Издание для бизнеса.
Меньше хайпа, больше пользы!

Пишем о важном, разбираемся с ежедневными задачами предпринимателей, исследуем законы, транслируем опыт.

Проект Модульбанка

Написать в редакцию: editors@modulbank.ru

Проект ведут — Yellow Yeti

Дизайн — Интуиция

Веб-разработка — Кортекс

Как оформить гибкий и скользящий графики

Чтобы бармены и официанты работали по выходным, придется менять правила внутреннего распорядка, вести суммированный учет и табель рабочего времени. Звучит сложно, но сейчас мы все объясним
Как оформить гибкий и скользящий графики
19 февраля
44195
0

Статья обновлена 6 сентября 2022 года.

Магазины, кафе и бары работают не только по будням с девяти до шести, но и поздним вечером, и по выходным. Чтобы гостей и покупателей было кому обслуживать, работодатели вводят для сотрудников гибкий или скользящий график работы. Рассказываем, как сделать это правильно, а в конце статьи — шаблоны всех документов.

Статья поможет понять, что делать. Но для оформления документов и расчета рабочих часов может понадобиться помощь кадровика.

Эксперт — Ольга Шикун, основатель сервиса «Кадровый помощник». Записали Анна Моисеенко и Светлана Дучак, редактор.

Гибкий график или скользящий

Многие работники и работодатели смешивают понятия «гибкий» и «скользящий» график.

Скользящий график означает предоставление выходных дней по меняющемуся графику, то есть выходные у работника будут в разные дни недели. Например, на этой неделе у официанта выходной в понедельник и вторник, на следующей — в четверг и пятницу. Сюда же относятся графики 2/2, 3/3 и т. д.

Такой график нужно составлять заранее на неделю или месяц и знакомить с ним работников под подпись. Минимальный срок, за который надо показать работникам график на следующую неделю/месяц, прописывается в правилах трудового распорядка или в трудовом договоре.

Гибкий график — это неполный саморегулируемый график. Продолжительность рабочего дня может быть всегда одной и той же или разной. Главное отличие от скользящего графика: работник самостоятельно определяет время начала и окончания рабочего дня и его продолжительность. При этом он должен отработать норму рабочего времени по ТД. Например, работники колл-центров часто работают из дома, используя компьютер и наушники. Часто они сами определяют, сколько будут работать на неделе, а время работы учитывается в личном кабинете работника.

В трудовом договоре нужно проводить различие между этими графиками и выбирать подходящий вариант. При этом все правила Трудового кодекса по учету рабочего времени для скользящего графика такие же, как для гибкого.

Когда нужны гибкий и скользящий графики

Трудовой кодекс

о режимах работы — 100-я статья;

о выходных — 111-я статья

Есть два стандартных режима работы: 5/2 и 6/1. Так работают офисы, университеты и налоговая. У этих графиков есть фиксированный выходной — воскресенье.

Магазинам и кафе такие графики не подходят, потому что в выходные тоже нужно обслуживать клиентов. Гибкий и скользящий графики позволяют передвигать часы работы и выходные дни и менять количество рабочих часов каждый день.

Мы объясняем, как оформить такой график, на примере кафе.

Пока коротко самое сложное: нужно выбрать учетный период и узнать в нем норму часов, поменять правила внутреннего распорядка и подписать дополнительное соглашение с работником. Еще нужно постоянно вести табель рабочего времени и составлять график.

Шаг 1. Выбираем учетный период

Учетный период — это отрезок времени, за который работодатель считает рабочие часы сотрудника. При стандартных графиках все просто. Сотрудники работают по восемь часов в день — это сорок часов в неделю и примерно 160 часов в месяц. И так круглый год.

При гибком и скользящем графиках количество часов и выходные меняются:

Арина — официантка. В одном месяце у нее было 140 часов, в другом — 180 часов, а сколько будет в следующем, пока непонятно. Поэтому работодателю придется считать рабочие часы Арины.

В Трудовом кодексе это называется «суммированный учет рабочего времени». Работодатель выбирает период и считает в нем рабочие часы. Учетный период не должен быть больше года. Месяц, два или двенадцать можно, а больше уже нельзя.

Шаг 2.Меняем правила внутреннего распорядка

Итак, суммированный учет рабочего времени — это подсчет отработанных сотрудником часов за учетный период. Его отражают в правилах внутреннего распорядка. Такие правила есть в каждой компании и описывают все: как принимать на работу, отправлять в командировки, увольнять, платить премии.

