Как получить квалифицированную электронную подпись (КЭП)

Что такое электронные подписи и какие они бывают

Электронная подпись — это аналог подписи на бумаге, ей можно заверять документы дистанционно с компьютера. Бизнес может использовать два вида подписей.

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Узнать подробности

Усиленные неквалифицированные подписи, или НЭП (УНЭП), — позволяют подтвердить, кто именно подписал документ и что после подписания он не менялся. Подходят, чтобы подписывать внутренние документы и договоры от контрагентов, счета и акты для клиентов.

С 1 октября 2023 года индивидуальные предприниматели с помощью НЭП могут отправлять и документы в налоговую. С помощью НЭП можно заверять и отправлять:

• уведомления об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов;
• заявления о распоряжении путем зачета в счет исполнения предстоящей обязанности по уплате конкретного налога.

Подпись можно сформировать в личном кабинете налогоплательщика.

Получается, если ИП нужно дистанционно взаимодействовать только с налоговой, будет достаточно НЭП. А вот для работы с другими госорганами и некоторыми контрагентами НЭП не всегда подходит. Чтобы НЭП получила юридическую силу, нужно заключить дополнительное соглашение. Только если оно есть, вы сможете подписывать при помощи НЭП, например, договоры с партнерами.

Для работы со всеми госучреждениями и контрагентами ИП и юрлицам лучше всего подходят самые защищенные подписи — усиленные квалифицированные подписи, или КЭП (УКЭП).

Усиленные квалифицированные подписи используют:

• при взаимодействии с госорганами, например для подачи деклараций в налоговую;
• для участия в торгах;
• при подписании документов для клиентов и поставщиков.

Еще усиленная КЭП позволяет отслеживать, не вносили ли изменения в документ после его подписания: если изменения вносились, подпись перестает действовать и документ надо переподписывать.

КЭП состоит из двух частей — непосредственно подписи (то есть закрытого ключа, который используется при ее формировании) и сертификата ключа (он содержит открытый ключ), который эту подпись удостоверяет. Сама подпись хранится на токене (защищенной паролем и с помощью криптографии флешке) и доступна только ее владельцу. Сертификат общедоступен и позволяет проверять подпись.

Читайте также:

Как сэкономить на налогах в 2023 году

Чтобы пользоваться КЭП, нужны тот самый токен с ключом и специальная программа шифрования, которую надо установить на компьютер. Она распознает, чья это подпись, расшифровывает ее и превращает набор символов в настоящую подпись в документе.

С электронной цифровой подписью проще работать на Windows, поскольку большинство программ шифрования разработаны для нее:

• «КриптоПро»;
• «КриптоАРМ»;
• ViPNet PKI Client.

Однако у некоторых программ есть локальные решения и для iOS, Linux и Android:

• «КриптоАРМ ГОСТ»;
• «КриптоПро»;
• «Цифровой ключ»;
• Sign.Me.

Кроме программы для расшифровки, понадобятся драйверы и расширения для браузера. Они нужны, чтобы попасть в личный кабинет налогоплательщика и сдавать отчетность на сайте налоговой.

Работать с контрагентами, подписывать акты и счета удобнее всего через специальные сервисы для электронного документооборота — «Контур Диадок», «1С ЭДО», «Сбис», Taxcom и другие. С их помощью можно подписывать документы любого формата — Word, Excel, презентации, картинки и PDF-файлы.

Документы можно создавать в самой программе или выбирать из сохраненных на компьютере. Но если используете «КриптоПро», для подписи документов в Word или Excel можно обойтись и без программы ЭДО.

Что поменялось: одна подпись на компанию и машиночитаемые доверенности

До 1 сентября 2023 года можно было выпустить несколько подписей от имени компании — например, на владельца, директора и бухгалтера. Теперь руководитель получает только одну подпись на юрлицо, а ИП — на предпринимателя.

