На сайт банка

Статья обновлена 12 февраля 2024 года.

Оформить сотрудника в штат — это миллион бумаг и еще миллион условностей. Но для микропредприятий процедура найма упрощена. Рассмотрим оформление сотрудника в микробизнесе на примере индивидуального предпринимателя.

Сергей — переводчик со статусом ИП. Работы становится все больше, поэтому Сергей просит помочь жену Анну. Он хочет оформить ее к себе в штат, чтобы шел стаж.

Для ИП, которые считаются микропредприятиями, действует упрощенная система оформления сотрудников. В рамках этой системы тоже придется оформлять много бумаг, но не так много, как обычно. Рассказываем, как и что нужно делать.

Эксперт — Ольга Шикун, основатель сервиса «Кадровый помощник». Записалa Ника Черникова.

Упрощенная система оформления

Чтобы оформить сотрудника в штат по общим правилам, нужно составить правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, положение об оплате труда и премиях. Но для некоторых ИП и юридических лиц действует упрощенная система.

По упрощенной схеме могут работать ИП и ООО, которые считаются микропредприятиями. У них:

  • выручка до 120 млн рублей в год;
  • до 15 сотрудников в штате.

Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства — на сайте Федеральной налоговой службы

На сайте налоговой можно проверить, подходит ли ИП под критерии микропредприятия. Для этого нужно ввести в строку поиска ИНН, ОГРН, ОГРНИП, название предприятия или ФИО предпринимателя:

Открыть счет
для бизнеса в Модульбанке

Бесплатный тариф, защита от блокировок, вывод прибыли на личную карту без ограничений и специальные условия для маркетплейсов

Если ИП оказался в списке микропредприятий, он может оформлять сотрудников по упрощенной процедуре за шесть шагов:

  • составить штатное расписание;
  • заключить трудовой договор с сотрудником;
  • издать приказ о принятии на работу;
  • заполнить трудовую книжку;
  • завести личную карточку;
  • сдать отчет в Социальный фонд России.

Рассказываем о каждом шаге подробно.

Шаг 1. Составить штатное расписание

Штатное расписание — это внутренний документ о том, как все устроено в компании: какова структура, сколько работников и какие выплаты положены сотруднику. Это обязательный документ, чтобы оформить сотрудника в штат.

Вот что нужно заполнить в штатном расписании:

  • название структурного подразделения в компании (в ИП Сергея их нет);
  • порядковый номер работника;
  • код должности, например «производственный персонал» (можно обойтись без кодирования, наказания за это нет);
  • количество сотрудников в этой должности;
  • оклад и надбавки;
  • сумма.
Модульюрист

Юридическая поддержка вашего бизнеса по подписке. Безлимитные консультации, составление договоров, досудебных претензий, защита интересов в суде. От 8990 рублей в месяц

У Сергея из нашего примера жена — первый сотрудник. Ее оклад — 50 тыс. руб. Штатное расписание будет вот таким:

Сергею не нужно показывать себя в штатном расписании. По закону он не считается работником своего ИП.

Сергей заполняет штатное расписание и издает приказ о его утверждении.

После этого можно заключать трудовой договор с сотрудником.

Шаг 2. Составить трудовой договор

ТК РФ: содержание трудового договора — на сайте «КонсультантПлюс»

Бланк трудового договора — на сайте «Гарант»

Чтобы принять Анну на работу, Сергей заключает с ней трудовой договор по форме для микропредприятий. Он включает в себя локальные нормативные акты, которые при заключении типового договора оформляются отдельно.

В договоре прописывают условия работы: график, зарплату, должность, место работы, условия труда.

В трудовом договоре есть существенные и дополнительные условия. Без существенных условий предприниматель при проверке может получить штраф до 10 тыс. руб. за каждого неправильно оформленного сотрудника. Дополнительные добавляют по желанию: они нужны, чтобы уточнить отношения между сотрудниками и работодателем.