В раздел «Рабочее время и время отдыха» нужно добавить три пункта:

  • написать, кто работает по гибкому и/или скользящему графикам;
  • уточнить, для каких должностей нужно считать часы работы и с каким учетным периодом;
  • указать, что работодатель готовит график с часами и днями работы на каждый месяц.

Строгих правил, как оформлять документ, нет. Раздел с изменениями может выглядеть так:

В правилах внутреннего распорядка пишут: для сотрудников на такой-то должности выходные предоставляются по скользящему графику и ведется суммированный учет рабочего времени.

С правилами внутреннего распорядка знакомят всех сотрудников и просят поставить подпись.

Теперь начинаем разбираться с самим графиком работы.

Шаг 3.Узнаем норму часов за учетный период

Норма рабочего времени — понятие из закона: она определяет, сколько часов в неделю и месяц могут работать сотрудники. Норма понадобится, чтобы составлять график работы.

Каждый месяц норма меняется из-за праздников и разного количества дней. Например, в январе 2023 года норма — 136 часов, а в марте — 175.

Узнать норму за месяц помогает производственный календарь:

Норма рабочих часов по месяцам в производственном календаре на 2023 год.

Чтобы узнать, сколько часов может работать сотрудник в учетном периоде, складывают нормы часов по месяцам. Теперь на примере:

Владелец бара выбрал учетный период три месяца. Он смотрит в календаре, какая норма часов в январе, феврале и марте. И складывает: 136 + 143 + 175 = 454 часа — столько времени может отработать сотрудник за эти три месяца.

Внутри периода часы можно распределять, как удобно владельцу кафе и официантам.

Шаг 4.Составляем график работы

График работы, он же график сменности, показывает, когда сотрудник отдыхает, а когда выходит на работу и на сколько часов.

Раз в неделю — длинные выходные — 110-я статья Трудового кодекса

Когда работодатель готовит график работы, он учитывает три вещи:

  • норму часов за учетный период. Если официант отработает больше нормы, работодатель платит ему за переработку;
  • отдых между сменами. Ежедневный отдых не может быть меньше двойной продолжительности смены. Если официант отработал 8 часов, он отдыхает 16 часов, и только после этого опять выходит на работу;
  • длинные выходные раз в неделю. Раз в неделю работодатель обязан дать каждому сотруднику выходные минимум в 42 часа.

График можно составить сразу на год или составлять раз в месяц. Главное — учесть все три требования.

В графике — смены с рабочими часами и выходные без отметок. Оранжевым выделены праздники, за которые придется доплатить. В последнем столбце — переработка за месяц, а в конце таблицы — общая переработка за учетный период.

На графике у официанта Б есть переработка за март — 17 часов. Но в кофейне учетный период — три месяца, поэтому переработка считается не по месяцам, а в конце учетного периода. В январе и феврале официант работал меньше, поэтому его переработка в марте как бы перекрывает недостающие часы. В итоге работодатель оплачивает только два часа переработки, а не 17.

Как микропредприятиям оформлять сотрудников — статья 309.2 Трудового кодекса

График смен можно не составлять, если компания или ИП — микропредприятие. Такими считаются те, у кого:

  • выручка до 120 млн руб. в год;
  • до 15 сотрудников в штате.

Микропредприятия добавляют график работы компании в типовой договор, а график со сменами для сотрудников можно не делать.

Шаг 5.Подписываем дополнительное соглашение

Мало договориться с сотрудником на словах — гибкий/скользящий график работы нужно зафиксировать письменно. Подойдет дополнительное соглашение к трудовому договору.

В соглашении — новые условия, реквизиты, подписи сотрудника и компании.

Дополнительное соглашение компания подписывает с сотрудниками, которые уже работают. Если сотрудник новый, условия о графике добавляют в трудовой договор.

Шаг 6.Заполняем табель рабочего времени

С периодом определились, график составили, документы подписали. Теперь об отчетности. Для нее используют табель учета рабочего времени.

Табель нужен при любом графике работы. По нему бухгалтерия считает сотруднику зарплату, а налоговая и трудовая инспекция проверяют, соблюдает ли работодатель требования закона.

В табеле работодатель отмечает, сколько часов и в какие дни работал сотрудник. Если официант был на работе, ставят букву «Я» — явка, если нет, то «В» — выходной или «О» — отпуск.

График — это план, как будет работать сотрудник, а табель — это работа сотрудника по факту. График и табель могут отличаться, если сотрудник заболел или прогулял.

Шаг 7.Оплачиваем переработку, если она есть

Когда часы в графике за учетный период совпадают с нормой по календарю, доплачивать сотруднику не нужно. В графике за три месяца стоит 454 часа, в календаре тоже. Все в порядке.

