Заграничная командировка: оформление, компенсация расходов и суточные

Главная / Советы / Как оформить сотруднику зарубежную командировку

Готовим документы и считаем оплату такой поездки

Оформление командировки за границу имеет свои нюансы: от суммы суточных до правил определения дня командировки. В статье расскажем, как оформлять такую заграничную рабочую поездку, какие нужны документы и как рассчитать оплату дней вне офиса.

Записалa Светлана Сёмина, практикующий бухгалтер, редактор статей по бухгалтерскому учету.

Кого можно отправить в командировку, а кого нельзя

Трудовой кодекс — про зарубежные командировки: ст. 167, ст. 203, ст. 259, ст. 268

Зарубежная командировка — это служебная поездка работника за границу по распоряжению работодателя. Ее оформляют на определенный срок для выполнения конкретного поручения вне места постоянной работы. В загранкомандировку можно отправлять только штатных работников.

Кого нельзя отправлять в командировку:

беременных женщин;
несовершеннолетних;
учеников по договору.

Некоторых работников можно отправлять в командировку только с их письменного согласия. К ним относятся:

женщины с детьми до трех лет; матери-одиночки или отцы-одиночки с детьми до пяти лет;
сотрудники — родители с несовершеннолетними детьми-инвалидами;
работники, которые ухаживают за недееспособными близкими родственниками;
инвалиды.

Документы для зарубежной командировки

П. 6 и 7 Положения о командировках (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749)

Правила оформления командировки за пределы страны такие же, как и в ее пределах. Разница только в том, что нужны дополнительные документы. Вот пошаговая инструкция.

Оформить служебное задание

Форма № Т-10а для служебного задания

Это необязательный документ, но он может потребоваться для подтверждения поездки и расходов, а также для составления отчета о выполнении поручения руководителя. Служебное задание готовят по форме № Т-10а или на самостоятельно разработанном бланке.

Скачать образец

Издать приказ о командировке

Форма № Т-9 — если один командированный, № Т-9а — на группу сотрудников

Это обязательный документ. В нем указывается ФИО командированного, а также информация, за чей счет сотрудник едет в рабочую поездку. Форму приказа можно разработать самостоятельно или воспользоваться утвержденной.

Скачать образец

Сделать командировочное удостоверение

Удостоверение по форме № Т-10

Такой документ делается по форме № Т-10 или самостоятельно разработанной форме. Оформляется при поездке в страны СНГ. Служит для подтверждения срока прибытия сотрудника в командировку и отбытия.

Обязательно ознакомьте сотрудников по всеми документами под подпись.

Дополнительные документы для командировки

Руководителю при отправлении сотрудника в зарубежную командировку надо:

оформить сотруднику загранпаспорт и визу, а также полис обязательного страхования (некоторые посольства работают только с зарубежными страховыми компаниями);
забронировать номер в гостинице;
купить билеты на самолет (при необходимости — на поезд или автобус, если аэропорт расположен в другом городе);
рассчитать размер командировочных с учетом всех расходов;
узнать, нужна ли временная регистрация для сотрудника;
направить сотрудника на вакцинацию при необходимости (например, в странах Африки и Азии обязательны определенные прививки; надо ли вакцинировать сотрудника — можете уточнить в посольстве; оплачивает прививки работодатель).

При оформлении документов учитывайте правила каждой страны. Основная особенность — это визовый и безвизовый режимы. Ознакомиться с требованием по пакету документов в стране можно на сайте нужного консульства. Виза оформляется через организацию-посредника (например, через туроператора), в посольстве или в визовом центре. Сроки выдачи визы, стоимость и документы, которые нужны для ее оформления, отличаются в зависимости от страны.

Пример

ООО «Млечный путь» отправляет своих сотрудников в командировку в Чехию: там пройдет важная конференция по технологиям, с которыми работает компания. «Млечному пути» надо оформить визу на каждого сотрудника. Вот какие документы у них запросят:

загранпаспорт, срок действия которого превышает минимум на три месяца срок запрашиваемой визы; фото в паспорте должно соответствовать требованиям Международной организаций гражданской авиации ICAO;
страховой полис;
приглашение — в данном случае на конференцию;
справку с места работы, в которой указана должность, дата начало работы и заработная плата;
выписку со счета по движению средств и остатку на нем;
бронь авиабилетов и гостиницы;
копию российского паспорта;
анкету (заполнить ее можно онлайн или в посольстве).

Дополнительно от компании нужна будет справка, в которой указана должность каждого сотрудника, дата начала работы и заработная плата.

