную работу.

Еще одно отличие дистанционной работы от надомной — возможность работать из любой точки мира. Удаленщик может работать с ПК или смартфона из кафе, метро, хоть из другой страны. У надомника такой возможности нет, если только работник не решит носить все необходимое с собой. Хотя такой вариант в принципе тоже возможен, если, например, работник занимается вязанием одежды: тогда достаточно взять с собой несколько мотков ниток и спицы или крючки.

В статье речь пойдет только об удаленной работе.

Как работать с удаленщиками?

С точки зрения закона, удаленный работник — это тот, с кем вы работаете по трудовому договору. Самозанятые и физлица на договоре ГПХ — это другой вид отношений: не между работодателем и сотрудником, а между заказчиком и исполнителем. Важно понимать разницу, чтобы не работать по договору ГПХ с человеком, с которым по факту у вас трудовые отношения, то есть:

  • есть правила внутреннего распорядка;
  • есть постоянная заработная плата с фиксированным окладом (для ГПХ характерно вознаграждение за объем выполненной работы);
  • в договоре указана трудовая функция, т. е. у исполнителя есть должность, профессия или специальность (в договоре ГПХ указывается только вид осуществляемых работ или услуг);
  • имеет место систематическое выполнение одной и той же работы, например, обзвон клиентов по телефонной базе;
  • есть корпоративные правила организации (для договора ГПХ характерно равенство заказчика и исполнителя, подчинение отсутствует);
  • есть премирование;
  • предоставляется отпуск.

Oт 5 до 100 тыс. руб. — штраф за подмену трудового договора гражданско-правовым

Если отношения не планируются как трудовые, можно нанимать специалиста, причем любого: бухгалтера, писателя, программиста и т. д. — по договору ГПХ. Тут есть свои тонкости — например, в договоре нужно обязательно указывать сроки исполнения работы; платить налоги и страховые взносы за самозанятого, если в течение последних двух лет с ним был трудовой договор. Еще ГПХ используется для работы с иностранцами, которые живут не на территории России. Про договор ГПХ с самозанятыми мы писали тут.

В ГПХ есть свои плюсы для работодателя: например, не нужно обеспечивать комфортные условия труда, если только это не прописано в договоре; не нужно платить налоги, если исполнитель самозанятый. Но есть и минусы, потому что ни исполнитель, ни заказчик не получают всех положенных трудовым законодательством гарантий. Например, заказчик может прекратить сотрудничество, не предупредив за две недели, как в случае с трудовым договором, его сложнее привлечь к материальной ответственности. Трудовой кодекс предупреждает такие ситуации автоматически, с заказчиком нужно искать компромиссы и договариваться на стадии подписания договора.

При заключении трудового договора существует два варианта. Есть стандартный трудовой договор, где в качестве места работы стоит адрес работодателя. В таком случае не нужно уточнять, что работник будет трудиться в дистанционном формате.

Можно заключить специальный договор о дистанционной работе, который для работодателя значительно удобнее. Во-первых, такой договор предусматривает дополнительные основания для увольнения, например, невыход работника на связь в течение двух рабочих дней. Во-вторых, на работодателя возлагается в разы меньше обязательств, связанных с охраной труда. Например, проводить оценку условий труда вообще не потребуется.

Как заключать договор с удаленным сотрудником?

Оформление трудовых отношений с удаленщиком предполагает несколько особенностей, отличающих его от стандартного договора со штатным сотрудником.

Первая состоит в том, что место работы дистанционного работника не находится под контролем работодателя. Такой работник может выполнять работу из дома, коворкинга, кафе, парка.

Вторая особенность — в большинстве случаев работнику и работодателю удобнее обмениваться документами в электронном формате. В том числе ознакомление с локальными нормативными актами, с приказами, подписание трудового договора производится электронными подписями. Обязательно нужно сделать запись в электронной трудовой книжке, в бумажной — по желанию работника.

Про особенности режима удаленного сотрудника в ТК

Третья особенность — режим труда и отдыха такого работника может быть прописан в локальном нормативном акте или трудовом договоре, или работник устанавливает их по своему усмотрению. То есть у такого работника больше свободы: захотел — поработал ночью, захотел — в обед. Главное — успеть сделать работу в срок.

Четвертая особенность — при заключении трудового договора работник с работодателем должны согласовать формы контроля и порядок взаимодействия, сроки отчетности работника о проделанной работе.

Пример:

1. Общие положения

2. Права и обязанности сторон 2.1. … 2.2. … 2.3. Дистанционный работник предоставляет работодателю ежедневный и еженедельный отчет о проделанной работе. Ежедневный и еженедельный отчеты о проделанной работе предоставляются в электронной форме по электронному адресу _________. Ежедневный отчет предоставляется в рабочие дни работника в срок не позднее 18:00 по московскому времени. Еженедельный отчет предоставляется в срок не позднее 17:00 по московскому времени пятницы недели, за которую представляется отчет _____

Теперь подробнее о порядке заключения договора. Если сотрудник находится в том же городе или регионе, что и работодатель, можно встречаться лично — и для заключения договора, и для подписания любых других документов.

Если личная встреча невозможна, можно заключить договор с использованием электронной подписи (необходима обеим сторонам). В течение трех дней после заключения электронного трудового договора нужно выслать работнику бумажную версию договора со всеми соответствующими подписями и печатями.