Существенные условия:

  • данные паспорта сотрудника и работодателя с полным ФИО;
  • название компании;
  • место и дата заключения трудового договора;
  • срок действия договора;
  • подразделение, филиал; информация о том, принимается ли сотрудник в основной или дополнительный офис;
  • должность, профессия, специальность;
  • дата начала работы — с какого дня сотрудник выходит на работу;
  • гарантии и компенсации за работу в опасных условиях (за работу на нефтяных вышках на Крайнем Севере есть надбавки к зарплате, а на вредных производствах могут быть особые условия; Сергею этот пункт не нужен);
  • условия оплаты и порядок выплат (например, можно прописать, что сотрудник получает оклад в 50 тыс. руб. и премию по итогам года в 80 тыс. руб.);
  • пункт про обязательное страхование работника и страховые взносы за него;
  • условия работы (тут пишут, как сотрудник будет работать: в офисе или постоянно передвигаться — например, если он торговый агент).

ТК РФ: содержание трудового договора — на сайте «КонсультантПлюс»

Если забыть внести какие-то из обязательных условий, договор все равно будет иметь юридическую силу. Но чтобы избежать штрафа, недостающие данные нужно включить в дополнительное соглашение к договору.

Дополнительно в договоре можно прописать все, что касается условий работы:

  • испытательный срок (иначе сотрудник сразу начинает работать в штате);
  • условия служебной или коммерческой тайны (можно прописать, какую информацию сотрудник не может разглашать);
  • договоренность об обучении (можно заранее прописать, что сотрудник должен отработать год или другое время после обучения);
  • дополнительное страхование (например, сотруднику компенсируют траты на лечение, если он работает на опасном производстве).

Сергей заполняет трудовой договор:

В договоре больше страниц, поэтому сверьтесь с нашим заполненным шаблоном.

Чтобы оформить трудовой договор, от сотрудника нужны такие документы:

Бланк приказа о приеме на работу — на сайте «КонсультантПлюс»

  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (для тех, кто перешел на ведение трудовой книжки в электронном виде);
  • военный билет (для тех, кто состоит на учете в военкомате);
  • ИНН, чтобы платить НДФЛ (если у работника нет ИНН, работодатель может узнать номер ИНН по паспорту на сайте налоговой);
  • диплом или другой документ об образовании (он нужен, когда для работы требуются специальные знания: например, Анна будет работать переводчиком, поэтому ей нужен диплом);
  • справка об отсутствии судимости (она нужна, например, репетиторам, которые работают с детьми);
  • медицинская книжка (нужна, когда работа связана с людьми: поварам, официантам, парикмахерам, горничным; если у работника нет медицинской книжки, работодатель должен дать направление на медицинский осмотр и оформление документа).

Договор заключают в двух экземплярах. Подписать должны сотрудник и работодатель, и на это у них есть три дня после того, как сотрудник вышел на работу. Как только договор подписан, он вступает в силу.

Если ИП работает с сотрудником без трудового договора, ему грозит штраф до 10 тыс. руб., за повторное нарушение — до 40 тыс. руб.

Шаг 3. Оформить приказ о приеме на работу

После договора нужно подписать приказ. По нему можно завести личную карточку и сделать запись в трудовой книжке. Вот утвержденная форма приказа:

После приказа можно делать запись в трудовой книжке.

Шаг 4. Сделать запись в трудовой книжке

ТК РФ: трудовая книжка — на сайте «КонсультантПлюс»

Если сотрудник использует бумажную трудовую книжку, то при найме работодатель заполняет ее. Это нужно сделать, если сотрудник работает больше пяти дней.

Если работа у сотрудника первая, книжку заводить не нужно. В этом случае сведения о трудовой деятельности сразу начинают формироваться в электронном виде. Если сотрудник приходит со своей книжкой, ее нужно проверить на подлинность. Она может быть поддельной в двух случаях:

  • сотрудник случайно купил ненастоящую;
  • сотрудник решил обмануть работодателя, чтобы увеличить рабочий стаж или скрыть, что с предыдущего места работы его уволили за прогул.

У такой трудовой книжки нет юридической силы, и ее нужно переоформить, но расторгать договор не нужно. Сотрудник обходит все предыдущие места работы, получает копии приказов о приеме и увольнении, а текущий работодатель вносит дубликаты записей.

Чтобы проверить подлинность трудовой книжки, работодателю нужно сравнить год выпуска книжки с ее серийным номером. Если они совпадают, книжка настоящая.

Вот правила заполнения трудовой:

  • писать без сокращений (нельзя написать «юр. отдел» или «по совмест-ву»);
  • нельзя заходить за поля формы;
  • для каждого места работы — свой порядковый номер.

