На сайт банка

Ситуация: сначала вы договорились с клиентом на три макета, а через неделю клиент решил, что хватит двух. Если правильно договориться об этом по электронной почте, обновлять договор не придется.

Юрист Павел Мищенко рассказывает, как узаконить переписку по электронной почте без риска для себя.

Эксперт — Павел Мищенко, юрист, основатель «Рунетлекса», автор канала на ютубе и телеграм-канала о понятном договоре. Записалa Тоня Сергеева, шеф-редактор.

Согласовать условия в почте

В идеальном мире можно ничего не фиксировать.

Дизайн-студия получила заказ, работы — на три месяца. За это время клиент два раза менял сроки и объем заказа.

Об изменениях договаривались по телефону: планировали сдать три макета в среду, директор просит два, но ко вторнику. Студия готовит к понедельнику, ни у кого претензий нет.

В реальном мире это рискованно. Вдруг директор уволится, а новый не узнает о договоренностях и будет требовать заказ по договору. По договору — три макета, значит, надо сдать три. А может не уволиться, просто забыть.

Чтобы не тратить время на разбирательства, лучше зафиксировать новые условия. Для этого необязательно составлять дополнительное соглашение или переделывать договор. Достаточно узаконить переписку по эл. почте.

Переписка работает так: пишете в договоре, что переписка по почте законна, а потом описываете новые условия и получаете подтверждение клиента. Если клиент написал, что переносит срок макета на две недели, у вас новый срок. Клиент не вправе потом оштрафовать за срыв сроков.

Узаконить переписку

Мало написать фразу о согласовании по почте в договоре. Чтобы переписка сработала, есть несколько правил. Они не занимают много времени, но надо выполнять все.

Написать в договоре фразу о законности переписки. Например: «Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон».

Указать в реквизитах ваш адрес и адрес клиента:

Переписываться с адресов из договора. Если указали почту на яндексе, а переписываетесь с джимейла, суд может ее не принять.

Возможно, клиент будет менять адрес: сначала напишет с рабочего, потом с личного или перейдет в вотсап. Необязательно заставлять клиента писать с адреса из договора. Можно сделать так:

переписываться там, где удобно вам и клиенту;

как договорились об изменениях, предупредить клиента, что пришлете письмом новые договоренности. Так вы хотите убедиться, что правильно поняли условия и не сорвете задачу. Почта нужна, чтобы не потерять договоренности — всё будет в одном письме;

предупредить, что отправили письмо на адрес из договора. А то клиент будет ждать сообщение в вотсапе и не заглянет в почту;

попросить письменно подтвердить. Фразы «Всё верно» хватает.

В письмах подробно описывать, что и как меняется. Нельзя написать: «Окей, Иван, меняем логотип, как договорились». Из такой переписки непонятно, о чем

договорились, какой логотип и где менять, точно ли Иван подтвердил новые условия.

Общая фраза, не защищает

Окей, Иван, меняем сроки и макет, как договорились

Защищает

Иван, по итогам разговора зафиксирую новые условия:

  • задачу сдаю в понедельник;
  • работаем над двумя макетами;
  • новый бриф к макету прикладываю к письму.

Пожалуйста, напишите в письме, всё ли я понял

Это все правила, чтобы переписка по электронной почте была законной. Если компания следует правилам, можно не подписывать доп. соглашение всякий раз, когда клиент меняет условия.

Еще о договорах

Переписка по электронной почте — часть договора. Чтобы всё остальное в договорах вас защищало, мы сделали шаблоны и инструкции к ним. Вот что можно посмотреть:

Самый простой договор

Составить оферту

Защита с НДА

Передать долю в компании

Договор передачи прав

По-настоящему бесплатный тариф для бизнеса!

