Издание для предпринимателей
Пишем о важном, разбираемся с ежедневными задачами предпринимателей, исследуем законы, транслируем опыт.
Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка.
Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Как оформить гибкий и скользящий графики
Магазины, кафе и бары работают не только по будням с девяти до шести, но и поздним вечером, и по выходным. Чтобы гостей и покупателей было кому обслуживать, работодатели вводят для сотрудников гибкий или скользящий график работы. Рассказываем, как сделать это правильно, а в конце статьи — шаблоны всех документов.
Статья поможет понять, что делать. Но для оформления документов и расчета рабочих часов может понадобиться помощь кадровика.
Гибкий график или скользящий
Про скользящий и другие виды графиков работы в Трудовом кодексе
Гибкий график в Трудовом кодексе
Многие работники и работодатели смешивают понятия «гибкий» и «скользящий» график.
Скользящий график означает предоставление выходных дней по меняющемуся графику, то есть выходные у работника будут в разные дни недели. Например, на этой неделе у официанта выходной в понедельник и вторник, на следующей — в четверг и пятницу. Сюда же относятся графики 2/2, 3/3и т. д.
Юридическая поддержка вашего бизнеса по подписке. Безлимитные консультации, составление договоров, досудебных претензий, защита интересов в суде. От 12 490 рублей в месяц
Такой график нужно составлять заранее на неделю или месяц и знакомить с ним работников под подпись. Минимальный срок, за который надо показать работникам график на следующую неделю/месяц, прописывается в правилах трудового распорядка или в трудовом договоре.
Гибкий график — это неполный саморегулируемый график. Продолжительность рабочего дня может быть всегда одной и той же или разной. Главное отличие от скользящего графика: работник самостоятельно определяет время начала и окончания рабочего дня и его продолжительность. При этом он должен отработать норму рабочего времени по ТД. Например, работники колл-центров часто работают из дома, используя компьютер и наушники. Часто они сами определяют, сколько будут работать на неделе, а время работы учитывается в личном кабинете работника.
В трудовом договоре нужно проводить различие между этими графиками и выбирать подходящий вариант. При этом все правила Трудового кодекса по учету рабочего времени для скользящего графика такие же, как для гибкого.
Когда нужны гибкий и скользящий графики
Трудовой кодекс
о режимах работы — 100-я статья;
о выходных — 111-я статья
Есть два стандартных режима работы: 5/2 и 6/1. Так работают офисы, университеты и налоговая. У этих графиков есть фиксированный выходной — воскресенье.
Магазинам и кафе такие графики не подходят, потому что в выходные тоже нужно обслуживать клиентов. Гибкий и скользящий графики позволяют передвигать часы работы и выходные дни и менять количество рабочих часов каждый день.
Мы объясняем, как оформить такой график, на примере кафе.
Пока коротко самое сложное: нужно выбрать учетный период и узнать в нем норму часов, поменять правила внутреннего распорядка и подписать дополнительное соглашение с работником. Еще нужно постоянно вести табель рабочего времени и составлять график.
Шаг 1. Выбираем учетный период
Учетный период — это отрезок времени, за который работодатель считает рабочие часы сотрудника. При стандартных графиках все просто. Сотрудники работают по восемь часов в день — это сорок часов в неделю и примерно 160 часов в месяц. И так круглый год.
При гибком и скользящем графиках количество часов и выходные меняются:
Арина — официантка. В одном месяце у нее было 140 часов, в другом — 180 часов, а сколько будет в следующем, пока непонятно. Поэтому работодателю придется считать рабочие часы Арины.
В Трудовом кодексе это называется «суммированный учет рабочего времени». Работодатель выбирает период и считает в нем рабочие часы. Учетный период не должен быть больше года. Месяц, два или двенадцать можно, а больше уже нельзя.
Шаг 2.Меняем правила внутреннего распорядка
Итак, суммированный учет рабочего времени — это подсчет отработанных сотрудником часов за учетный период. Его отражают в правилах внутреннего распорядка. Такие правила есть в каждой компании и описывают все: как принимать на работу, отправлять в командировки, увольнять, платить премии.
В раздел «Рабочее время и время отдыха» нужно добавить три пункта:
Строгих правил, как оформлять документ, нет. Раздел с изменениями может выглядеть так:
С правилами внутреннего распорядка знакомят всех сотрудников и просят поставить подпись.
Теперь начинаем разбираться с самим графиком работы.
Шаг 3.Узнаем норму часов за учетный период
Производственный календарь на 2022 год
Производственный календарь на 2023 год
Норма рабочего времени — ст. 91 ТК
Норма рабочего времени для неполного рабочего дня — ст. 93 ТК
Норма рабочего времени — понятие из закона: она определяет, сколько часов в неделю и месяц могут работать сотрудники. Норма понадобится, чтобы составлять график работы.
