Читатель Сергей спрашивает:
У меня мебельный магазин, и я делаю для него каталог. Для иллюстраций использую фотографии сотрудников. Сотрудников о фото не спрашивал, просто взял из архива. Так можно или я нарушил закон?
Отвечаем: нельзя публиковать фото без разрешения
Как закон охраняет чужие фотографии — статья 152 Гражданского кодекса
Нельзя просто так использовать фотографию человека, даже если речь о сотруднике, это требование Гражданского кодекса. Сначала спрашиваем разрешение, получаем ответ, а только потом публикуем. При этом неважно, где публикуете: в соцсетях, каталоге или на стене офиса.
Если работодатель использует фотографии без разрешения, у сотрудника есть право потребовать удалить фото.
Магазин напечатал каталог тиражом в двадцать тысяч экземпляров. В каталоге — фотография менеджера по продажам Артема.
Артем не хотел сниматься, и фотография ему не нравилась, и он попросил удалить фото из каталога. А для этого магазину придется уничтожить весь тираж, потому что нельзя вырезать фотографию и раздавать каталог с дырой.
Кроме разрешения на фото, работодатель должен заручиться согласием на обработку персональных данных. Это нужно, если к фотографии есть подпись: имя, фамилия, должность или любая информация, по которой можно понять, кто на фотографии.
Прокуратура проверяла, как работодатель защищает персональные данные. Она нашла несколько нарушений, и вот одно из них: на доске почета висела фотография сотрудника с подписью. Подпись считается персональными данными, но работодатель не получил согласие сотрудника на их распространение.
Работодатель и прокуратура оказались в суде. Решение суда: компания нарушила закон о персональных данных. Суд ограничился предупреждением, без штрафа.
Как использовать персональные данные сотрудников без штрафа
Когда не нужно согласие сотрудника
Есть ситуации, когда работодателю необязательно спрашивать разрешение на фотографию, их описывает Гражданский кодекс:
- есть государственный или общественный интерес к сотруднику. Сотрудник получает награду от администрации города, и работодатель делает снимки для памятного альбома;
- сотрудник получил олату за съемку. Плата — и есть согласие на фотографию;
- фотографии сделаны в общественных местах: на концерте или соревнованиях.
Сотрудник вправе попросить деньги за съемку, даже если он работает в штате, а съемка для работы.
Магазин снимает рекламу для каталога, менеджер по продажам просит тысячу за снимок. И у магазина два варианта: платить или просить другого сотрудника, вдруг тот сделает за спасибо.
При этом у магазина нет права требовать бесплатное участие в фотосессии, исключение — фотографии для пропуска и других кадровых документов.
Как получить согласие сотрудника
Сотрудник вправе дать устное или письменное согласие на фотографию. Устное — когда сотрудник говорит: «Окей, используйте мою фотографию». Письменное — то же самое, но по электронной почте или смс.
Мой совет — получать письменное согласие. Об устных договоренностях могут забыть, и при конфликте не будет доказательств, что сотрудник согласился. Если вместе с фото магазин использует персональные данные, Роскомнадзор может попросить согласие на обработку данных. В общем, включаем бюрократию и готовим бумажки.
У согласия нет обязательной формы — главное, чтобы было понятно: кто и на что соглашается. В согласии может быть:
- кто дает согласие на фотографию;
- какой компании;
- где будут использоваться фотографии или в каких целях. Можно написать, «в каталоге за 2019 год» или «для рекламных целей»;
- на какие фотографии дается согласие. Например, на одно изображение или всю фотосессию;
- согласие на передачу фотографий третьим лицам. Это нужно, чтобы дизайнер и типография смогли работать с фотографиями. Необязательно перечислять, кто именно получает доступ, но можно написать примеры. Это поможет сотруднику понять, о чем речь;
- сроки использования согласия. Оставляйте конкретные сроки — «до 10 декабря 2020 года» или «бессрочно»;
- территория, на которой будет использоваться фотография. Если каталог распространяется в России, указываем Россию. Если речь о сайте, лучше написать «весь мир».
Согласие может выглядеть так:
Если магазин напечатал буклет, а согласие не получил, это можно сделать сейчас. Добавляете в согласие дату прошедшей съемки, и готово. Допустим, сотрудник снимался в октябре, а разрешение дает в ноябре. Тогда в согласии будет фраза:
«Согласие действует на все изображения, которые сделаны с 1 октября 2018 года».
Согласие нужно хранить не меньше трех лет — это срок, когда сотрудник вправе подать в суд из-за того, что работодатель использует его фотографию.
Можно ли отозвать согласие
Сотрудник вправе передумать: сегодня он дал согласие на фото, а завтра уволился и не хочет, чтобы его имя связывали с работодателем.
Отозвать согласие можно в любой форме — смс, надписью на салфетке или при личной встрече. Ключевая фраза звучит как-то так: «Я отзываю согласие на использование изображения и прошу удалить его из публичного доступа».
Единственный способ подстраховаться от отзыва — подписать с сотрудником договор на фото и выплатить гонорар. Правда, такой договор тоже можно расторгнуть, но в моей практике этого не случалось.
