Как онлайн-касса помогает вести бизнес и отслеживать показатели | Модульбанк—Дело
Получать почтой Подписаться

Продавцам: рассказываем о Модулькассе

Предприниматели говорят, что касса нужна, чтобы следовать требованиям закона и не получить штраф. А когда работают с ней, оказывается, что в кассе много полезных функций. Они помогают вести бизнес, следить за работой кассиров, формировать ассортимент.

Кому понадобится касса Что умеет касса Регистрация в налоговой без заполнения форм Отчеты с показателями бизнеса Одновременная работа с розницей и интернет-магазином Чеки заказов для курьеров Загрузка товаров через эксель, 1С, Мой склад Отчет по популярным товарам

Мы продолжаем серию статей о кассах. Прежде чем читать эту статью, советуем прочитать другие, чтобы знать матчасть:

Как выбрать кассу для интернет-магазина

Как не переплатить за кассу

Кассы в вопросах и ответах

Кассы для розницы

Кассы для интернет-магазинов

На этот раз рассказываем, почему касса нужна не только для чеков. Будем объяснять на примере Модулькассы, потому что знаем ее лучше всего.


Кому понадобится касса



Закон об онлайн-кассах вступил в силу с 1 февраля 2017 года. Часть предпринимателей обязали установить кассы, а другие получили отсрочку. С новыми кассами уже работают:


54-ФЗ — закон об онлайн-кассах

предприниматели и компании на упрощенке или общей системе с оплатой картами и наличными;

интернет-магазины с оплатой картами;

все новые компании на упрощенке или общей системе налогообложения.


Скоро начнется вторая волна по установке онлайн-касс. С 1 июля 2018 года с кассой должны начать работать:


ИП на патенте в рознице и общепите с сотрудниками в штате. Сюда относят магазины, кафе и рестораны с залами для гостей и без залов;

ИП на ЕНВД и патенте, которые работают с сотрудниками.


Есть предприниматели, которые получают отсрочку до 1 июля 2019 года:


ИП на ЕНВД или патенте без сотрудников;

ИП без сотрудников, которые продают через вендинговые аппараты;

компании и ИП, которые оказывают услуги населению.


Если ИП открыл кафе и работал без сотрудников, а потом нанял бариста, ему придется купить и зарегистрировать кассу. На это государство дает тридцать дней после заключения трудового договора.

Если нашли себя в списке тех, кому касса пока не нужна, советуем всё равно прочитать статью или сохранить на будущее. Потому что закон не отменят, ставить кассу придется, и лучше делать это заранее.


Что умеет касса

Предприниматели говорят, что касса нужна, чтобы выполнить правила закона. Это как медосмотр для галочки: вроде все отметки от врачей есть, но о своем здоровье ничего не знаешь. Так и с кассой: в ней есть какие-то функции, о них рассказывали при продаже, но главное, что касса выбивает чеки.

На практике у кассы есть функции, которые помогают сокращать издержки и повышать продажи. Вот что есть в Модулькассе:


сама себя регистрирует в налоговой;

собирает информацию и делает отчеты, по которым можно видеть падение и рост выручки, отслеживать добросовестность продавцов;

одновременно работает с розницей и интернет-магазином;

передает чеки нужному курьеру;

загружает товары через файл в экселе, 1С, Мой склад;

показывает популярные товары, чтобы формировать ассортимент.


Теперь о каждой функции подробнее.


Регистрация в налоговой без заполнения форм

Часть производителей продают установку кассы как дополнительную услугу, потому что это сложно и долго. Чтобы начать работать с кассой, нужно заключить договор с оператором фискальных данных, купить квалифицированную электронную подпись, зарегистрировать кассу в личном кабинете налоговой. Если электронной подписи нет, придется делать то же самое и несколько раз ходить в налоговую.


На каждом этапе можно допустить ошибку: написать не ту цифру в номере кассы или неправильный адрес своей компании. Иногда цена ошибки — фискальный накопитель, он стоит от шести тысяч рублей. Предприниматель тратит время на изучение процедур и выверение цифр при регистрации, хотя мог бы вести переговоры, следить за магазинами и искать дешевых поставщиков.

6000 ₽

цена ошибки при установке кассы


С Модулькассой мы делаем по-другому Сначала покупатель кассы регистрирует личный кабинет на сайте Модулькассы, для этого нужны почта, телефон и ИНН.

Чтобы связать саму кассу и личный кабинет, нужно вбить код из личного кабинета в кассу. Через этот личный кабинет владелец магазина будет работать с кассой: управлять товарами, смотреть выручку и средний чек, отслеживать работу продавцов.

Теперь регистрируем кассу у оператора фискальных данных и в налоговой. Это занимает 40 минут. Когда налоговая узнает о кассе, на кассу придет уведомление.


Отчеты с показателями бизнеса

Онлайн-кассы умеют считать статистику, которую можно использовать для продаж:


по выручке,

среднему чеку и количеству чеков,

сумме возвратов,

выручке по товарам,

выручке и количеству чеков на каждого кассира,

по часам и дням,

наличной или безналичной оплате.


В личном кабинете Модулькассы можно выбрать, какие показатели нужны:

Показатели выручки Модулькассы


По статистике можно посмотреть, в какие часы и дни покупатели покупают больше. Может оказаться, что магазин работает с десяти утра до восьми вечера, при этом с 10 до 11 продажи мелкие и разовые, а с 19 до 20 — пик продаж. Тогда владелец может пересмотреть график: открывать магазин позже, но оплачивать лишний час работы продавцов вечером.

