На сайт банка

Фискальный накопитель нужен, чтобы использовать кассу. Он работает 410, 470, 560 или 1110 дней. Срок службы накопителя зависит от системы налогообложения и деятельности организации. Если закончился срок работы, фискальный накопитель приходится менять и снова регистрировать в ФНС. Накопители стоят от 10 до 16 тыс. руб. Чтобы вы не потратили деньги зря, рассказываем о критериях выбора накопителя.

Эксперт — Иван Андреев, руководитель отдела сервиса, подключения и сопровождения «Сотрудники». Записали Виктория Воропаева и Татьяна Иншакова, копирайтер Модулькассы.

Что такое фискальный накопитель

Фискальный накопитель — устройство для кассы, которое хранит и шифрует чеки и передает их в налоговую. Для налоговой это способ узнать, сколько прошло денег через кассу и сколько налогов ждать. Если касса работает в автономном режиме и не передает данные в налоговую, накопитель все равно нужен.

Накопитель — серый квадрат, он меньше спичечного коробка. Накопитель записывает больше двадцати параметров покупки: от номера чека за смену и имени кассира до даты и суммы покупки

Кассу нельзя использовать без накопителя. Такая касса посчитает стоимость покупки и даже пробьет чек, но чек не попадет в налоговую, а это нарушение закона. За это бывают штрафы:

  • для ИП — 10 тыс. руб. за чек (налоговая вправе считать каждый чек в отдельности: магазин не передал чеки за три покупки — с него 30 тыс. руб., даже если между покупками разница в пять секунд);
  • для компании — до 100% от суммы чека и не менее 30 тыс. руб.;
  • для всех — приостановка работы на 90 дней при повторных нарушениях закона (например, при продаже с неправильным чеком или без фискального накопителя).

Налоговая узнает о работе без накопителя: может прийти с проверкой и вживую посмотреть на кассу и чеки. А может подождать жалобы покупателей, для этого есть приложение.

Онлайн-кассы
для любого вида бизнеса

Большой выбор оборудования в собственность или в аренду. Аренда за 2000 руб. в месяц, потом касса переходит в вашу собственность. До 31 октября — акция: при открытии счета ставка по торговому эквайрингу 0%

Когда менять накопитель

Если с накопителем что-то случается, кассир или собственник узнают об этом. Кассы сообщают о неполадках по-разному: одни печатают чек с ошибкой, другие пишут сообщение в приложении, третьи отправляют письмо. Способы зависят от программы, на которой работает касса.

У Модулькассы есть приложение и личный кабинет для работы с компьютера. Если с накопителем непорядок, касса скажет об этом везде и заранее. Допустим, заканчивается срок действия накопителя — в приложении сообщение появится за месяц до окончания срока, в личном кабинете — за 50 дней.

Вот частые причины для смены накопителя.

Закончился срок службы. Срок службы у накопителя меньше, чем у кассы. Касса отработает пять лет или дольше — это зависит от качества устройства и того, как с ним обращается продавец. При этом любой фискальный накопитель проработает не больше трех лет.

Сменился собственник кассы. Накопитель привязан к кассе, которая зарегистрирована на конкретного собственника. Собственник определяется по ИНН компании. Допустим, кофейня продает кассу бургерной, теперь у нее другой собственник с другим ИНН. Чтобы налоги считались по продажам нового собственника, он меняет накопитель в кассе и регистрирует ее на себя.

Накопитель сломался. Накопитель — техническое устройство, а они ломаются.

Новый накопитель можно купить в компании, где покупали кассу, или у производителя. Неважно, у кого берете накопитель, важно обратить внимание на два критерия: срок действия накопителя и формат фискальных данных. Иначе есть риск выбрать не тот накопитель.

Срок действия накопителя

У накопителей есть срок действия: одни работают 15 месяцев, другие — 36. Срок службы накопителя зависит от вида бизнеса и системы налогообложения. Например, для киоска с сигаретами подходит накопитель только на 15 месяцев, для молочной лавки может подойти накопитель на 15 или 36 месяцев.

При торговле подакцизными товарами и в автономном режиме свои особенности. Накопители для работы в автономном режиме работают 15 месяцев, для работы с подакцизными товарами — 13 месяцев. Даже если купить накопитель со сроком службы три года, он все равно отработает только 13 или 15 месяцев. После окончания срока действия использованный накопитель нужно хранить в течение пяти лет.

Чтобы удобнее было выбирать накопитель, мы составили таблицу со сроками работы накопителей в зависимости от бизнеса. Таблицу можно скачать и сохранить к себе в закладки.

