Продавцам: рассказываем о Модулькассе

Кому понадобится касса

54-ФЗ — закон об онлайн-кассах

Закон об онлайн-кассах вступил в силу с 1 февраля 2017 года. Часть предпринимателей обязали установить кассы, а другие получили отсрочку. С новыми кассами уже работают:

• предприниматели и компании на упрощенке или общей системе с оплатой картами и наличными;
• интернет-магазины с оплатой картами;
• все новые компании на упрощенке или общей системе налогообложения.

Скоро начнется вторая волна по установке онлайн-касс. С 1 июля 2018 года с кассой должны начать работать:

• ИП на патенте в рознице и общепите с сотрудниками в штате. Сюда относят магазины, кафе и рестораны с залами для гостей и без залов;
• ИП на ЕНВД и патенте, которые работают с сотрудниками.

Есть предприниматели, которые получают отсрочку до 1 июля 2019 года:

• ИП на ЕНВД или патенте без сотрудников;
• ИП без сотрудников, которые продают через вендинговые аппараты;
• компании и ИП, которые оказывают услуги населению.

Если ИП открыл кафе и работал без сотрудников, а потом нанял бариста, ему придется купить и зарегистрировать кассу. На это государство дает тридцать дней после заключения трудового договора.

Если нашли себя в списке тех, кому касса пока не нужна, советуем всё равно прочитать статью или сохранить на будущее. Потому что закон не отменят, ставить кассу придется, и лучше делать это заранее.

Кассы на любой вкус

Подберем оптимальный способ оплаты для вашего бизнеса

Узнать

Что умеет касса

Предприниматели говорят, что касса нужна, чтобы выполнить правила закона. Это как медосмотр для галочки: вроде все отметки от врачей есть, но о своем здоровье ничего не знаешь. Так и с кассой: в ней есть какие-то функции, о них рассказывали при продаже, но главное, что касса выбивает чеки.

На практике у кассы есть функции, которые помогают сокращать издержки и повышать продажи. Вот что есть в Модулькассе:

• сама себя регистрирует в налоговой;
• собирает информацию и делает отчеты, по которым можно видеть падение и рост выручки, отслеживать добросовестность продавцов;
• одновременно работает с розницей и интернет-магазином;
• передает чеки нужному курьеру;
• загружает товары через файл в экселе, 1С, Мой склад;
• показывает популярные товары, чтобы формировать ассортимент.

Теперь о каждой функции подробнее.

Регистрация в налоговой без заполнения форм

Часть производителей продают установку кассы как дополнительную услугу, потому что это сложно и долго. Чтобы начать работать с кассой, нужно заключить договор с оператором фискальных данных, купить квалифицированную электронную подпись, зарегистрировать кассу в личном кабинете налоговой. Если электронной подписи нет, придется делать то же самое и несколько раз ходить в налоговую.

На каждом этапе можно допустить ошибку: написать не ту цифру в номере кассы или неправильный адрес своей компании. Иногда цена ошибки — фискальный накопитель, он стоит от шести тысяч рублей. Предприниматель тратит время на изучение процедур и выверение цифр при регистрации, хотя мог бы вести переговоры, следить за магазинами и искать дешевых поставщиков.

С Модулькассой мы делаем по-другому Сначала покупатель кассы регистрирует личный кабинет на сайте Модулькассы, для этого нужны почта, телефон и ИНН.

Чтобы связать саму кассу и личный кабинет, нужно вбить код из личного кабинета в кассу. Через этот личный кабинет владелец магазина будет работать с кассой: управлять товарами, смотреть выручку и средний чек, отслеживать работу продавцов.

Теперь регистрируем кассу у оператора фискальных данных и в налоговой. Это занимает 40 минут. Когда налоговая узнает о кассе, на кассу придет уведомление.

Отчеты с показателями бизнеса

Онлайн-кассы умеют считать статистику, которую можно использовать для продаж:

• по выручке,
• среднему чеку и количеству чеков,
• сумме возвратов,
• выручке по товарам,
• выручке и количеству чеков на каждого кассира,
• по часам и дням,
• наличной или безналичной оплате.

В личном кабинете Модулькассы можно выбрать, какие показатели нужны:

По статистике можно посмотреть, в какие часы и дни покупатели покупают больше. Может оказаться, что магазин работает с десяти утра до восьми вечера, при этом с 10 до 11 продажи мелкие и разовые, а с 19 до 20 — пик продаж. Тогда владелец может пересмотреть график: открывать магазин позже, но оплачивать лишний час работы продавцов вечером.

По графику выручки владелец видит, в какие дни продажи упали:

Причины бывают разными, но если есть статистика, по ней уже можно сделать выводы. Например:

в этот день не завезли мультизлаковый хлеб, а его покупают больше всего. Или этот хлеб закончился в середине дня. Значит, его надо закупать больше;

работал один и тот же кассир. Возможно, стоит проверить его работу. Вдруг он продает мимо кассы, а деньги берет себе, или хамит покупателям, и они уходят без покупки;

это выходной, а в выходной покупают меньше. Тогда можно сократить рабочий день продавца, сэкономить на зарплате и электричестве.

