Как оформить гибкий и скользящий графики

Гибкий график или скользящий

Многие работники и работодатели смешивают понятия «гибкий» и «скользящий» график.

Скользящий график означает предоставление выходных дней по меняющемуся графику, то есть выходные у работника будут в разные дни недели. Например, на этой неделе у официанта выходной в понедельник и вторник, на следующей — в четверг и пятницу. Сюда же относятся графики 2/2, 3/3 и т. д.

Такой график нужно составлять заранее на неделю или месяц и знакомить с ним работников под подпись. Минимальный срок, за который надо показать работникам график на следующую неделю/месяц, прописывается в правилах трудового распорядка или в трудовом договоре.

Гибкий график — это неполный саморегулируемый график. Продолжительность рабочего дня может быть всегда одной и той же или разной. Главное отличие от скользящего графика: работник самостоятельно определяет время начала и окончания рабочего дня и его продолжительность. При этом он должен отработать норму рабочего времени по ТД. Например, работники колл-центров часто работают из дома, используя компьютер и наушники. Часто они сами определяют, сколько будут работать на неделе, а время работы учитывается в личном кабинете работника.

В трудовом договоре нужно проводить различие между этими графиками и выбирать подходящий вариант. При этом все правила Трудового кодекса по учету рабочего времени для скользящего графика такие же, как для гибкого.

Когда нужны гибкий и скользящий графики

Есть два стандартных режима работы: 5/2 и 6/1. Так работают офисы, университеты и налоговая. У этих графиков есть фиксированный выходной — воскресенье.

Магазинам и кафе такие графики не подходят, потому что в выходные тоже нужно обслуживать клиентов. Гибкий и скользящий графики позволяют передвигать часы работы и выходные дни и менять количество рабочих часов каждый день.

Мы объясняем, как оформить такой график, на примере кафе.

Пока коротко самое сложное: нужно выбрать учетный период и узнать в нем норму часов, поменять правила внутреннего распорядка и подписать дополнительное соглашение с работником. Еще нужно постоянно вести табель рабочего времени и составлять график.

Шаг 1. Выбираем учетный период

Учетный период — это отрезок времени, за который работодатель считает рабочие часы сотрудника. При стандартных графиках все просто. Сотрудники работают по восемь часов в день — это сорок часов в неделю и примерно 160 часов в месяц. И так круглый год.

При гибком и скользящем графиках количество часов и выходные меняются:

В Трудовом кодексе это называется «суммированный учет рабочего времени». Работодатель выбирает период и считает в нем рабочие часы. Учетный период не должен быть больше года. Месяц, два или двенадцать можно, а больше уже нельзя.

Шаг 2.Меняем правила внутреннего распорядка

Итак, суммированный учет рабочего времени — это подсчет отработанных сотрудником часов за учетный период. Его отражают в правилах внутреннего распорядка. Такие правила есть в каждой компании и описывают все: как принимать на работу, отправлять в командировки, увольнять, платить премии.

В раздел «Рабочее время и время отдыха» нужно добавить три пункта:

• написать, кто работает по гибкому и/или скользящему графикам;
• уточнить, для каких должностей нужно считать часы работы и с каким учетным периодом;
• указать, что работодатель готовит график с часами и днями работы на каждый месяц.

Строгих правил, как оформлять документ, нет. Раздел с изменениями может выглядеть так:

В правилах внутреннего распорядка пишут: для сотрудников на такой-то должности выходные предоставляются по скользящему графику и ведется суммированный учет рабочего времени.

С правилами внутреннего распорядка знакомят всех сотрудников и просят поставить подпись.

Теперь начинаем разбираться с самим графиком работы.

Шаг 3.Узнаем норму часов за учетный период

Норма рабочего времени — понятие из закона: она определяет, сколько часов в неделю и месяц могут работать сотрудники. Норма понадобится, чтобы составлять график работы.

Каждый месяц норма меняется из-за праздников и разного количества дней. Например, в январе 2023 года норма — 136 часов, а в марте — 175.

Узнать норму за месяц помогает производственный календарь:

Норма рабочих часов по месяцам в производственном календаре на 2023 год.

