Нужен ли ИП бухгалтер и как ИП вести бухгалтерию

Главная / Советы / Нужен ли ИП бухгалтер и, если да, то какой?

По закону индивидуальные предприниматели не обязаны вести бухучет. Но это не значит, что любой предприниматель может обойтись без бухгалтера. Расскажем, когда он нужен и как выбрать наиболее удобный для себя вариант ведения учета.

Эксперт — Евгения Мемрук, профессиональный бухгалтер, предприниматель, автор проекта «Бизнес и налоги». Записали Валентина Тарасова и Дмитрий Федоров, бухгалтер.

Какие бухгалтерские задачи есть у ИП

Налоговый учет

Все предприниматели платят налоги, а значит, их нужно считать. И здесь могут быть разные ситуации. Например, в рамках упрощенной системы налогообложения (УСН) по схеме «Доходы» или при уплате налога на профессиональный доход (НПД) в общем случае достаточно умножить сумму поступивших денег на значение налоговой ставки. А при патентной системе налогообложения (ПСН) стоимость патента вообще известна заранее, главное — не пропустить срок оплаты. Однако с 2025 года сложностей добавляется много: ИП с доходом от 60 млн рублей переходят на уплату НДС. Это намного более трудный налог, чем кажется, и здесь простой табличкой в Excel не обойтись.

Чтобы работать с НДС, нужно заводить дополнительные документы — заполнять счета-фактуры, вести книгу продаж. Есть некоторые исключения, но в общем объеме задач довольно много, чтобы не получить штраф по этому налогу. И штраф — лучший исход при нарушениях, потому что большинство санкций по НДС заканчиваются уголовными делами. Без бухгалтера с этой задачей не справиться, но и сам бухгалтер без опыта работы с НДС тоже полезен не будет.

«Хороший бухгалтер должен уметь убедить предпринимателя, что ему действительно нужен отдельный специалист по налогам и учету. Мало кто из ИП хочет оплачивать ежемесячное обслуживание при небольших оборотах. Однако не все понимают, что еще затратнее оплачивать восстановление учета и доначисления по налогам. А они всегда вылезают, потому что законодательство сложное, а нарушить его легко».

Евгения Мемрук

Начисление зарплаты

Если нанять хотя бы одного сотрудника, то учет усложняется. Нужно каждый месяц выдавать зарплату, платить НДФЛ и страховые взносы. Появится новая отчетность по налогам и взносам. Кроме того, нужно будет вести кадровый учет.

Чтобы разобраться во всем этом и избежать претензий со стороны контролирующих органов, тоже потребуется помощь специалиста.

Управленческий учет

Выше мы говорили о ситуациях, когда предприниматель обязан вести учет. Но финансовые показатели нужны не только для расчета налогов, но и для того, чтобы было понятно, как работает бизнес. И налогового учета здесь обычно недостаточно — необходим управленческий учет, который помогает принимать важные для развития бизнеса стратегические решения.

Конечно, управленческий учет можно вести и самостоятельно, тем более что никаких законодательных требований к нему нет. Но если бизнес сложный (много контрагентов, широкая номенклатура товаров или продукции и т. п.), то ведение управленческого учета будет отнимать много времени. Здесь тоже лучше поручить работу профессионалу.

Например, ИП Петров занимается ремонтом обуви на патенте. Работников у него нет. Доходы — это наличная выручка, которую он получает от клиентов сразу после выполнения заказа. Расходы — аренда помещения и необходимые материалы (кожа, фурнитура и т. п.), которые Петров обычно закупает один раз в месяц. Чтобы определить финансовый результат за месяц, Петрову достаточно сложить наличную выручку по дням, а затем вычесть из нее ежемесячные расходы на аренду и материалы, а также 1/12 стоимости годового патента. Здесь вполне можно обойтись без бухгалтера.

А ИП Смирнов занимается оптовой торговлей продуктами. Он закупает продукты у производителей и крупных оптовиков, а затем продает в магазины. Ассортимент насчитывает несколько сотен наименований. У каждого поставщика и покупателя — своя схема расчетов: полная или частичная предоплата, отсрочка на определенный период и т. п. Кроме того, у Смирнова есть наемные работники: кладовщик, грузчик, водитель. Здесь учет будет намного сложнее, поэтому чтобы без ошибок определить финансовый результат, обязательно понадобится бухгалтер.

Подготовка отчетности для инвесторов, банков, участия в тендерах

ИП, как и юридические лица, могут брать кредиты, привлекать инвестиции и участвовать в тендерах, которые организуют среди поставщиков государственные организации и крупные компании. Кредиторы, инвесторы или организаторы тендеров нередко запрашивают у соискателей бухгалтерскую отчетность, чтобы оценить их финансовое состояние.

А чтобы без ошибок составить бухгалтерскую отчетность, нужно вести полноценный бухучет по всем правилам, установленным законодательством.

Какой вариант бухгалтерии выбрать

Вести бухучет самому целесообразно, только если одновременно выполняются следующие условия:

Налоговый режим не предполагает учета расходов. Это УСН «Доходы», ПСН или НПД.
Нет сотрудников.
Не нужна бухгалтерская отчетность для банков или инвесторов.
Не требуется подробная управленческая отчетность — финансы бизнеса организованы просто, и их без проблем можно учитывать «в тетрадке» или в таблице Excel.

Если хотя бы одно из перечисленных выше условий не выполняется, то лучше поручить бухгалтерию кому-то другому. Иначе придется тратить на учет слишком много времени и сил.

