Издание для предпринимателей
Пишем о важном, разбираемся с ежедневными задачами предпринимателей, исследуем законы, транслируем опыт.
Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка.
Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Как оформить гибкий и скользящий графики
Статья обновлена 6 сентября 2022 года.
Магазины, кафе и бары работают не только по будням с девяти до шести, но и поздним вечером, и по выходным. Чтобы гостей и покупателей было кому обслуживать, работодатели вводят для сотрудников гибкий или скользящий график работы. Рассказываем, как сделать это правильно, а в конце статьи — шаблоны всех документов.
Статья поможет понять, что делать. Но для оформления документов и расчета рабочих часов может понадобиться помощь кадровика.
Гибкий график или скользящий
Про скользящий и другие виды графиков работы в Трудовом кодексе
Гибкий график в Трудовом кодексе
Многие работники и работодатели смешивают понятия «гибкий» и «скользящий» график.
Скользящий график означает предоставление выходных дней по меняющемуся графику, то есть выходные у работника будут в разные дни недели. Например, на этой неделе у официанта выходной в понедельник и вторник, на следующей — в четверг и пятницу. Сюда же относятся графики 2/2, 3/3и т. д.
Юридическая поддержка вашего бизнеса по подписке. Безлимитные консультации, составление договоров, досудебных претензий, защита интересов в суде. От 12 490 рублей в месяц
Такой график нужно составлять заранее на неделю или месяц и знакомить с ним работников под подпись. Минимальный срок, за который надо показать работникам график на следующую неделю/месяц, прописывается в правилах трудового распорядка или в трудовом договоре.
Гибкий график — это неполный саморегулируемый график. Продолжительность рабочего дня может быть всегда одной и той же или разной. Главное отличие от скользящего графика: работник самостоятельно определяет время начала и окончания рабочего дня и его продолжительность. При этом он должен отработать норму рабочего времени по ТД. Например, работники колл-центров часто работают из дома, используя компьютер и наушники. Часто они сами определяют, сколько будут работать на неделе, а время работы учитывается в личном кабинете работника.
В трудовом договоре нужно проводить различие между этими графиками и выбирать подходящий вариант. При этом все правила Трудового кодекса по учету рабочего времени для скользящего графика такие же, как для гибкого.
Когда нужны гибкий и скользящий графики
Трудовой кодекс
о режимах работы — 100-я статья;
о выходных — 111-я статья
Есть два стандартных режима работы: 5/2 и 6/1. Так работают офисы, университеты и налоговая. У этих графиков есть фиксированный выходной — воскресенье.
Магазинам и кафе такие графики не подходят, потому что в выходные тоже нужно обслуживать клиентов. Гибкий и скользящий графики позволяют передвигать часы работы и выходные дни и менять количество рабочих часов каждый день.
Мы объясняем, как оформить такой график, на примере кафе.
Пока коротко самое сложное: нужно выбрать учетный период и узнать в нем норму часов, поменять правила внутреннего распорядка и подписать дополнительное соглашение с работником. Еще нужно постоянно вести табель рабочего времени и составлять график.
Шаг 1. Выбираем учетный период
Учетный период — это отрезок времени, за который работодатель считает рабочие часы сотрудника. При стандартных графиках все просто. Сотрудники работают по восемь часов в день — это сорок часов в неделю и примерно 160 часов в месяц. И так круглый год.
При гибком и скользящем графиках количество часов и выходные меняются:
Арина — официантка. В одном месяце у нее было 140 часов, в другом — 180 часов, а сколько будет в следующем, пока непонятно. Поэтому работодателю придется считать рабочие часы Арины.
В Трудовом кодексе это называется «суммированный учет рабочего времени». Работодатель выбирает период и считает в нем рабочие часы. Учетный период не должен быть больше года. Месяц, два или двенадцать можно, а больше уже нельзя.
Шаг 2.Меняем правила внутреннего распорядка
Итак, суммированный учет рабочего времени — это подсчет отработанных сотрудником часов за учетный период. Его отражают в правилах внутреннего распорядка. Такие правила есть в каждой компании и описывают все: как принимать на работу, отправлять в командировки, увольнять, платить премии.
В раздел «Рабочее время и время отдыха» нужно добавить три пункта:
Строгих правил, как оформлять документ, нет. Раздел с изменениями может выглядеть так:
С правилами внутреннего распорядка знакомят всех сотрудников и просят поставить подпись.
Теперь начинаем разбираться с самим графиком работы.
Шаг 3.Узнаем норму часов за учетный период
Производственный календарь на 2022 год
Производственный календарь на 2023 год
Норма рабочего времени — ст. 91 ТК
Норма рабочего времени для неполного рабочего дня — ст. 93 ТК
Норма рабочего времени — понятие из закона: она определяет, сколько часов в неделю и месяц могут работать сотрудники. Норма понадобится, чтобы составлять график работы.
