Вычислить лучших контрагентов: используем ABC-XYZ-анализ

Возможно, с кем-то вы работаете зря

29 сентября 2021

691

Когда у вас несколько контрагентов, не всегда понятно, кто из них лучше. Например, продуктовая база сотрудничает с магазинами, но не понимает, кто покупает стабильно и много, а кто — время от времени и оттягивает на себя внимание и силы. Чтобы внести ясность, можно использовать ABC-XYZ-анализ — он разбивает партнеров на группы. Подойдет и для тех, у кого десяток контрагентов, и для тех, у кого их тысячи.

Записал Дмитрий Федоров.

Как проводить АВС-анализ

В ABC-анализе контрагентов распределяют на основе оборотов. Что понимать под «оборотами», зависит от того, каких именно контрагентов вы хотите проанализировать. В случае с вашими покупателями это может быть выручка или прибыль по сделкам, а с поставщиками — объемы закупок у них.

Читайте: Каким бизнесом интересуются в России

Мы сделаем анализ на примере выручки оптовой базы «Вкус» и магазинов, которые закупают у нее продукты.

Проводить АВС- анализ нужно в таком порядке:

1. Определить долю каждого покупателя в общей выручке.

2. Распределить контрагентов по мере убывания этой доли.

3. Выделить три группы:

А — «верхние» 80% оборотов;
B — «средние» 15%;
С — «нижние» 5%.

Пример 1

Оптовая база «Вкус» реализует продукты питания в 15 магазинов. Отчет о выручке за 2020 год выглядит так:

Сначала проведем сортировку отчета так, чтобы сверху оказались покупатели с максимальной долей в выручке и добавим дополнительный столбец «Доля нарастающим итогом». Считаем так: к доле магазина 12 прибавляем долю магазина 14, к полученной сумме — долю магазина 7 и так далее.

* В таблице цифры выведены до десятых, но считали до сотых, поэтому 14,6% и 14,4% дают в сумме 29,1%.

Теперь можно легко разбить контрагентов на группы:

А — это ключевые контрагенты, которые дают большую часть выручки;

В — менее значимые, но тоже важные;

С — эти контрагенты с невысокими оборотами, которые не очень существенны для бизнеса.

Как проводить XYZ-анализ

Важен не только объем выручки, но и то, насколько регулярно и стабильно покупатель приобретает товар. Например, контрагент может выбирать большие объемы, но делать покупки 2-3 раза в год по непредсказуемому графику. Сотрудничать с ним не очень удобно, так как сложно запланировать деятельность: сколько нужно закупить товара на конкретный месяц, какой транспорт потребуется для доставки и т. п.

Читайте: Чистые активы ООО: зачем нужны, как рассчитать и увеличить

А другой покупатель будет приобретать меньше товаров, но зато примерно на одну и ту же сумму каждый месяц. Работать с ним гораздо комфортнее.

Чтобы оценить стабильность и предсказуемость контрагентов используют XYZ-анализ. Он основан на двух статистических показателях: стандартном отклонении и коэффициенте вариации.

Проводить XYZ-анализ нужно в следующем порядке (ниже покажем на примере):

1. Разделить общую выручку по каждому контрагенту на периоды. Лучше всего брать выручку за год в разбивке по месяцам. Если использовать более короткий период, то есть опасность не учесть сезонные факторы, которые влияют на продажи во многих видах бизнеса.

2. Определить среднемесячную выручку (СВ) по контрагентам.

3. Рассчитать по каждому покупателю стандартное отклонение (СТДО). Для этого удобно использовать функцию Excel СТАНДОТКЛОН (). В скобках следует указать диапазон значений по месяцам.

4. Рассчитать коэффициент вариации (КВ). Он равен отношению стандартного отклонения к среднемесячной выручке:
КВ = СТДО / СВ

5. Разбить контрагентов на группы по коэффициенту вариации:

X (КВ < 10%) — стабильные продажи;
Y (10% < КВ < 25%) — условно-стабильные продажи;
Z (КВ > 25%) — нестабильные или разовые продажи.

Пример 2

Исходные данные для анализа — это годовая выручка по 15 магазинам из примера 1, разбитая по месяцам.

Добавим столбцы со среднемесячными показателями и статистическими коэффициентами.

Теперь отсортируем таблицу по возрастанию КВ и разобьем контрагентов на группы.

Как организовать работу с контрагентами по результатам ABC-XYZ-анализа

После проведения ABC-XYZ-анализа каждый контрагент попадет в свою ячейку матрицы по доле в выручке и стабильности спроса:

AX — покупатели с самыми высокими оборотами и стабильным спросом. Они наиболее выгодны и удобны для бизнесмена.

AY, BX, CX — тоже важные клиенты. Их ценность или в стабильности, или в высоких объемах.

При работе с покупателями следует уделять основное внимание этим четырем группам. Например, можно выделить для каждого такого контрагента персонального менеджера, организовывать регулярные встречи с руководством этих компаний и т. д.

AZ — специфическая группа покупателей. Они приобретают существенные объемы товаров, но делают это нестабильно. Здесь нужно постараться выяснить, в чем причина такого «рваного» ритма закупок. Возможно, это какие-то сезонные факторы или особенности организации работы самого покупателя. Если удастся разобраться в причинах нестабильного спроса, то в дальнейшем будет проще планировать работу с этими контрагентами.

BY, BZ, CY — эти группы не отличаются ни высокими оборотами, ни особенно стабильным спросом. Работать с ними следует по стандартной схеме, принятой в компании, индивидуальный подход здесь не требуется. Менеджеры, которые отвечают за этих контрагентов, должны стараться перевести их в более выгодные для компании категории — левее и выше по матрице.

CZ — контрагенты, которые приобретают мало товаров и делают это нестабильно. Особого внимания уделять им не нужно. Если по итогам анализа контрагент регулярно попадает в эту группу, то, возможно, следует задуматься о прекращении сотрудничества с ним.