Штатный бухгалтер или отдел бухучета

Плюсы:

Бухгалтер находится под контролем предпринимателя и может оперативно решать вопросы.
Бухгалтер занимается ведением учета только в рамках одного бизнеса, поэтому полностью погружен в него и знает все нюансы.

Минусы:

Затраты на оборудование рабочего места штатного бухгалтера и его зарплату с учетом взносов, как правило, существенно выше, чем расценки аутсорсинговых компаний.
Нужно искать замену на время болезни, отпуска или при увольнении. Особенно остро эта проблема встает, если бухгалтер один.

Аутсорсинговая компания

Аутсорсинговая компания — это организация, которая берет на себя отдельные функции, связанные с управлением другими компаниями. В частности, бухгалтерский аутсорсинг — это передача «на сторону» ведения бухучета.

Плюсы:

Экономия расходов — обычно бухгалтерский аутсорсинг обходится дешевле, чем даже один квалифицированный специалист. Например, в Модульбанке стоимость бухгалтерии для малого бизнеса начинается от 3900 руб. в год.
Более высокое качество услуг. Бухгалтер аутсорсинговой компании в сложной ситуации может получить консультацию у коллег. Обычно в штате таких компаний есть не только бухгалтеры, но и юристы, а также методологи — специалисты, которые постоянно изучают изменения законодательства и их влияние на работу бухгалтеров.
Стабильность. Если специалист аутсорсинговой компании заболел, ушел в отпуск или уволился, то его объем работы берут на себя коллеги. На клиенте это никак не отражается.

Минусы:

Сложнее контролировать работу, ниже оперативность. Но при налаженном электронном обмене информацией практически нет разницы, где находится бухгалтер — в соседнем кабинете или в другом городе.
Есть риск утечки конфиденциальных данных. Здесь нужно обращать внимание на условия договора, в котором должны быть прописаны гарантии защиты коммерческой тайны клиента.
Могут часто меняться специалисты, которые ведут учет, поэтому не будет такого глубокого знания особенностей бизнеса, как у штатного бухгалтера.

На какие качества бухгалтера обратить внимание

И в случае выбора аутсорсинговой компании, и в случае найма штатного бухгалтера предпринимателю все равно нужно понять, что за человек будет заниматься его бухучетом. Преимущество стоит отдать специалисту с когнитивной гибкостью: такой человек будет не механически выполнять подсчеты, а думать и предлагать решения, особенно в сложных ситуациях.

«Мне не хотелось бы обижать чувства консервативных бухгалтеров, которые считают свою работу прикладным мастерством и боятся выйти за рамки. Но современный специалист просто обязан маневрировать в океане информации и реагировать на них изменениями в себе. Я доверяю пытливым, амбициозным бухгалтерам, которые предлагают для бизнеса все больше услуг. И, напротив, с настороженностью отношусь к специалистам, которые смотрят на свою работу пренебрежительно и однобоко.

Второй момент — чистоплотность, порядочность. Не могу представить себе профессионала, который бы согласился реализовывать незаконную налоговую схему. Даже не знаю, что для меня аморальнее: когда бухгалтер считает навык “схематоза” своим преимуществом или когда молча делает то, что ему сказали сверху, не заботясь, как будет жить бизнес через три года. Мол, сегодня я с вами, а завтра решайте свои проблемы сами, я же предупреждала».

Евгения Мемрук

Впрочем, специалисты бывают разные, и гораздо легче, пожалуй, ответить на вопрос, какого бухгалтера точно не стоит нанимать на работу. Топ «красных флагов» тут возглавляет частая смена работодателей: бухгалтерия — довольно консервативная сфера, чтобы наладить хороший бухучет, нужен порой не один год работы. И если человек часто «прыгает» из одной организации в другую, это должно насторожить. А еще это может свидетельствовать о трудностях с адаптацией, неуживчивости.

«Другой “красный флаг” — расплывчатые формулировки при рассказе об опыте работы. Не все могут смело рассказывать о себе, но в хотя бы письменном варианте описание достижений должно выглядеть убедительно.

Следующий момент — недостаток информации об образовании или обучение на курсе, который не вызывает доверия. Если человек учился у специалистов, которые разрешают самозанятым перепродавать товары на маркетплейсах или прятать дробление (да еще и написал о таком в резюме), — вот еще один “красный флаг”.

Ну и финальное: когда бухгалтер пишет в резюме или отклике, что согласен работать в штате на условиях самозанятости. Тут без комментариев».

Евгения Мемрук

Как помогает Модульбанк

Модульбанк предлагает предпринимателям специальный сервис для ведения учета — Модульбухгалтерию. Вот что входит в сервис:

Не только бухгалтерский и налоговый, но и кадровый учет.
Мобильное приложение, в котором можно выполнить основные текущие операции, например подписать платежку или выставить счет.
Консультации по сложным вопросам учета и налогообложения.
Представительство в ФНС.
Компенсация потерь клиента, если они возникли из-за ошибок бухгалтера. Ответственность застрахована.
При необходимости — разблокировка счетов, восстановление учета.
Помощь с открытием и закрытием бизнеса по закону.
ИП, работающий по УСН «Доходы» без эквайринга, сотрудников, кассы и валютных операций, может воспользоваться услугами Модульбухгалтерии бесплатно. При этом вести учет будет бухгалтер, а не автоматический сервис. Таким образом, обеспечивается индивидуальный подход к каждому бизнесу и снижается вероятность ошибок.

Все общение и обмен документами происходят в интернете, а подписывать документы и отправлять отчетность и декларации можно одной кнопкой.