Еще почти год — до 1 сентября 2024 года — сотрудники (или исполнители) могут как раньше подписывать документы подписью сотрудника (либо до тех пор, пока не истечет срок их действия). После этого получить новую подпись сотрудника будет невозможно.

Открыть счет
для бизнеса в Модульбанке

Бесплатный тариф, защита от блокировок, вывод прибыли на личную карту без ограничений и специальные условия для маркетплейсов

Открыть счет бесплатно

Когда срок подписи истечет, работник (или подрядчик) сможет подписывать документы от лица организации только по новым правилам. Для этого он должен получить КЭП физлица и использовать ее вместе с машиночитаемой доверенностью.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронная форма бумажной доверенности, с помощью которой руководитель компании или ИП передает сотруднику или подрядчику полномочия подписывать документы от лица компании. Поэтому она обязательно должна быть заверена КЭП руководителя организации или ИП. МЧД представляет собой файл формата XML и предъявляется в таком же виде.

Читайте также:

Как получить машиночитаемую доверенность в 2023 году

Вот как это работает: сначала сотрудник получает подпись на свое имя как физическое лицо. Затем работодатель выдает ему машиночитаемую доверенность на передачу всех или некоторых своих полномочий. Используя личную КЭП вместе с МЧД, сотрудник может подписывать документы от имени организации или предпринимателя.

Выпустить МЧД можно двумя способами: через личный кабинет организации на «Госуслугах» или на сайте ФНС России с помощью сервиса «Создание и проверка доверенности в электронной форме». Какими бывают МЧД, как их выпустить и использовать, рассказали в отдельной статье о машиночитаемых доверенностях.

Как получить КЭП

Раньше квалифицированные подписи выдавали в специальных коммерческих удостоверяющих центрах (УЦ), но в 2022 году правила поменяли. УЦ обязали пройти переаккредитацию по более строгим правилам, в результате чего их количество сократилось с 500 до 250. Полномочия остальных передали налоговым.

КЭПы можно получать в любом УЦ налоговой, а не только по месту регистрации. Это делается лично по предварительной записи. Можно записаться через личный кабинет юрлица или ИП.

Таким образом, КЭП можно получить двумя способами:

• в аккредитованном центре;
• в налоговой.

Если получаете КЭП в налоговой, с собой надо принести токен для записи сертификата и документы (либо их нотариальные копии):

• паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН заявителя;
• ИНН организации;
• ОГРН юридического лица или ОГРНИП;
• документ, подтверждающий право заявителя действовать от имени юридического лица без доверенности.

Поможем получить аккредитацию IT-компании и отсрочку от мобилизации

Проконсультируем, оформим необходимые документы и объясним, как самостоятельно подать заявку на Госуслугах

Узнать подробности

Что касается токена, то он:

• должен быть сертифицирован ФСТЭК или ФСБ;
• должен соответствовать формату USB-токенов Type-A.

Такой токен можно купить в самой налоговой (но лучше заранее узнать о наличии в вашем отделении) или у дистрибьюторов. Документы к нему не нужны, потому что в УЦ его проверят на соответствие.

В налоговой вы проходите процесс идентификации и получаете токен с подписью. Выданные КЭП действуют 15 месяцев и не экспортируются, то есть теперь их нельзя передавать через флэшку или хранить на удаленном сервере, как раньше (они могут храниться только на токене).

А вот продлить подпись, если КЭП уже есть, можно удаленно — и в налоговой, и в аккредитованных УЦ. Но уже по новым правилам:

Если срок действия КЭП сотрудника истек, он должен подписывать документы от лица организации только по новым правилам. Для этого ему потребуется:

• выпустить КЭП физлица;
• получить от руководителя машиночитаемую доверенность (МЧД) о передаче полномочий, заверенную его КЭП;
• использовать оба документа при любых действиях от лица организации.
Бухгалтерия для ИП и ООО
Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!
Узнать подробности