i
×

Издание для бизнеса.

Пишем о важном, разбираемся с ежедневными задачами предпринимателей, исследуем законы, транслируем опыт.

Меньше хайпа, больше пользы!

Как перейти на электронный документооборот

Избавиться от договоров на бумаге и ничего не подписывать ручкой
11 января
4433
2
2

Уже несколько лет в России внедряют электронный документооборот. Например, в 2017 году правительство утвердило программу развития экономики, согласно которой к 2025 году 90% всех межведомственных операций должны проходить по интернету. Но это касается госсектора, а бизнес переходит на электронные документы добровольно. Вместе с советником по аудиту Светланой Рыжовой разбираемся, что такое электронный документооборот и как перестать подписывать договоры на бумаге.

Что такое электронный документооборот

Электронный документ — это как бумажный, но в электронном виде, например пдф-файл. Электронными могут быть счета, договоры, акты, накладные, отчеты и ведомости. Чтобы они имели юридическую значимость, их подписывают цифровой подписью. Если в документ внесут изменения, подпись будет недействительна, пока не подпишут заново.

Если договор понадобится как доказательство в суде, его можно распечатать и заверить у нотариуса. Еще электронные документы можно загрузить через сервис «Мой арбитр».

Кому и зачем нужны электронные документы

Электронным документооборотом в России пользуются 30% компаний. Реже всего электронные документы используют предприниматели и компании на ЕНВД — таких около 5%. Бизнес на УСН оцифровывает данные в 12% случаев, а на ОСНО — примерно каждая вторая компания.

Во время пандемии, когда многие компании перешли на удаленку, ЭДО вырос на 30%. Электронные договоры быстрее и дешевле отправлять, чем бумажные, поэтому их доля будет постепенно увеличиваться. Но нужны стартовые затраты на электронную подпись и сервисы, поэтому не всем компаниям выгодно переходить на цифровой обмен данными.

Электронные документы нужны и крупному бизнесу, и малому. Крупному, потому что с ними можно экономить: отправка заказного письма почтой стоит 200-300 рублей, а электронного — 7-10 рублей через сервис ЭДО. Если отправлять десятки договоров и актов в день, выходит существенная экономия.

Малый бизнес тоже заинтересован в ЭДО:

  • не нужно хранить бумажный архив и выделять для него место;
  • можно получать оплату и отгружать товар или оказывать услуги день в день.

С бумажными документами работа затягивается. Например, если отправили товар, а в накладной ошибка, нужно переделывать документ и отправлять курьером. Это может занять несколько дней, особенно если партнер в другом городе. С электронной накладной можно исправить ошибку и отгрузить товар через час.

Как перейти на ЭДО

Чтобы перейти на электронный документооборот, нужно выпустить электронную подпись, уговорить партнеров сделать то же самое и выбрать оператора ЭДО. Теперь по порядку.

Договориться с партнерами про ЭДО. Нельзя отправить документ с электронной подписью, а получить с рукописной. Поэтому с электронными документами не получится работать в одиночку: обе стороны должны подготовиться.

Например, работодатель хочет подписывать электронные трудовые договоры. Для этого сотрудникам нужно выпустить электронную подпись, а если они откажутся, то договор придется подписывать на бумаге. То же самое и с контрагентами: если партнер не хочет ничего менять, с ним придется обмениваться документами по старинке. Поэтому сначала нужно узнать, кто согласен перейти на ЭДО. Если из десяти партнеров цифровая подпись есть у одного, возможно, переходить на электронный документооборот будет невыгодно.

Выпустить электронную подпись. Электронные подписи выпускают удостоверяющие центры и их представители. Покупать подпись можно у компаний, которые сертифицированы Минкомсвязью. Список таких центров есть на едином портале электронной подписи.

Электронная подпись

Электронная подпись может выглядеть как флешка или доступ в программу. Есть три вида подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Подписывать документы можно любой из них, но для налоговой, тендеров и суда нужна квалифицированная, а для всего остального подходят простая и неквалифицированная.

Выбрать оператора электронного документооборота. Документы можно отправлять по имейлу, но это небезопасно: почту могут взломать. Некоторые документы к тому же нельзя отправлять на обычный ящик, например декларации в налоговую и счета-фактуры. Для них нужен сервис электронного документооборота. По сути, это та же почта, но с усиленной криптозащитой. Даже интерфейс похож: есть входящие и исходящие письма, редактор документов, архив.

В России несколько десятков операторов, полный список есть на сайте ФНС. Чтобы начать с ними работать, не нужно подписывать договор. Достаточно зарегистрироваться на сайте, оплатить тариф и загрузить электронную подпись. Многие операторы выпускают подпись за отдельную плату.

Неважно, какой оператор у вашего партнера: системы обмениваются данными между собой в любом случае.

Сколько стоят электронные документы

На электронные документы тоже нужны расходы:

  • электронная подпись стоит около 2000 рублей в год;
  • программы криптошифрования и драйверы — 1500 рублей в год;
  • отправка документа через сервис ЭДО — 6-8 рублей за штуку, зависит от тарифов сервиса.

Сервисы ЭДО предлагают тарифы по количеству документов: например, можно купить пакет на 500 или 10 000 документов. Чем больше, тем дешевле.

По закону документы нужно хранить: например, трудовые договоры — 50 лет, а счета-фактуры — 5 лет. Для бумажных документов нужно выделять архив или арендовать специальные помещения. С электронными документами то же самое, но их можно хранить в облаке.

Войти через
А теперь — комментарии! Планируете переходить на электронные документы? А если уже перешли, были какие-то сложности?
Сэкономить пять миллионов рублей

Включаю музыку в баре. Как не нарушить закон?

За всё в этой жизни приходится платить: за сырную шаурму на вокзале, ошибки прошлого и музыку в баре. Но только с музыкой придется платить каждый месяц и заключить договор с автором или посредником.
2 ноября 2018
44521
23
19
Новое

Получить возврат комиссии за расчеты через QR-коды

Никаких заявлений писать не нужно, а платить налоги или нет — зависит от вашей системы налогообложения
20 сентября
276
0
0

Как ничего не пропустить

Подпишитесь в соцсетях

Публикуем ссылку на статью, как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах. Шутим, но не слишком смешно.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Момент...
Готово!
Проверьте почту, пожалуйста
Не получилось отправить :-|

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях — ну что ж! Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.