Бесплатная бухгалтерия, перевод до 250 тыс. руб. на личную карту без комиссии и бесплатные платежки контрагентам

Узнать
Еще какие-то статьи
Все отрасли Хочу выкинуть документы. Так можно?
Хочу выкинуть документы. Так можно?
Есть документы, которые надо хранить в течение 75 лет. Рассказываем, какие именно и сколько стоит хранение
20 июня
9 мин
Разбор Субсидиарная ответственность директора
Субсидиарная ответственность директора
3 августа 2023
11 мин
Подписаться в Телеграме
Перейти на канал
Подпишитесь на нас в Телеграме
Топчик
Как оценивать имущество при внесении в уставный капитал
Советы

Как оценивать имущество при внесении в уставный капитал

Инструкция для тех, кто открывает или расширяет ООО
Как подготовиться к проверке Роструда
Советы

Как подготовиться к проверке Роструда

Рассказываем, что и как может проверить Федеральная служба по труду и занятости
Надо ли сообщать в ФНС о зарубежных счетах
Советы

Надо ли сообщать в ФНС о зарубежных счетах

Какой код ОКВЭД выбрать для IT-компании
Советы

Какой код ОКВЭД выбрать для IT-компании

Как платить за дополнительную работу и как нельзя увольнять сотрудников
Рынок

Как платить за дополнительную работу и как нельзя увольнять сотрудников

Пять трудовых споров, которые дошли до суда
Как блогеру платить налоги в 2024 году
Советы

Как блогеру платить налоги в 2024 году

Как оценивать имущество при внесении в уставный капитал
Советы

Как оценивать имущество при внесении в уставный капитал

Инструкция для тех, кто открывает или расширяет ООО
Полезные ссылки:
деятельность в отношении которой установлен торговый сбор что продают в цветочных магазинах кроме цветов что нельзя делегировать в процессе управления услуги фулфилмента для вашего интернет магазина назначение платежа в том числе ндс примеры судебной практики по налоговым делам финансовый мониторинг в банковской сфере что именно нельзя обменять продавцу главная цель управленческого учета суд по авторским правам налог с обмена валюты сообщения о банкротстве ип выбрать победителя случайным образом параллельный импорт на практике какой суд решает трудовые споры юридически ничтожный документ это казань экспресс бизнес telegram подать в суд на налоговую франшиза петрович строительные материалы проверить наличие лицензии на алкоголь налоговая подала в суд свидетель по налоговому делу как анализировать информацию досудебная претензия в арбитражный суд рекламные сообщения рентабельность материалов адреса фудшеринг образец письма на возврат обеспечительного платежа по договору аренды рассылка сообщений требование к пивбару увольнение беременной по соглашению сторон сведения которые не могут составлять коммерческую тайну письмо о смене электронного адреса образец как крадут данные с помощью фишинга зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя как доказать упущенную выгоду в суде обработка персональных данных оператором связи бартер между физическими лицами установить эквайринг порядок использования электронных средств платежа зарегистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя налоговая вызывает в качестве свидетеля список лиц росфинмониторинг контрагент проверка информации налоговые вопросы медобследование на работе исключительное право на что либо скан имеет юридическую силу как доказать откат логистика в книжном деле кому необходимо проходить медосмотр сотрудница родила ребенка алгоритм действий бухгалтера неустойка согласно гк рф ооо больше не существует персональная информация ст реклама франшиза стороны растаможка москва электронная печать сдача электронной отчетности в налоговую электронная подпись документов получение электронной подписи отсутствие лицензии что нужно для электронной сдачи отчетности как сделать электронную подпись для почты россии swift новости отключение россии путевой лист обратная сторона что такое закрытый конкурс в электронной форме система электронной подписи документов надзорные каникулы будут действовать до 2022 года практика по субсидиарной ответственности руководителя должника налоговая судебная практика сколько должны платить аванс егаис проверка условий оформление электронной подписи ооо и другие формы организации обмен документами по электронной почте письмо о смене электронной почты образец стороны обязательство по оказанию услуг документы для электронной подписи какие документы можно подписывать электронной подписью заключение договора посредством электронной почты

Как ничего не пропустить

Подпишитесь
в соцсетях

Публикуем ссылку на статью,
как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка.

Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях —
ну что ж!
Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.