Выглядит это так:

Если заполнить неправильно, неверную запись нужно зачеркнуть ровной линией и изменения внести сверху неверных данных

Если заполнить неправильно, порядок исправления такой:

  • в графе 1 поставить порядковый номер, следующий за последней записью;
  • в графу 2 вписать дату записи;
  • в графе 3 написать: «Запись за номером таким-то недействительна» и написать правильный вариант;
  • в графе 4 повторить номер приказа, по которому внесли неверную запись.

Чтобы нанимать сотрудников, предприниматель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек. Работодатель должен самостоятельно разработать форму книги учета трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 40 приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 г. № 320Н). В том числе можно пользоваться ранее действовавшей формой, утвержденной приказом Минтруда от 10.10.2003 г. № 69.

Такие книги продаются в обычных магазинах канцтоваров. Предприниматель покупает ее, прошивает, пломбирует и вписывает в нее сотрудников.

Сергей заполняет книгу учета:

После этого можно составить личную карточку Анны.

Шаг 5. Составить личную карточку

Личная карточка — информация о сотруднике, который работает в компании. В ней пишут номер приказа, данные паспорта, трудовой книжки, диплома, СНИЛС и военного билета.

Вот пример заполненной шапки личной карточки:

Это только первая страница личной карточки, на самом деле их больше — вот шаблон.

Карточку нужно хранить 50 лет.

Шаг 6. Сдать отчет в СФР

Когда ИП нанимает сотрудников, он платит за них пенсионные, социальные и медицинские страховые взносы.

При регистрации ИП налоговики сами направят сведения в фонд медицинского страхования.

С 2024 года фонды пенсионного и социального страхования объединились в Социальный фонд России (СФР). Отдельно регистрироваться в СФР предпринимателям в большинстве случаев не нужно. Исключение — только те ИП, которые наняли исполнителя по договору гражданско-правового характера и включили в этот договор условие об уплате страховых взносов на травматизм. На практике такая ситуация встречается редко.

Но при оформлении сотрудника по трудовому договору всем работодателям, включая ИП, необходимо предоставить отчет по форме ЕФС-1. В данном случае следует заполнить титульный лист отчета и подраздел 1.1 раздела 1.

Этот отчет нужно сдать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу. Получив форму ЕФС-1 после оформления первого работника, сотрудники СФР узнают, что ИП стал работодателем.

Если сотрудников больше десяти человек, то ЕФС-1 обязательно сдавать в электронном виде, а если меньше — можно и на бумаге.

За нарушения порядка сдачи ЕФС-1 предусмотрены штрафы (ст. 17 федерального закона № 27-ФЗ):

  1. За просрочку подачи или искажение данных — 500 руб. за каждого сотрудника.
  2. За сдачу отчета в бумажном виде, если положено в электронном, — 1000 руб.

Начиная с 2023 года большинство страховых взносов с зарплаты нужно платить в ФНС в рамках единого налогового платежа. Отдельно по реквизитам СФР платятся только взносы на травматизм.

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Узнать подробности
Еще какие-то статьи
Все отрасли Хочу выкинуть документы. Так можно?
Хочу выкинуть документы. Так можно?
Есть документы, которые надо хранить в течение 75 лет. Рассказываем, какие именно и сколько стоит хранение
20 июня
2 мин
Инструкция Внесли поправки в уголовную статью об уклонении от уплаты таможенных платежей
Внесли поправки в уголовную статью об уклонении от уплаты таможенных платежей
2 мая
11 мин
Подписаться в Телеграме
Перейти на канал
Подпишитесь на нас в Телеграме
Топчик
Как оценивать имущество при внесении в уставный капитал
Советы

Как оценивать имущество при внесении в уставный капитал

Инструкция для тех, кто открывает или расширяет ООО
Как подготовиться к проверке Роструда
Советы

Как подготовиться к проверке Роструда

Рассказываем, что и как может проверить Федеральная служба по труду и занятости
Надо ли сообщать в ФНС о зарубежных счетах
Советы

Надо ли сообщать в ФНС о зарубежных счетах

Какой код ОКВЭД выбрать для IT-компании
Советы

Какой код ОКВЭД выбрать для IT-компании

Как платить за дополнительную работу и как нельзя увольнять сотрудников
Рынок

Как платить за дополнительную работу и как нельзя увольнять сотрудников

Пять трудовых споров, которые дошли до суда
Как блогеру платить налоги в 2024 году
Советы