Если по каким-то причинам не очень хочется разбираться в электронных подписях и как их удостоверить, можно просто обмениваться подписанными документами по почте заказным письмом.

Про дополнительные основания для увольнения в ТК

Расторжение договора с удаленщиком ничем не отличается от обычного, за исключением дополнительных оснований для увольнения, перечисленных в ст. 312.8 Трудового кодекса. Таких оснований всего два: если сотрудник более двух дней подряд не выходит на связь с работодателем без уважительной причины, а также переезд в местность, из которой невозможно продолжение работы, то есть нет интернета или другие проблемы со связью.

Пример:

4. Изменение, дополнение, прекращение договора

4.1. … 4.2. Настоящий трудовой договор может быть прекращен по инициативе работодателя в случае регулярного (более двух раз) несоблюдения формата отчета:

— о выполненном задании работодателя или непосредственного руководителя;

— о выполненных трудовых обязанностях, установленных настоящим трудовым договором (пункт 1.2 настоящего трудового договора).

Как перевести штатного сотрудника на удаленку?

Дистанционная работа может быть постоянной, временной или комбинированной. В первом случае работник трудится удаленно на всем протяжении действия трудового договора, второй характерен для временного перевода на удаленку по инициативе работодателя в исключительном случае, третий предполагает чередование офисной и удаленной работы. В последнем случае длительность офисной работы и дистанционки регулируется индивидуальным трудовым договором.

Про порядок временного перевода работника на дистанционку в ТК

В случае временного перевода работника на дистант (особенно актуально в условиях локдауна) применяются такие правила:

  • перевод производится по инициативе работодателя без согласия работника в экстренном случае. Например, во время эпидемии, пожара, землетрясения, наводнения, производственной аварии и т. д.;
  • для такого перевода составляется локальный нормативный акт, в котором указывается повод для перевода, список работников, подлежащих переводу, срок перевода, порядок обеспечения работников оборудованием, порядок организации труда удаленных работников и иные положения, касающиеся временного перевода на удаленку;
  • Про оплату простоя в ТК

  • изменения в трудовой договор не вносятся, т. к. перевод носит временный характер;если на удаленку работника перевести невозможно, оформляется простой на производстве.

В случае постоянного или комбинированного перевода на удаленку:

  • нужно внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и локальный нормативный акт о порядке оформления удаленной работы, порядке взаимодействия работника и работодателя, порядке обеспечения работника оборудованием или компенсации ему затрат на использование личного оборудования и т. д.;
  • строго запрещено снижать зарплату при переводе работника на удаленку;
  • перевод осуществляется добровольно;
  • можно заключить новый трудовой договора или дополнительное соглашение к уже существующему.

Как оплачивается труд дистанционного работника?

Ст. 312.5 ТК

Перевод на дистанционную работу не должен быть основанием для снижения зарплаты работнику. То есть, не важно, выполняет работник обязанности со стационарного рабочего места или работает удаленно, заработная плата, установленная трудовым договором, выплачивается ему в полном объеме. Это условие гарантируется ст. 312.5 Трудового кодекса. На первый раз можно отделаться предупреждением или штрафом от 1 тыс. до 50 тыс. руб., при повторном нарушении работодателю гарантирован штраф от 10 тыс. до 100 тыс. руб.

Труд и отдых

Рабочее время — это время, в течение которого работник выполняет свои обязанности. Нормальная продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю. Все эти правила касаются и дистанционных работников. Хотя у дистанционных работников часто возникают сложности разграничения рабочего времени и времени отдыха.

Рабочее время удаленных работников может быть регламентировано так же, как и у работников, работающих на стационарных местах. То есть с 09:00 до 18:00 с обедом с 13:00 до 14:00. Режим прописывается в ПВТР или трудовом договоре. Но если работодатель не регламентирует этот вопрос, работник устанавливает рабочее время и отдых на свое усмотрение. При этом важно учитывать, что время взаимодействия с работодателем, то есть переписка, переговоры по телефону и в мессенджерах включается в рабочее время.

Письмо РострудаК

Отпуск удаленному работнику предоставляется на общих основаниях без каких-либо различий со штатными сотрудниками. Роструд в письме от 14.05.2021 N ПГ/12255-6-1 высказал позицию, что дистанционных работников обязательно должны включать в график отпусков.

Нужно ли предоставлять работнику оборудование?

По трудовому договору — однозначно да. Работодатель обязан либо предоставить работнику все необходимое оборудование, либо возместить затраты на покупку, либо компенсировать расходы по использованию личного оборудования.

По договору ГПХ заказчик не обязан предоставлять оборудование и возмещать какие-либо затраты.

Вот так история

Пять дел о схемах с ИП

Одной компании присудили доплатить налоги и штрафы на миллион рублей, потому что она заключала договоры услуг с ИП, а надо было заключать трудовые.
25 сентября 2018
24673
20
20

Как ничего не пропустить

Подпишитесь в соцсетях

Публикуем ссылку на статью, как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах. Шутим, но не слишком смешно.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Момент...
Готово!
Проверьте почту, пожалуйста
Не получилось отправить :-|

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях — ну что ж! Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.