Каждый месяц норма меняется из-за праздников и разного количества дней. Например, в январе 2023 года норма — 136 часов, а в марте — 175.
Узнать норму за месяц помогает производственный календарь:
Бесплатная бухгалтерия, перевод до 250 тыс. руб. на личную карту без комиссии и бесплатные платежки контрагентам
Чтобы узнать, сколько часов может работать сотрудник в учетном периоде, складывают нормы часов по месяцам. Теперь на примере:
Владелец бара выбрал учетный период три месяца. Он смотрит в календаре, какая норма часов в январе, феврале и марте. И складывает: 136 + 143 + 175 = 454 часа — столько времени может отработать сотрудник за эти три месяца.
Внутри периода часы можно распределять, как удобно владельцу кафе и официантам.
Шаг 4.Составляем график работы
График работы, он же график сменности, показывает, когда сотрудник отдыхает, а когда выходит на работу и на сколько часов.
Раз в неделю — длинные выходные — 110-я статья Трудового кодекса
Когда работодатель готовит график работы, он учитывает три вещи:
График можно составить сразу на год или составлять раз в месяц. Главное — учесть все три требования.
На графике у официанта Б есть переработка за март — 17 часов. Но в кофейне учетный период — три месяца, поэтому переработка считается не по месяцам, а в конце учетного периода. В январе и феврале официант работал меньше, поэтому его переработка в марте как бы перекрывает недостающие часы. В итоге работодатель оплачивает только два часа переработки, а не 17.
Как микропредприятиям оформлять сотрудников — статья 309.2 Трудового кодекса
График смен можно не составлять, если компания или ИП — микропредприятие. Такими считаются те, у кого:
Микропредприятия добавляют график работы компании в типовой договор, а график со сменами для сотрудников можно не делать.
Шаг 5.Подписываем дополнительное соглашение
Мало договориться с сотрудником на словах — гибкий/скользящий график работы нужно зафиксировать письменно. Подойдет дополнительное соглашение к трудовому договору.
Дополнительное соглашение компания подписывает с сотрудниками, которые уже работают. Если сотрудник новый, условия о графике добавляют в трудовой договор.
Шаг 6.Заполняем табель рабочего времени
С периодом определились, график составили, документы подписали. Теперь об отчетности. Для нее используют табель учета рабочего времени.
Табель нужен при любом графике работы. По нему бухгалтерия считает сотруднику зарплату, а налоговая и трудовая инспекция проверяют, соблюдает ли работодатель требования закона.
График — это план, как будет работать сотрудник, а табель — это работа сотрудника по факту. График и табель могут отличаться, если сотрудник заболел или прогулял.
Шаг 7.Оплачиваем переработку, если она есть
Когда часы в графике за учетный период совпадают с нормой по календарю, доплачивать сотруднику не нужно. В графике за три месяца стоит 454 часа, в календаре тоже. Все в порядке.
Как платить за переработку — 152-я статья Трудового кодекса;
Штрафы, если не платить — статья 5.27 Административного кодекса.
Если в графике часов оказалось больше, чем по норме, — это переработка. За нее придется доплатить. Первые два часа переработки оплачиваются в полуторном размере, а остальные — в двойном.
Вместо оплаты переработки работодатель может дать дополнительные выходные, но только по желанию сотрудника.
Cотрудники могут пожаловаться в инспекцию труда, если работодатель не платит за переработку. Или инспектор сам заметит нарушение во время проверки, и тогда штрафы:
Кроме нормы часов еще есть праздничные дни. Даже если в компании ведется суммированный учет и нет переработок, за работу в праздники придется доплатить. При этом за праздники работодатель платит в этом же месяце, в день аванса или зарплаты. А за переработку — в конце учетного периода.
Бесплатная бухгалтерия, перевод до 250 тыс. руб. на личную карту без комиссии и бесплатные платежки контрагентам
Короче
Как оформить гибкий/скользящий график:
выбрать учетный период;
поменять правила внутреннего распорядка компании;
узнать норму часов за учетный период;
составить график работы;
подписать дополнительное соглашение с сотрудником;
заполнять табель рабочего времени;
оплачивать переработку.
Скачать шаблоны документов
правила внутреннего распорядка;
график работы;
дополнительное соглашение с сотрудником;
табель рабочего времени.
70 тыс. руб.
штраф, если не платить за переработку
Сейчас читают:
Корпоративный договор: как договориться с партнером
Как оформить испытательный срок
Устав в ООО с несколькими учредителями
Корпоративный договор: как договориться с партнером
На самом деле, мы не знаем точно, что сейчас читают. Это приемчик такой. Донт аск.