Как рассчитать командировочные расходы

Организация оплачивает все расходы по зарубежной командировке. К таким расходам относятся:

оформление загранпаспорта и визы;
медицинское страхование;
стоимость проезда — перелетов в зарубежную страну и обратно, а также передвижения транспортом в другой стране;
расходы по найму жилья;
суточные;
консульские и аэродромные сборы;
сборы за право въезда и транзита автотранспорта;
другие платежи и сборы
расходы, которые были понесены в командировке с согласия организации (например, на связь).

Суточные

Абз. 3 п. 11, п. 25 Положения о командировках

Работодатель выплачивает сотруднику суточные за все дни:

в командировке;
отъезда, в пути и приезда;
периода нетрудоспособности, наступившей в командировке.

Нормы суточных утверждает работодатель во внутренних документах — например, в положении о командировках, в коллективном договоре или в отдельном приказе.

Скачать образец приказа

Абз. 12 п. 1 ст. 217 Налогового кодекса

Обратите внимание: с суточных при загранкомандировке не надо платить НДФЛ и страховые взносы, если их размер составляет не более 2500 руб. за сутки. Если суточные больше, рассчитайте НДФЛ и страховые взносы с разницы.

Особенности выплаты суточных

За время проезда по территории РФ размер суточных определяется по норме, установленной коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах РФ. Сумма суточных по России, с которой не надо платить НДФЛ и страховые взносы, — 700 руб. за сутки. Если во внутренних документах указана другая сумма — с разницы перечислите налог и взносы в бюджет.
Размер суточных за дни на территории другой страны определяется по норме, установленной в коллективном договоре или локальном нормативном акте для зарубежных стран.
За день пересечения границы РФ и другой страны суточные выплачиваются по нормам этой страны в иностранной валюте. А за день пересечения границы при возвращении из другой страны в РФ — по норме для командировок по России в рублях.
Например, у ИП нормы командировочных составляют:
- по России — 700 руб.;
- за границей — 3500 руб.
Сотрудник выезжает в командировку в понедельник в другой город, где расположен аэропорт. Посадка на самолет в ночь с понедельника на вторник, прилетает в другую страну во вторник. Там он находится до обеда четверга. В этот же день он садится на самолет и прилетает в Россию вечером в четверг. В пятницу он приезжает на поезде в город нахождения ИП.

Работодатель должен выплатить суточные в следующих размерах:
- 700 руб. — за понедельник;
- по 3500 руб. — за вторник и среду, так как во вторник поставлена отметка о пересечении границы;
- 700 руб. — за четверг и пятницу, так как в четверг он пересек границу с Россией, то есть стоит отметка о возвращении в РФ.
Если сотрудник посещает несколько государств, то суточные в день пересечения границы оплачиваются по нормам той страны, в которую он едет, и в ее валюте.
Если произошла остановка в пути, то выплата происходит только при предоставлении документов или служебной записки, объясняющей причину задержки.
Если командировка однодневная, то суточные выплачиваются в размере 50% от нормы по командировкам.

Больничный лист в командировке

Если сотрудник заболел в командировке, то работодатель также выплачивает ему суточные и оплачивает стоимость жилья, а кроме того, пособие по болезни.

Для этого от сотрудника надо получить:

справку из зарубежной медклиники, которая подтверждает факт болезни;
документы, которые подтверждают проезд и жилье для оплаты суточных и проживания.

По приезде в Россию надо:

нотариально заверить перевод документов;
поставить апостиль на медицинских документах в консульстве или представительстве соответствующего государства на территории России;
в российской больнице заменить зарубежную справку о нетрудоспособности на больничный лист.

Другие командировочные расходы

Работодатель может установить дополнительные командировочные расходы. Их прописывают в коллективном договоре или ином локальном акте.

Например:

на телефонные переговоры — 350 руб. в сутки;
на услуги химчистки в гостинице — 3000 руб. за весь период командировки;
на проезд в командировке, например на такси, — до 500 руб. в день.

Такие затраты сотруднику возмещаются после предоставления документов.

Что сделать после командировки

П. 26 Положения о командировках

После того как командированный вернется из поездки, получите от него заполненный авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. Срок предоставления отчетности от сотрудника — 3 рабочих дня с момента выхода на работу.

Авансовый отчет можно заполнить по утвержденной форме № АО-1 или по самостоятельно разработанной форме. Советуем использовать рекомендованные бланки, так как они полностью соответствуют всем нормам и в них есть обязательные реквизиты. При необходимости отчеты можно дополнить дополнительными строками и графами.