Как платить за переработку — 152-я статья Трудового кодекса;

Штрафы, если не платить — статья 5.27 Административного кодекса.

Если в графике часов оказалось больше, чем по норме, — это переработка. За нее придется доплатить. Первые два часа переработки оплачиваются в полуторном размере, а остальные — в двойном.

Вместо оплаты переработки работодатель может дать дополнительные выходные, но только по желанию сотрудника.

Cотрудники могут пожаловаться в инспекцию труда, если работодатель не платит за переработку. Или инспектор сам заметит нарушение во время проверки, и тогда штрафы:

  • для должностного лица, например, директора кафе — до 20 тыс. руб. или предупреждение;
  • ИП — до 5 тыс. руб.;
  • компании — до 50 тыс. руб.

Кроме нормы часов еще есть праздничные дни. Даже если в компании ведется суммированный учет и нет переработок, за работу в праздники придется доплатить. При этом за праздники работодатель платит в этом же месяце, в день аванса или зарплаты. А за переработку — в конце учетного периода.

Открыть счет для бизнеса в Модульбанке

Бесплатный тариф, защита от блокировок, стабильная работа по SWIFT, специальные условия для маркетплейсов

Открыть счет бесплатно
Полезные ссылки:
отличие сменного графика от скользящего гибкий график работы как оформить программы от государства о которых не говорят переход на усн в течение года переманивание сотрудников из других организаций до которого числа платить налоги казань экспресс продажа своих товаров если зарплата ниже прожиточного минимума договор выполнения работ самозанятым лицом отпускные за 3 дня до отпуска главная цель управленческого учета одобрение крупной сделки когда необходимо еас декларация о соответствии рекламы которые запретили показывать выбрать победителя случайным образом что необходимо для открытия предприятия какую форму собственности выбрать ооо больше не существует повестка дня общего собрания участников ооо способы повышения качества электроэнергии доступ к коммерческой тайне если ваш сайт скопировали фиксированный выходной в графике домен за 10 рублей политика отрицательных процентных ставок ковидная амнистия комментарии wildberries начало продаж проверка государственной инспекции труда электронный инспектор по охране труда критерии налогового контроля онлайн инспекция по охране труда арбитраж трафика начало организовать лотерею рентабельность материалов налоговая вопросы законодательством российской федерации о национальной платежной системе банк закрыл счет в одностороннем порядке положение об оплате труда аванс патент вопрос корпоративные договоры общие положения как купить домен который занят биржа труда бизнес swift возможность отключения по какой статье принимают на работу сокращение во время беременности выплаты во время беременности смена налогового режима каким должен быть бухгалтер как защитить свои авторские права изменение условий оферты логистика во время санкций перерыв входит в рабочее время необходимость кассового аппарата для ооо ооо и другие формы организации расчет ebitda по форме труд подростков до 18 лет увольнение беременной по соглашению сторон режим асн возможность отключения от свифт когда срочный договор становится бессрочным закрыть организацию больничный во время увольнения биржа труда малый бизнес исключительное право на что либо порядок изменения юридического адреса логистика в условиях санкций ответ на оферту пример информация о проверке организации аусн новый режим признание договора самозанятого трудовым налоговая тайна ст 102 работа по гибкому графику режим налогообложения патент копирование сайта изменения валютного законодательства использование авторского права налоговый режим 2022 бартерные услуги франшиза стороны как зарегистрироваться работодателем протокол решения единственного учредителя персональные данные новости усн особенности применения гибкий режим работы свободный рабочий график права работодателя отключение россии от swift какие возможности дает обучение работника за счет работодателя должен ли работник писать заявление на отпуск кто должен проходить медосмотр время рекламы вконтакте окончание испытательного срока при приеме на работу квота для приема на работу устанавливается 115фз рф компенсация обучения работнику образец дополнительного соглашения с генеральным директором решение ип о прекращении деятельности образец медобследование на работе кто решает споры между работником и работодателем упрощенка 2022 аусн рф гибкий рабочий график по трудовому кодексу что значит 5 2 рабочий день фулфилмент рф гибкий режим работы трудовой кодекс скан документа имеет юридическую силу что значит оформление по тк рф продолжительность рабочей недели контроль работников на рабочем месте

Как ничего не пропустить

Подпишитесь в соцсетях

Публикуем ссылку на статью, как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах. Шутим, но не слишком смешно.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Момент...
Готово!
Проверьте почту, пожалуйста
Не получилось отправить :-|

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях — ну что ж! Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.