Как блогеру платить налоги в 2024 году

Как оценивать имущество при внесении в уставный капитал
Советы

Как оценивать имущество при внесении в уставный капитал

Инструкция для тех, кто открывает или расширяет ООО
Почитать по теме:
Контроль выполнения требований пожарной безопасностиУпрощенцам придется провести медосмотры офисных работниковДоговоры ГПХАкт о несчастном случае на производствеКак посчитать взносы в пенсионный для ИП за неполный годЛичный кабинет ИП в пенсионном фондеРасчет взносов ИП за неполный годОформление акта о несчастном случае на производствеДоговор ГПХВзносы с зарплатыКак посчитать страховые взносы ИП за неполный годСоут — специальная оценка условий труда для офисных работниковОбразец графика оплаты по договоруБеременность и работа по срочному трудовому договоруРегистрация ИП в качестве работодателяСколько дней в год оплачивается больничныйСколько приносит шаурма в месяцДиректор по операционной деятельностиНулевая отчетность ИП на упрощенкеКак не совершить ошибку при покупке готового бизнесаУслуги по продаже бизнесаКак правильно заключить договор аренды нежилого помещенияОтветственность по договору поставки за просрочку оплатыКак принять на работуПричины продажи бизнесаСейф для трудовых книжекКак часто проводится специальная оценка условий трудаОбязанности заместителя генерального директораКак рассчитать налог на УСН доходы минус расходыДокументы для брачного договораКак платить взносы в ПФРДокументы для получения электронной подписиДокументы, чтобы закрыть ИПОбразец договора аренды с депозитомКогда заключается брачный договорДоговор отчужденияКак заключить договор арендыИП без работниковКак самому закрыть ИПБанк заблокировал счет по статье 115 ФЗКраткое описание обязанностей генерального директораВиды деятельности ИП по упрощенной системе налогообложенияИспытательный срок заносится в трудовуюОформление работника в ИПРегистрация ОООВиды директоров и их обязанностиСтраховые взносы свыше 300 тысяч рублейСколько должно быть выговоров, чтобы уволить работника
Полезные ссылки:
Расчет страховых взносов ИП Расчет взносов ИП Расчет фиксированных взносов ИП Что такое договор ГПХ Как ИП встать на учет в ФСС как работодателя В каком случае можно вернуть товар в магазин В какой срок ФСС оплачивает больничный Чем грозит увольнение по статье Могут ли уволить по статье за прогул Оформление по договору ГПХ — это официальное оформление? Могут ли уволить по статье за прогул В какой срок ФСС оплачивает больничный Уволить по статье за прогулы В каком случае можно вернуть товар в магазин Как рассчитать взносы в пенсионный для ИП за неполный год Как ИП узнать задолженность в пенсионном Блокировка онлайн-кассы через 30 дней Повестка на допрос в качестве свидетеля в налоговую Сколько раз в месяц выплачивают заработную плату Материальная ответственность работника перед работодателем по Трудовому кодексу Как правильно принять на работу Государственная регистрация договора Когда надо встать на учет по беременности, чтобы получить пособие Как избежать субсидиарной ответственности при банкротстве Отсрочка по налогам Документы для участия в электронном аукционе В каком случае можно вернуть товар Неустойка за просрочку поставки товара по договору поставки Когда должны перечислять отпускные Как перейти на патент с ЕНВД Перечень работников с полной материальной ответственностью Должностные обязанности генерального директора Договор бухгалтера о материальной ответственности Соглашение об обучении работника за счет средств работодателя: образец Когда можно заключить брачный договор Можно ли заключить брачный договор до регистрации брака Отчетность для ООО Срок выплат, если работник уходит в отпуск с последующим увольнением Сдать нулевую отчетность для ООО Как ИП платить взносы в пенсионный фонд Каких врачей надо проходить на медкомиссии на работу Как уволить сотрудника, если его посадили в тюрьму Какие выплаты положены, если получил травму на работе Сколько часов в неделю должен работать человек по Трудовому кодексу
Сохранить на всякий случай

Прекратить проверку с полицией

По закону налоговая или Роспотребнадзор могут прийти с проверкой и взять с собой полицию. Обычно такие проверки самые сложные, но есть способы пережить их с минимальными потерями.
14 декабря 2017
65939
57

Как ничего не пропустить

Подпишитесь
в соцсетях

Публикуем ссылку на статью,
как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка.

Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях —
ну что ж!
Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.