Выбираем фискальный накопитель

Что такое фискальный накопитель

Фискальный накопитель — устройство для кассы. Накопитель превращает обычную кассу в онлайн, потому что записывает сведения о покупке и передает в налоговую. Для налоговой это способ узнать, сколько прошло денег через кассу и сколько налогов ждать.

Накопитель — серый прямоугольник, он меньше спичечного коробка. Накопитель записывает больше двадцати параметров покупки: от номера чека за смену и имени кассира до даты и суммы покупки

Кассу нельзя использовать без накопителя. Такая касса посчитает стоимость покупки и даже пробьет чек, но чек не попадет в налоговую, а это нарушение закона. За это бывают штрафы:

Штраф за кассу без накопителя — 14.5 КоАП

• для ИП — 10 000 рублей за чек. Налоговая вправе считать каждый чек в отдельности: магазин не передал чеки за три покупки, с него 30 000 рублей. Даже если между покупками разница в пять секунд;
• для компании — до 100% от суммы чека и не менее 30 000 рублей;
• для всех — приостановка работы на 90 дней при повторных нарушениях закона. Например, продажа с неправильным чеком или без фискального накопителя.

Налоговая узнает о работе без накопителя: может прийти с проверкой и вживую посмотреть на кассу и чеки. А может подождать жалобы покупателей, для этого есть приложение. Как налоговая узнает о продажах без кассы и накопителя, рассказываем в статье «Дела».

Когда менять накопитель

Если с накопителем что-то случается, кассир или собственник узнает об этом. Кассы сообщают о неполадках по-разному: одна печатает чек с ошибкой, другая пишет сообщение в приложении, третья отправляет письмо. Способы зависят от программы, на которой работает касса.

У Модулькассы есть приложение и личный кабинет для работы с компьютера. Если с накопителем непорядок, касса скажет об этом везде и заранее. Допустим, заканчивается срок действия накопителя: в приложении сообщение появится за месяц до окончания срока, в личном кабинете — за пятьдесят дней.

Вот частые причины для смены накопителя.

Закончился срок службы. Срок службы у накопителя меньше, чем у кассы. Касса отработает пять лет или дольше — это зависит от качества устройства и как с ним обращается продавец. При этом любой фискальный накопитель проработает не больше трех лет.

Сменился собственник кассы. Накопитель привязан к кассе, которая зарегистрирована на конкретного собственника. Собственник определяется по ИНН компании. Допустим, кофейня продает кассу бургерной, теперь у нее другой собственник с другим ИНН. Чтобы налоги считались по продажам нового собственника, он меняет накопитель в кассе и регистрирует ее на себя.

Накопитель сломался. Накопитель — техническое устройство, а они ломаются.

Производители фискальных накопителей

Новый накопитель можно купить в компании, где покупали кассу, или у производителя. Неважно, у кого берете накопитель, важно обратить внимание на два критерия: срок действия накопителя и формат фискальных данных. Иначе есть риск выбрать не тот накопитель.

Срок действия накопителя

Требования к фискальному накопителю

У накопителей есть срок действия: одни работают год, другие — три. Срок службы накопителя зависит от вида бизнеса и системы налогообложения. Например, для киоска с сигаретами подходит накопитель только на 13 месяцев, для молочной лавки может подойти накопитель на 15 или 36 месяцев.

Для торговли подакцизными товарами и в автономном режиме свои особенности. Накопители для такого бизнеса работают 13 месяцев. Даже если купить накопитель со сроком службы три года, он всё равно отработает тринадцать месяцев.

Чтобы удобнее было выбирать накопитель, мы собрали таблицу со сроком работы накопителя в зависимости от бизнеса. Таблицу можно скачать и сохранить к себе в закладки.

Чтобы проверить срок действия накопителя, понадобится его паспорт. Обычно он идет вместе с накопителем в одной коробке, а срок указывается на обратной стороне паспорта.

Паспорты фискальных накопителей выглядят одинаково, независимо от модели и производителя. Срок службы — на второй странице паспорта

Чаще всего производители публикуют паспорт накопителя на своем сайте, рядом с описанием накопителя.

“Рик” — один из производителей фискальных накопителей. Он опубликовал паспорт на главной странице сайта

Если на сайте паспорта нет, остается звонить менеджерам и спрашивать по телефону.

Формат фискальных данных

Описание форматов фискальных данных

Еще один критерий для выбора накопителя — формат фискальных данных. Фискальные данные — сведения, которые налоговая получает с кассовых документов. Например, с чека продажи и возврата, бланка строгой отчетности.

Формат, в котором передаются сведения, разрабатывает налоговая. В 2018 году есть три формата: 1.0, 1.05 и 1.1. Форматы отличаются полнотой сведений о покупке. Например, по формату 1.0 не надо указывать место покупки в чеке, а по 1.1 — это обязательный пункт.

Приказ об изменениях в формате фискальных документов

С января 2019 года останется два формата — 1.05 и 1.1. Если покупаете накопитель, советуем выбрать формат 1.1, потому что так больше шансов, что накопитель не придется менять из-за новых требований.

Реестр фискальных накопителей

Чтобы проверить формат, нужно пойти в реестр фискальных накопителей. Заходите на сайт налоговой, скачиваете реестр, находите нужную модель и смотрите на строку «Формат фискальных данных»:

В реестре есть модели накопителей, которые поддерживают все форматы или только два. Проверка форматов занимает пять минут, но лучше их потратить, чтобы выбрать подходящий

Если выбираете накопитель, мой совет — обращать внимание на три критерия: срок действия накопителя, формат данных и цена. О цене поговорим в другой раз.