В экселе такую статистику тоже можно собрать, но нужно искать закономерности, строить графики. В личном кабинете кассы это всё работает само.

Менеджер в личном кабинете может отслеживать работу кассира и получать информацию, сколько и когда они продали. Менеджер видит, когда кассир открыл смену и когда ее закрыл. Так можно отследить, что сотрудник приходит вовремя и не уходит пораньше с работы.

Отчеты можно смотреть в реальном времени в личном кабинете или получать их на почту и в телеграм в одно и то же время по расписанию.

Одновременная работа с розницей и интернет-магазином

До нового закона интернет-магазины не работали с кассой. Они получали оплату через эквайринг и отправляли клиенту квитанцию. С новым законом нужно фискализировать чек и отправлять его покупателю на электронную почту.

Если одновременно работает интернет-магазин и розничная точка с пунктом выдачи, нужно две кассы. Одна будет выбивать бумажные чеки, а другая — электронные и отправлять покупателю на почту. Мы сделали так, что одна касса выбивает чек рознице и интернет-магазину.

К интернет-магазину подключены Яндекс-деньги. Чтобы оплатить товар, покупатель через Яндекс-деньги вводит данные карты.

Во время оплаты чек приходит на кассу, которая стоит в розничной точке.

Касса фискализирует чек, но не печатает его на бумаге, а отправляет на электронный адрес покупателя.

Продажа отображается в Яндекс-деньгах, на сайте оператора фискальных данных. Если нужно, налоговая запросит отчеты и увидит, что магазин работает честно.

По закону одна смена в магазине должна длиться не больше суток. Кассы должны ставить отметки о сменах, и если окажется, что одна и та же смена идет уже 28 часов, магазин получит штраф.

Модулькассу для интернет-магазина можно настроить так, что она сама открывает и закрывает смены. Покупатель оплачивает покупку, касса отмечает длительность смены. Если смена длится больше суток, она ее закрывает, открывает новую и обрабатывает эту покупку в новой смене. Если меньше суток, пробивает в текущую смену.

Чеки заказов для курьеров

Клиент может сделать заказ в интернет-магазине, но оплачивать не картой на сайте, а курьеру при получении. Если в заказе несколько товаров, клиент может от некоторых отказаться. Например, клиент заказал три рубашки, но когда пришел курьер, решил отказаться от одной. Курьер уберет эту рубашку из заказа и пробьет чек.

В Модулькассе мы делаем это с помощью чеков заказа. В личном кабинете кассир или менеджер создает заказ клиента. Он добавляет в него товары, которые заказал покупатель:

Кассир не пробивает чек, менеджер отправляет его на кассу нужному курьеру. Курьер приходит к клиенту, видит заказ в кассе, может его отредактировать, удалить товары, которые не понравились покупателю. Только когда покупатель оплачивает покупку, курьер выбивает чек.

Загрузка товаров через эксель, 1С, Мой склад

В маленьких магазинах ассортимент небольшой, поэтому менеджер или кассир может добавить список товаров в кассу с помощью файла экселя. Вот как это происходит:

Если позиций мало, кассир может выбивать товары по свободной цене. Он при покупателе выбирает нужный товар в кассе, ставит его стоимость и выбивает чек.

Большие магазины обычно работают как ООО. По закону в чеке им нужно полное наименование товара, а в ассортименте может быть несколько тысяч товаров. Цены периодически меняются. Они хранят матрицу товаров в 1С, Битриксе, Моем складе.

Касса интегрируется с этими системами и берет из них справочник товаров. Касса понимает, что это за товары, по какой цене продаются. Как только цена на товар в 1С изменилась, она обновляется и в кассе.

Касса становится источником информации для 1С и Моего склада о продажах. Как только касса выбивает чек, 1С получает информацию, что продали, по какой цене, по каким товарам был возврат. В 1С информация о продажах поступает в конце смены.

Отчет по популярным товарам

В магазинах приходится проводить инвентаризацию, чтобы понимать, что продается хорошо, а что плохо. Обычно ее делают раз в неделю, но бывает и реже. Между инвентаризациями предприниматель покупает товары, которые могут продаваться плохо, но он об этом не знает.

Касса показывает статистику по каждому товару. Предприниматель в реальном времени видит, что продается хорошо, а что постоянно залеживается:

Предприниматель видит, по каким товарам надо создать запас, а какие убрать из ассортимента.

В кафе продаются эклеры, пончики, торты и черничный пирог.

К концу дня всё продают, а черничный пирог — нет, его приходится выбрасывать.

По кассе предприниматель понимает, что за неделю ему приходится выбрасывать по десять кусков пирога. С пирогом все хорошо, но его не любят. Он анализирует отчеты и заказывает абрикосовый пирог. Продажи растут.

Без кассы пришлось бы сверять остатки в экселе. И у пирога был бы шанс, а предприниматель терпел бы убытки.

Касса показывает продажи в любой момент. Если популярный товар в ассортименте заканчивается, его можно успеть подвезти.

Кассы на любой вкус

Подберем оптимальный способ оплаты для вашего бизнеса

Узнать