Каждый месяц норма меняется из-за праздников и разного количества дней. Например, в январе 2023 года норма — 136 часов, а в марте — 175.
Узнать норму за месяц помогает производственный календарь:
Бесплатная бухгалтерия, перевод до 250 тыс. руб. на личную карту без комиссии и бесплатные платежки контрагентам
Чтобы узнать, сколько часов может работать сотрудник в учетном периоде, складывают нормы часов по месяцам. Теперь на примере:
Владелец бара выбрал учетный период три месяца. Он смотрит в календаре, какая норма часов в январе, феврале и марте. И складывает: 136 + 143 + 175 = 454 часа — столько времени может отработать сотрудник за эти три месяца.
Внутри периода часы можно распределять, как удобно владельцу кафе и официантам.
Шаг 4.Составляем график работы
График работы, он же график сменности, показывает, когда сотрудник отдыхает, а когда выходит на работу и на сколько часов.
Раз в неделю — длинные выходные — 110-я статья Трудового кодекса
Когда работодатель готовит график работы, он учитывает три вещи:
График можно составить сразу на год или составлять раз в месяц. Главное — учесть все три требования.
На графике у официанта Б есть переработка за март — 17 часов. Но в кофейне учетный период — три месяца, поэтому переработка считается не по месяцам, а в конце учетного периода. В январе и феврале официант работал меньше, поэтому его переработка в марте как бы перекрывает недостающие часы. В итоге работодатель оплачивает только два часа переработки, а не 17.
Как микропредприятиям оформлять сотрудников — статья 309.2 Трудового кодекса
График смен можно не составлять, если компания или ИП — микропредприятие. Такими считаются те, у кого:
Микропредприятия добавляют график работы компании в типовой договор, а график со сменами для сотрудников можно не делать.
Шаг 5.Подписываем дополнительное соглашение
Мало договориться с сотрудником на словах — гибкий/скользящий график работы нужно зафиксировать письменно. Подойдет дополнительное соглашение к трудовому договору.
Дополнительное соглашение компания подписывает с сотрудниками, которые уже работают. Если сотрудник новый, условия о графике добавляют в трудовой договор.
Шаг 6.Заполняем табель рабочего времени
С периодом определились, график составили, документы подписали. Теперь об отчетности. Для нее используют табель учета рабочего времени.
Табель нужен при любом графике работы. По нему бухгалтерия считает сотруднику зарплату, а налоговая и трудовая инспекция проверяют, соблюдает ли работодатель требования закона.
График — это план, как будет работать сотрудник, а табель — это работа сотрудника по факту. График и табель могут отличаться, если сотрудник заболел или прогулял.
Шаг 7.Оплачиваем переработку, если она есть
Когда часы в графике за учетный период совпадают с нормой по календарю, доплачивать сотруднику не нужно. В графике за три месяца стоит 454 часа, в календаре тоже. Все в порядке.
Как платить за переработку — 152-я статья Трудового кодекса;
Штрафы, если не платить — статья 5.27 Административного кодекса.
Если в графике часов оказалось больше, чем по норме, — это переработка. За нее придется доплатить. Первые два часа переработки оплачиваются в полуторном размере, а остальные — в двойном.
Вместо оплаты переработки работодатель может дать дополнительные выходные, но только по желанию сотрудника.
Cотрудники могут пожаловаться в инспекцию труда, если работодатель не платит за переработку. Или инспектор сам заметит нарушение во время проверки, и тогда штрафы:
Кроме нормы часов еще есть праздничные дни. Даже если в компании ведется суммированный учет и нет переработок, за работу в праздники придется доплатить. При этом за праздники работодатель платит в этом же месяце, в день аванса или зарплаты. А за переработку — в конце учетного периода.
Бесплатная бухгалтерия, перевод до 250 тыс. руб. на личную карту без комиссии и бесплатные платежки контрагентам
Короче
Как оформить гибкий/скользящий график:
выбрать учетный период;
поменять правила внутреннего распорядка компании;
узнать норму часов за учетный период;
составить график работы;
подписать дополнительное соглашение с сотрудником;
заполнять табель рабочего времени;
оплачивать переработку.
Скачать шаблоны документов
правила внутреннего распорядка;
график работы;
дополнительное соглашение с сотрудником;
табель рабочего времени.
70 тыс. руб.
штраф, если не платить за переработку
Сейчас читают:
Как оформить испытательный срок
Как не переплатить за кассу
Удаляем негативные отзывы
Как оформить испытательный срок
На самом деле, мы не знаем точно, что сейчас читают. Это приемчик такой. Донт аск.