Срок действия накопителя

15 месяцев

36 месяцев

Какому бизнесу подходит

Предпринимателям, работа которых зависит от сезона

Компаниям и ИП, которые работают по УСН или ЕСХН

Бизнесу, который совмещает сразу два режима налогообложения, включая ОСН. Например, ИП, который работает на ОСН и пользуется патентом

ИП, которые работают по патенту

Бизнесу в маленьких населенных пунктах, где нет интернета. Онлайн-касса в этом случае работает в автономном режиме и не передает в налоговую чеки через ОФД

ИП или компаниям, которые являются платежными агентами и принимают от физических лиц платежи наличными (например, за коммунальные услуги, услуги мобильной и телефонной связи, интернет)

ИП или компаниям, работающим по УСН, если они продают подакцизные товары, например табачные изделия или алкоголь

Если пользоваться фискальным накопителем, который не подходит по сроку к виду деятельности, ИП могут оштрафовать на 1,5−3 тыс. руб., малый бизнес — на 2,5−5 тыс. руб., для крупных и средних предприятий штраф составит 5−10 тыс. руб.

Чтобы проверить срок действия накопителя, понадобится его паспорт. Обычно он идет вместе с накопителем в одной коробке, а срок указывается на обратной стороне паспорта.

Некоторые производители публикуют паспорт накопителя на своем сайте, рядом с описанием накопителя.

«Эвотор» — один из производителей фискальных накопителей. Он опубликовал паспорт изделия на главной странице сайта
Вот как указывают в паспорте накопителя срок его службы

Если на сайте продавца паспорта нет, найдите официальный сайт производителя накопителя и скачайте паспорт там.

Формат фискальных данных

Еще один критерий для выбора накопителя — формат фискальных данных (ФФД). Фискальные данные — сведения, которые налоговая получает из кассовых документов — например, из чека продажи и возврата, бланка строгой отчетности.

Формат, в котором передаются сведения, разрабатывает налоговая. В 2023 году есть такие форматы:

  • 1.05, 1.1, 1.2 — их поддерживают накопители ФН-1.1 М;
  • 1.05, 1.1, 1.2 — их поддерживают накопители ФН-1.2.

Все актуальные модели накопителей из реестра ФНС поддерживают формат фискальных данных 1.2. Исключение составляют случаи, когда предприниматель использует ранее приобретенный накопитель без поддержки ФФД 1.2, у которого еще не истек срок действия.

Чтобы проверить формат, нужно пойти в реестр фискальных накопителей. Заходите на сайт налоговой, скачиваете реестр, находите нужную модель и смотрите на строку 6 — «Формат фискальных данных»:

В реестре есть модели накопителей, которые поддерживают все форматы или только два. Проверка форматов занимает пять минут, но лучше их потратить, чтобы выбрать подходящий

Если выбираете накопитель, мой совет — обращать внимание на три критерия: срок действия накопителя, формат данных и цена. О цене поговорим в другой раз.

Онлайн-кассы для любого вида бизнеса

Большой выбор оборудования в собственность или в аренду. Аренда за 2000 руб. в месяц, потом касса переходит в вашу собственность. До 31 октября — акция: при открытии счета ставка по торговому эквайрингу 0%

Начать
Еще какие-то статьи
Продажи Предприниматели попросили власти не ограничивать скидки от маркетплейсов
Предприниматели попросили власти не ограничивать скидки от маркетплейсов
15 июля
23 мин
Советы Утечки персональных данных в 2025 году: что это такое и что делать
Утечки персональных данных в 2025 году: что это такое и что делать
А еще все про новые штрафы и как их избежать
14 июля
2 мин
Подписаться в Телеграме
Перейти на канал
Подпишитесь на нас в Телеграме
Топчик
Нужна ли ИП учетная политика?
Советы

Нужна ли ИП учетная политика?

И что будет, если ее нет
Подборка грантов для бизнеса на одежде в 2025 году
Рынок

Подборка грантов для бизнеса на одежде в 2025 году

Что делать, если сотрудник ушел в запой
Советы

Что делать, если сотрудник ушел в запой

Заголовок смешной, ситуация страшная
Озеленение балконов, лагеря для взрослых и аудиоквесты — необычные способы зарабатывать летом
Рынок

Озеленение балконов, лагеря для взрослых и аудиоквесты — необычные способы зарабатывать летом

Подборка нестандартных сезонных бизнесов
Наталья Брянцева, бренд ювелирных украшений Avgvst
Биографии

Наталья Брянцева, бренд ювелирных украшений Avgvst

Как сменить коды ОКВЭД
Советы

Как сменить коды ОКВЭД

Готовая инструкция, чтобы все сделать правильно
Как ничего не пропустить
Подпишитесь
в соцсетях

Публикуем ссылку на статью,
как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка.

Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях —
ну что ж!
Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.