Выбираем фискальный накопитель

Что такое фискальный накопитель

Фискальный накопитель — устройство для кассы, которое хранит и шифрует чеки и передает их в налоговую. Для налоговой это способ узнать, сколько прошло денег через кассу и сколько налогов ждать. Если касса работает в автономном режиме и не передает данные в налоговую, накопитель все равно нужен.

Накопитель — серый квадрат, он меньше спичечного коробка. Накопитель записывает больше двадцати параметров покупки: от номера чека за смену и имени кассира до даты и суммы покупки

Кассу нельзя использовать без накопителя. Такая касса посчитает стоимость покупки и даже пробьет чек, но чек не попадет в налоговую, а это нарушение закона. За это бывают штрафы:

• для ИП — 10 тыс. руб. за чек (налоговая вправе считать каждый чек в отдельности: магазин не передал чеки за три покупки — с него 30 тыс. руб., даже если между покупками разница в пять секунд);
• для компании — до 100% от суммы чека и не менее 30 тыс. руб.;
• для всех — приостановка работы на 90 дней при повторных нарушениях закона (например, при продаже с неправильным чеком или без фискального накопителя).

Налоговая узнает о работе без накопителя: может прийти с проверкой и вживую посмотреть на кассу и чеки. А может подождать жалобы покупателей, для этого есть приложение.

Онлайн-кассы
для любого вида бизнеса

Большой выбор оборудования в собственность или в аренду. Аренда за 2000 руб. в месяц, потом касса переходит в вашу собственность. До 31 октября — акция: при открытии счета ставка по торговому эквайрингу 0%

Начать

Когда менять накопитель

Если с накопителем что-то случается, кассир или собственник узнают об этом. Кассы сообщают о неполадках по-разному: одни печатают чек с ошибкой, другие пишут сообщение в приложении, третьи отправляют письмо. Способы зависят от программы, на которой работает касса.

У Модулькассы есть приложение и личный кабинет для работы с компьютера. Если с накопителем непорядок, касса скажет об этом везде и заранее. Допустим, заканчивается срок действия накопителя — в приложении сообщение появится за месяц до окончания срока, в личном кабинете — за 50 дней.

Вот частые причины для смены накопителя.

Закончился срок службы. Срок службы у накопителя меньше, чем у кассы. Касса отработает пять лет или дольше — это зависит от качества устройства и того, как с ним обращается продавец. При этом любой фискальный накопитель проработает не больше трех лет.

Сменился собственник кассы. Накопитель привязан к кассе, которая зарегистрирована на конкретного собственника. Собственник определяется по ИНН компании. Допустим, кофейня продает кассу бургерной, теперь у нее другой собственник с другим ИНН. Чтобы налоги считались по продажам нового собственника, он меняет накопитель в кассе и регистрирует ее на себя.

Накопитель сломался. Накопитель — техническое устройство, а они ломаются.

Новый накопитель можно купить в компании, где покупали кассу, или у производителя. Неважно, у кого берете накопитель, важно обратить внимание на два критерия: срок действия накопителя и формат фискальных данных. Иначе есть риск выбрать не тот накопитель.

Срок действия накопителя

У накопителей есть срок действия: одни работают 15 месяцев, другие — 36. Срок службы накопителя зависит от вида бизнеса и системы налогообложения. Например, для киоска с сигаретами подходит накопитель только на 15 месяцев, для молочной лавки может подойти накопитель на 15 или 36 месяцев.

При торговле подакцизными товарами и в автономном режиме свои особенности. Накопители для работы в автономном режиме работают 15 месяцев, для работы с подакцизными товарами — 13 месяцев. Даже если купить накопитель со сроком службы три года, он все равно отработает только 13 или 15 месяцев. После окончания срока действия использованный накопитель нужно хранить в течение пяти лет.

Чтобы удобнее было выбирать накопитель, мы составили таблицу со сроками работы накопителей в зависимости от бизнеса. Таблицу можно скачать и сохранить к себе в закладки.

Если пользоваться фискальным накопителем, который не подходит по сроку к виду деятельности, ИП могут оштрафовать на 1,5−3 тыс. руб., малый бизнес — на 2,5−5 тыс. руб., для крупных и средних предприятий штраф составит 5−10 тыс. руб.

Чтобы проверить срок действия накопителя, понадобится его паспорт. Обычно он идет вместе с накопителем в одной коробке, а срок указывается на обратной стороне паспорта.

Некоторые производители публикуют паспорт накопителя на своем сайте, рядом с описанием накопителя.

«Эвотор» — один из производителей фискальных накопителей. Он опубликовал паспорт изделия на главной странице сайта

Вот как указывают в паспорте накопителя срок его службы

Если на сайте продавца паспорта нет, найдите официальный сайт производителя накопителя и скачайте паспорт там.

Формат фискальных данных

Еще один критерий для выбора накопителя — формат фискальных данных (ФФД). Фискальные данные — сведения, которые налоговая получает из кассовых документов — например, из чека продажи и возврата, бланка строгой отчетности.

Формат, в котором передаются сведения, разрабатывает налоговая. В 2023 году есть такие форматы:

• 1.05, 1.1, 1.2 — их поддерживают накопители ФН-1.1 М;
• 1.05, 1.1, 1.2 — их поддерживают накопители ФН-1.2.

Все актуальные модели накопителей из реестра ФНС поддерживают формат фискальных данных 1.2. Исключение составляют случаи, когда предприниматель использует ранее приобретенный накопитель без поддержки ФФД 1.2, у которого еще не истек срок действия.

Чтобы проверить формат, нужно пойти в реестр фискальных накопителей. Заходите на сайт налоговой, скачиваете реестр, находите нужную модель и смотрите на строку 6 — «Формат фискальных данных»:

В реестре есть модели накопителей, которые поддерживают все форматы или только два. Проверка форматов занимает пять минут, но лучше их потратить, чтобы выбрать подходящий

Если выбираете накопитель, мой совет — обращать внимание на три критерия: срок действия накопителя, формат данных и цена. О цене поговорим в другой раз.

Онлайн-кассы для любого вида бизнеса

Большой выбор оборудования в собственность или в аренду. Аренда за 2000 руб. в месяц, потом касса переходит в вашу собственность. До 31 октября — акция: при открытии счета ставка по торговому эквайрингу 0%

Начать