На сайт банка

Разбираемся, как сделать, чтобы компанию не смогли обворовать ее же сотрудники. Обещаем: камеры видеонаблюдения и сложные договоры не потребуются.

В общепите — составлять технологические карты

Сотрудников кафе поймали на воровстве: в отчетности сумма выручки была такой же, как сумма закупленных продуктов, но в общепите так не бывает — ведь есть накрутка где-то в три раза. Например, порция пасты стоит 100 рублей, ее продают за 300 рублей, но выручка в отчетности тоже 100 рублей, хотя должна быть 300 рублей.

Оказалось, сотрудники кухни регулярно сообщали владельцу, что закончились продукты, их нужно закупить, что тот и делал. Когда товар привозили, его не взвешивали и принимали без пересчета, регулярную инвентаризацию не проводили.

Когда владелец интересовался, почему продукты быстро заканчиваются, ему объясняли, что так и должно быть: на блюда уходит много продуктов, а еще есть брак и списание. Очень скоро бизнес разорился, владелец до сих пор выплачивает долги поставщикам.

Владелец плохо разбирался в общепите и какое-то время верил в объяснения сотрудников, пока не решил провести аудит. Оказалось, что его подвело желание сэкономить. Когда он начинал бизнес, он не пригласил технолога, чтобы тот составил технологические карты — в них описывают, сколько и каких продуктов нужно на блюда.

Техкарты дают точные цифры: условно, на порцию пасты нужно 30 г сыра. По ним легко понять, сколько сыра использовали за месяц: продали десять порций пасты — потратили 300 г сыра. Если сотрудники говорят, что потратили килограмм, кто-то явно ворует.

Но без техкарт владелец бизнеса не знал, сколько и каких продуктов нужно. Сотрудники говорили, что потратили килограмм сыра, а на самом деле полкило. Сотрудники говорили, что мясо кончилось, нужно покупать еще, а сами забирали его домой.

По опыту, кафе, рестораны, столовые не смогут работать, если заранее не составить техкарты. Их составляет технолог или бухгалтер-калькулятор, — не каждый шеф-повар сможет сделать техкарты, — и без них лучше не открываться.

В работе с кассой — каждый день сверять чеки

Владелец ресторана заметил, что реальное количество денег на счетах не соответствует цифрам на бумаге. Нестыковки были связаны с безналичной оплатой: на счет банк зачислял подозрительно мало.

Вот что произошло. В ресторане посетитель расплачивался за обед наличными, сотрудники забирали эти деньги себе, а на кассе пробивали, как будто клиент расплатился картой.

Кассовые программы общепита устроены так, что нужно выбирать способ оплаты. Сотрудники ресторанов проводили по кассе безналичную оплату, принимали наличные, а клиенту отдавали чек, который выдала касса. По опыту, люди проверяют чеки редко — многим всё равно, что там написано. Если бы оплата была настоящей, у кассира остался бы еще второй чек, который выдал банковский терминал, но этих чеков у него не было.

Владелец бизнеса каждый день не приезжал, кассу не снимал и чеки не проверял, а раз в неделю получал банковский отчет по эквайрингу. Когда возникали нестыковки, сотрудники отвечали, что это было неделю назад, они уже и не помнят — возможно, ошиблись.

По опыту, если нет контроля, сотрудники точно будут воровать. Владелец бизнеса из истории должен был каждый день снимать кассу, проверять остаток по ней и сверять сумму по чекам эквайринга с итоговой суммой. Если проверять день в день, можно сразу пресечь воровство, а спустя десять дней это сделать уже сложнее.

Но даже если владелец заметит воровство спустя некоторое время, деньги он не вернет, потому что сотрудники работают неофициально и знают, что никакой ответственности не несут. Они будут пожимать плечами и говорить: извините, мы ошиблись.

Предпринимателю, который нанимает людей неофициально, нужно особенно их контролировать, чтобы избежать таких историй. Поэтому платить серые зарплаты не так выгодно, как кажется.

В бухгалтерии — не доверять всё одному сотруднику

Бухгалтер начисляла и переводила сотрудникам зарплаты и премии. Как положено, она показывала руководству отчет с общими данными, только сотрудники не получали не все деньги, потому что бухгалтер переводила премии на свой счет.

Интересно, что документы проверяли финансовые аналитики, но ничего не замечали: финальная сумма совпадала, а разбивку по сотрудникам они не смотрели.

Бухгалтер проработала полгода и успела украсть несколько миллионов рублей.

Если в компании за направление отвечает один человек, не исключено, что он начнет воровать, ведь он контролирует всю цепочку операций.

Разумнее, когда в той же бухгалтерии есть разделение: например, один формирует ведомости, другой начисляет зарплату. Здесь случаи воровства тоже могут быть, но реже.

В любой компании — планировать бюджет

Компания закупала канцтовары для сотрудников каждый месяц и тратила на это 50 000 рублей. Через некоторое время этих денег перестало хватать: то ручки закончились, то бумага для принтера, то разноцветные стикеры.

Расходы росли постоянно, хотя штат сотрудников и оборот компании почти не менялся. Сотрудники приходили и просили купить ежедневники, ручки, дыроколы, а руководитель покупал, хотя и понимал, что кто-то может таскать вещи домой. В какой-то момент расходы на канцтовары превысили бюджет в два раза. Как быть, руководитель не знает — не досматривать же сотрудников из-за ручек.

Чтобы таких историй не было, нужно планировать бюджет на канцелярские товары и не уходить выше этой суммы.

Если сотрудники приходят и просят канцтовары, можно отвечать, что в этом месяце бюджет исчерпан. Если нужно, они могут купить сами, а деньги им вернут в следующем месяце.

По опыту, за свой счет никто не будет покупать двести ручек или сто пачек бумаги: они не смогут объяснить, зачем им столько. Остальные же купят только то, что нужно, а потом вернут свои деньги.

Еще какие-то статьи
Все отрасли Как общепиту работать с ХАССП
Как общепиту работать с ХАССП
Большая инструкция, как снизить риск массовых отравлений, для всех, кто работает с едой
22 февраля
9 мин
Разбор Субсидиарная ответственность директора
Субсидиарная ответственность директора
3 августа 2023
28 мин
Подписаться в Телеграме
Перейти на канал
Подпишитесь на нас в Телеграме
Топчик
Сотрудник получил травму на работе. Как провести расследование?
Советы

Сотрудник получил травму на работе. Как провести расследование?

И что грозит работодателю, который этого не сделает
Как устроен рынок крафтовых сыроварен
Рынок

Как устроен рынок крафтовых сыроварен

Сколько стоит ошибка сыровара при отборе молока и как туризм влияет на продажи сыра
Прибыль, выручка, доход. Не перепутаете?
Интерактив

Прибыль, выручка, доход. Не перепутаете?

Как выйти из невыгодной распродажи на маркетплейсе
Советы

Как выйти из невыгодной распродажи на маркетплейсе

Следить за продажами, медленно повышать цену, запускать рекламу
Новые требования к хостинг-провайдерам, проверки пивоваров и ужесточение контроля за взысканием долгов
Дайджест

Новые требования к хостинг-провайдерам, проверки пивоваров и ужесточение контроля за взысканием долгов

Сможете ли вы вести бизнес в 2024 году?
Интерактив

Сможете ли вы вести бизнес в 2024 году?

Сотрудник получил травму на работе. Как провести расследование?
Советы

Сотрудник получил травму на работе. Как провести расследование?

И что грозит работодателю, который этого не сделает

Как ничего не пропустить

Подпишитесь
в соцсетях

Публикуем ссылку на статью,
как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка.

Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях —
ну что ж!
Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.