Как оформить сотрудника в ИП за шесть шагов

Упрощенная система оформления

Чтобы оформить сотрудника в штат по общим правилам, нужно составить правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, положение об оплате труда и премиях. Но для некоторых ИП и юридических лиц действует упрощенная система.

По упрощенной схеме могут работать ИП и ООО, которые считаются микропредприятиями. У них:

• выручка до 120 млн рублей в год;
• до 15 сотрудников в штате.

На сайте налоговой можно проверить, подходит ли ИП под критерии микропредприятия. Для этого нужно ввести в строку поиска ИНН, ОГРН, ОГРНИП, название предприятия или ФИО предпринимателя:

Открыть счет
для бизнеса в Модульбанке

Бесплатный тариф, защита от блокировок, вывод прибыли на личную карту без ограничений и специальные условия для маркетплейсов

Открыть счет бесплатно

Если ИП оказался в списке микропредприятий, он может оформлять сотрудников по упрощенной процедуре за шесть шагов:

• составить штатное расписание;
• заключить трудовой договор с сотрудником;
• издать приказ о принятии на работу;
• заполнить трудовую книжку;
• завести личную карточку;
• сдать отчет в Социальный фонд России.

Рассказываем о каждом шаге подробно.

Шаг 1. Составить штатное расписание

Штатное расписание — это внутренний документ о том, как все устроено в компании: какова структура, сколько работников и какие выплаты положены сотруднику. Это обязательный документ, чтобы оформить сотрудника в штат.

Вот что нужно заполнить в штатном расписании:

• название структурного подразделения в компании (в ИП Сергея их нет);
• порядковый номер работника;
• код должности, например «производственный персонал» (можно обойтись без кодирования, наказания за это нет);
• количество сотрудников в этой должности;
• оклад и надбавки;
• сумма.

Модульюрист

Юридическая поддержка вашего бизнеса по подписке. Безлимитные консультации, составление договоров, досудебных претензий, защита интересов в суде. От 12 490 рублей в месяц

Узнать больше

У Сергея из нашего примера жена — первый сотрудник. Ее оклад — 50 тыс. руб. Штатное расписание будет вот таким:

Сергею не нужно показывать себя в штатном расписании. По закону он не считается работником своего ИП.

Сергей заполняет штатное расписание и издает приказ о его утверждении.

После этого можно заключать трудовой договор с сотрудником.

Шаг 2. Составить трудовой договор

Чтобы принять Анну на работу, Сергей заключает с ней трудовой договор по форме для микропредприятий. Он включает в себя локальные нормативные акты, которые при заключении типового договора оформляются отдельно.

В договоре прописывают условия работы: график, зарплату, должность, место работы, условия труда.

В трудовом договоре есть существенные и дополнительные условия. Без существенных условий предприниматель при проверке может получить штраф до 10 тыс. руб. за каждого неправильно оформленного сотрудника. Дополнительные добавляют по желанию: они нужны, чтобы уточнить отношения между сотрудниками и работодателем.

Существенные условия:

• данные паспорта сотрудника и работодателя с полным ФИО;
• название компании;
• место и дата заключения трудового договора;
• срок действия договора;
• подразделение, филиал; информация о том, принимается ли сотрудник в основной или дополнительный офис;
• должность, профессия, специальность;
• дата начала работы — с какого дня сотрудник выходит на работу;
• гарантии и компенсации за работу в опасных условиях (за работу на нефтяных вышках на Крайнем Севере есть надбавки к зарплате, а на вредных производствах могут быть особые условия; Сергею этот пункт не нужен);
• условия оплаты и порядок выплат (например, можно прописать, что сотрудник получает оклад в 50 тыс. руб. и премию по итогам года в 80 тыс. руб.);
• пункт про обязательное страхование работника и страховые взносы за него;
• условия работы (тут пишут, как сотрудник будет работать: в офисе или постоянно передвигаться — например, если он торговый агент).

Если забыть внести какие-то из обязательных условий, договор все равно будет иметь юридическую силу. Но чтобы избежать штрафа, недостающие данные нужно включить в дополнительное соглашение к договору.

Дополнительно в договоре можно прописать все, что касается условий работы:

• испытательный срок (иначе сотрудник сразу начинает работать в штате);
• условия служебной или коммерческой тайны (можно прописать, какую информацию сотрудник не может разглашать);
• договоренность об обучении (можно заранее прописать, что сотрудник должен отработать год или другое время после обучения);
• дополнительное страхование (например, сотруднику компенсируют траты на лечение, если он работает на опасном производстве).

Сергей заполняет трудовой договор:

В договоре больше страниц, поэтому сверьтесь с нашим заполненным шаблоном.

Чтобы оформить трудовой договор, от сотрудника нужны такие документы:

• паспорт;
• СНИЛС;
• трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (для тех, кто перешел на ведение трудовой книжки в электронном виде);
• военный билет (для тех, кто состоит на учете в военкомате);
• ИНН, чтобы платить НДФЛ (если у работника нет ИНН, работодатель может узнать номер ИНН по паспорту на сайте налоговой);
• диплом или другой документ об образовании (он нужен, когда для работы требуются специальные знания: например, Анна будет работать переводчиком, поэтому ей нужен диплом);
• справка об отсутствии судимости (она нужна, например, репетиторам, которые работают с детьми);
• медицинская книжка (нужна, когда работа связана с людьми: поварам, официантам, парикмахерам, горничным; если у работника нет медицинской книжки, работодатель должен дать направление на медицинский осмотр и оформление документа).