Чтобы узнать, сколько часов может работать сотрудник в учетном периоде, складывают нормы часов по месяцам. Теперь на примере:

Внутри периода часы можно распределять, как удобно владельцу кафе и официантам.

Шаг 4.Составляем график работы

График работы, он же график сменности, показывает, когда сотрудник отдыхает, а когда выходит на работу и на сколько часов.

Когда работодатель готовит график работы, он учитывает три вещи:

• норму часов за учетный период. Если официант отработает больше нормы, работодатель платит ему за переработку;
• отдых между сменами. Ежедневный отдых не может быть меньше двойной продолжительности смены. Если официант отработал 8 часов, он отдыхает 16 часов, и только после этого опять выходит на работу;
• длинные выходные раз в неделю. Раз в неделю работодатель обязан дать каждому сотруднику выходные минимум в 42 часа.

График можно составить сразу на год или составлять раз в месяц. Главное — учесть все три требования.

В графике — смены с рабочими часами и выходные без отметок. Оранжевым выделены праздники, за которые придется доплатить. В последнем столбце — переработка за месяц, а в конце таблицы — общая переработка за учетный период.

На графике у официанта Б есть переработка за март — 17 часов. Но в кофейне учетный период — три месяца, поэтому переработка считается не по месяцам, а в конце учетного периода. В январе и феврале официант работал меньше, поэтому его переработка в марте как бы перекрывает недостающие часы. В итоге работодатель оплачивает только два часа переработки, а не 17.

График смен можно не составлять, если компания или ИП — микропредприятие. Такими считаются те, у кого:

• выручка до 120 млн руб. в год;
• до 15 сотрудников в штате.

Микропредприятия добавляют график работы компании в типовой договор, а график со сменами для сотрудников можно не делать.

Шаг 5.Подписываем дополнительное соглашение

Мало договориться с сотрудником на словах — гибкий/скользящий график работы нужно зафиксировать письменно. Подойдет дополнительное соглашение к трудовому договору.

В соглашении — новые условия, реквизиты, подписи сотрудника и компании.

Дополнительное соглашение компания подписывает с сотрудниками, которые уже работают. Если сотрудник новый, условия о графике добавляют в трудовой договор.

Шаг 6.Заполняем табель рабочего времени

С периодом определились, график составили, документы подписали. Теперь об отчетности. Для нее используют табель учета рабочего времени.

Табель нужен при любом графике работы. По нему бухгалтерия считает сотруднику зарплату, а налоговая и трудовая инспекция проверяют, соблюдает ли работодатель требования закона.

В табеле работодатель отмечает, сколько часов и в какие дни работал сотрудник. Если официант был на работе, ставят букву «Я» — явка, если нет, то «В» — выходной или «О» — отпуск.

График — это план, как будет работать сотрудник, а табель — это работа сотрудника по факту. График и табель могут отличаться, если сотрудник заболел или прогулял.

Шаг 7.Оплачиваем переработку, если она есть

Когда часы в графике за учетный период совпадают с нормой по календарю, доплачивать сотруднику не нужно. В графике за три месяца стоит 454 часа, в календаре тоже. Все в порядке.

Если в графике часов оказалось больше, чем по норме, — это переработка. За нее придется доплатить. Первые два часа переработки оплачиваются в полуторном размере, а остальные — в двойном.

Вместо оплаты переработки работодатель может дать дополнительные выходные, но только по желанию сотрудника.

Cотрудники могут пожаловаться в инспекцию труда, если работодатель не платит за переработку. Или инспектор сам заметит нарушение во время проверки, и тогда штрафы:

• для должностного лица, например, директора кафе — до 20 тыс. руб. или предупреждение;
• ИП — до 5 тыс. руб.;
• компании — до 50 тыс. руб.

Кроме нормы часов еще есть праздничные дни. Даже если в компании ведется суммированный учет и нет переработок, за работу в праздники придется доплатить. При этом за праздники работодатель платит в этом же месяце, в день аванса или зарплаты. А за переработку — в конце учетного периода.

Открыть счет для бизнеса в Модульбанке

Бесплатный тариф, защита от блокировок, стабильная работа по SWIFT, специальные условия для маркетплейсов

Открыть счет бесплатно