По графику выручки владелец видит, в какие дни продажи упали:

Снижение выручки


Причины бывают разными, но если есть статистика, по ней уже можно сделать выводы. Например:


в этот день не завезли мультизлаковый хлеб, а его покупают больше всего. Или этот хлеб закончился в середине дня. Значит, его надо закупать больше;

работал один и тот же кассир. Возможно, стоит проверить его работу. Вдруг он продает мимо кассы, а деньги берет себе, или хамит покупателям, и они уходят без покупки;

это выходной, а в выходной покупают меньше. Тогда можно сократить рабочий день продавца, сэкономить на зарплате и электричестве.


В экселе такую статистику тоже можно собрать, но нужно искать закономерности, строить графики. В личном кабинете кассы это всё работает само.

Менеджер в личном кабинете может отслеживать работу кассира и получать информацию, сколько и когда они продали. Менеджер видит, когда кассир открыл смену и когда ее закрыл. Так можно отследить, что сотрудник приходит вовремя и не уходит пораньше с работы.

Отчеты можно смотреть в реальном времени в личном кабинете или получать их на почту и в телеграм в одно и то же время по расписанию.


Одновременная работа с розницей и интернет-магазином

До нового закона интернет-магазины не работали с кассой. Они получали оплату через эквайринг и отправляли клиенту квитанцию. С новым законом нужно фискализировать чек и отправлять его покупателю на электронную почту.

Если одновременно работает интернет-магазин и розничная точка с пунктом выдачи, нужно две кассы. Одна будет выбивать бумажные чеки, а другая — электронные и отправлять покупателю на почту. Мы сделали так, что одна касса выбивает чек рознице и интернет-магазину.


К интернет-магазину подключены Яндекс-деньги. Чтобы оплатить товар, покупатель через Яндекс-деньги вводит данные карты.

Во время оплаты чек приходит на кассу, которая стоит в розничной точке.

Касса фискализирует чек, но не печатает его на бумаге, а отправляет на электронный адрес покупателя.

Продажа отображается в Яндекс-деньгах, на сайте оператора фискальных данных. Если нужно, налоговая запросит отчеты и увидит, что магазин работает честно.


По закону одна смена в магазине должна длиться не больше суток. Кассы должны ставить отметки о сменах, и если окажется, что одна и та же смена идет уже 28 часов, магазин получит штраф.

Модулькассу для интернет-магазина можно настроить так, что она сама открывает и закрывает смены. Покупатель оплачивает покупку, касса отмечает длительность смены. Если смена длится больше суток, она ее закрывает, открывает новую и обрабатывает эту покупку в новой смене. Если меньше суток, пробивает в текущую смену.


Чеки заказов для курьеров

Клиент может сделать заказ в интернет-магазине, но оплачивать не картой на сайте, а курьеру при получении. Если в заказе несколько товаров, клиент может от некоторых отказаться. Например, клиент заказал три рубашки, но когда пришел курьер, решил отказаться от одной. Курьер уберет эту рубашку из заказа и пробьет чек.

В Модулькассе мы делаем это с помощью чеков заказа. В личном кабинете кассир или менеджер создает заказ клиента. Он добавляет в него товары, которые заказал покупатель:

Заказы для курьера

Кассир не пробивает чек, менеджер отправляет его на кассу нужному курьеру. Курьер приходит к клиенту, видит заказ в кассе, может его отредактировать, удалить товары, которые не понравились покупателю. Только когда покупатель оплачивает покупку, курьер выбивает чек.

Загрузка товаров через эксель, 1С, Мой склад

В маленьких магазинах ассортимент небольшой, поэтому менеджер или кассир может добавить список товаров в кассу с помощью файла экселя. Вот как это происходит:

Загрузка через эксель

Если позиций мало, кассир может выбивать товары по свободной цене. Он при покупателе выбирает нужный товар в кассе, ставит его стоимость и выбивает чек.

Большие магазины обычно работают как ООО. По закону в чеке им нужно полное наименование товара, а в ассортименте может быть несколько тысяч товаров. Цены периодически меняются. Они хранят матрицу товаров в 1С, Битриксе, Моем складе.

Касса интегрируется с этими системами и берет из них справочник товаров. Касса понимает, что это за товары, по какой цене продаются. Как только цена на товар в 1С изменилась, она обновляется и в кассе.

Касса становится источником информации для 1С и Моего склада о продажах. Как только касса выбивает чек, 1С получает информацию, что продали, по какой цене, по каким товарам был возврат. В 1С информация о продажах поступает в конце смены.


Отчет по популярным товарам

В магазинах приходится проводить инвентаризацию, чтобы понимать, что продается хорошо, а что плохо. Обычно ее делают раз в неделю, но бывает и реже. Между инвентаризациями предприниматель покупает товары, которые могут продаваться плохо, но он об этом не знает.

Касса показывает статистику по каждому товару. Предприниматель в реальном времени видит, что продается хорошо, а что постоянно залеживается:

Популярные товары

Предприниматель видит, по каким товарам надо создать запас, а какие убрать из ассортимента.


В кафе продаются эклеры, пончики, торты и черничный пирог.

К концу дня всё продают, а черничный пирог — нет, его приходится выбрасывать.

По кассе предприниматель понимает, что за неделю ему приходится выбрасывать по десять кусков пирога. С пирогом все хорошо, но его не любят. Он анализирует отчеты и заказывает абрикосовый пирог. Продажи растут.


Новые законы, полезные сервисы и шаблоны документов для бизнеса — в нашем Телеграме. Подписывайтесь!


Без кассы пришлось бы сверять остатки в экселе. И у пирога был бы шанс, а предприниматель терпел бы убытки.

Касса показывает продажи в любой момент. Если популярный товар в ассортименте заканчивается, его можно успеть подвезти.



Еще интересно

27 апреля
Касса в интернет-магазин