Договор заключают в двух экземплярах. Подписать должны сотрудник и работодатель, и на это у них есть три дня после того, как сотрудник вышел на работу. Как только договор подписан, он вступает в силу.

Читайте также:

Как малому бизнесу нанять квалифицированного юриста

Если ИП работает с сотрудником без трудового договора, ему грозит штраф до 10 тыс. руб., за повторное нарушение — до 40 тыс. руб.

Шаг 3. Оформить приказ о приеме на работу

После договора нужно подписать приказ. По нему можно завести личную карточку и сделать запись в трудовой книжке. Вот утвержденная форма приказа:

После приказа можно делать запись в трудовой книжке.

Шаг 4. Сделать запись в трудовой книжке

Если сотрудник использует бумажную трудовую книжку, то при найме работодатель заполняет ее. Это нужно сделать, если сотрудник работает больше пяти дней.

Если работа у сотрудника первая, книжку заводить не нужно. В этом случае сведения о трудовой деятельности сразу начинают формироваться в электронном виде. Если сотрудник приходит со своей книжкой, ее нужно проверить на подлинность. Она может быть поддельной в двух случаях:

• сотрудник случайно купил ненастоящую;
• сотрудник решил обмануть работодателя, чтобы увеличить рабочий стаж или скрыть, что с предыдущего места работы его уволили за прогул.

У такой трудовой книжки нет юридической силы, и ее нужно переоформить, но расторгать договор не нужно. Сотрудник обходит все предыдущие места работы, получает копии приказов о приеме и увольнении, а текущий работодатель вносит дубликаты записей.

Чтобы проверить подлинность трудовой книжки, работодателю нужно сравнить год выпуска книжки с ее серийным номером. Если они совпадают, книжка настоящая.

Вот правила заполнения трудовой:

• писать без сокращений (нельзя написать «юр. отдел» или «по совмест-ву»);
• нельзя заходить за поля формы;
• для каждого места работы — свой порядковый номер.

Выглядит это так:

Если заполнить неправильно, неверную запись нужно зачеркнуть ровной линией и изменения внести сверху неверных данных

Если заполнить неправильно, порядок исправления такой:

• в графе 1 поставить порядковый номер, следующий за последней записью;
• в графу 2 вписать дату записи;
• в графе 3 написать: «Запись за номером таким-то недействительна» и написать правильный вариант;
• в графе 4 повторить номер приказа, по которому внесли неверную запись.

Чтобы нанимать сотрудников, предприниматель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек. Работодатель должен самостоятельно разработать форму книги учета трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 40 приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 г. № 320Н). В том числе можно пользоваться ранее действовавшей формой, утвержденной приказом Минтруда от 10.10.2003 г. № 69.

Такие книги продаются в обычных магазинах канцтоваров. Предприниматель покупает ее, прошивает, пломбирует и вписывает в нее сотрудников.

Сергей заполняет книгу учета:

После этого можно составить личную карточку Анны.

Шаг 5. Составить личную карточку

Личная карточка — информация о сотруднике, который работает в компании. В ней пишут номер приказа, данные паспорта, трудовой книжки, диплома, СНИЛС и военного билета.

Вот пример заполненной шапки личной карточки:

Это только первая страница личной карточки, на самом деле их больше — вот шаблон.

Карточку нужно хранить 50 лет.

Шаг 6. Сдать отчет в СФР

Когда ИП нанимает сотрудников, он платит за них пенсионные, социальные и медицинские страховые взносы.

Читайте также:

Нужен ли ИП бухгалтер и, если да, то какой?

При регистрации ИП налоговики сами направят сведения в фонд медицинского страхования.

С 2024 года фонды пенсионного и социального страхования объединились в Социальный фонд России (СФР). Отдельно регистрироваться в СФР предпринимателям в большинстве случаев не нужно. Исключение — только те ИП, которые наняли исполнителя по договору гражданско-правового характера и включили в этот договор условие об уплате страховых взносов на травматизм. На практике такая ситуация встречается редко.

Но при оформлении сотрудника по трудовому договору всем работодателям, включая ИП, необходимо предоставить отчет по форме ЕФС-1. В данном случае следует заполнить титульный лист отчета и подраздел 1.1 раздела 1.

Этот отчет нужно сдать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу. Получив форму ЕФС-1 после оформления первого работника, сотрудники СФР узнают, что ИП стал работодателем.

Если сотрудников больше десяти человек, то ЕФС-1 обязательно сдавать в электронном виде, а если меньше — можно и на бумаге.

За нарушения порядка сдачи ЕФС-1 предусмотрены штрафы (ст. 17 федерального закона № 27-ФЗ):

1. За просрочку подачи или искажение данных — 500 руб. за каждого сотрудника.
2. За сдачу отчета в бумажном виде, если положено в электронном, — 1000 руб.

Начиная с 2023 года большинство страховых взносов с зарплаты нужно платить в ФНС в рамках единого налогового платежа. Отдельно по реквизитам СФР платятся только взносы на травматизм.

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Узнать подробности