Как оформить сотруднику зарубежную командировку

Кого можно отправить в командировку, а кого нельзя

Зарубежная командировка — это служебная поездка работника за границу по распоряжению работодателя. Ее оформляют на определенный срок для выполнения конкретного поручения вне места постоянной работы. В загранкомандировку можно отправлять только штатных работников.

Кого нельзя отправлять в командировку:

• беременных женщин;
• несовершеннолетних;
• учеников по договору.

Некоторых работников можно отправлять в командировку только с их письменного согласия. К ним относятся:

• женщины с детьми до трех лет; матери-одиночки или отцы-одиночки с детьми до пяти лет;
• сотрудники — родители с несовершеннолетними детьми-инвалидами;
• работники, которые ухаживают за недееспособными близкими родственниками;
• инвалиды.

Документы для зарубежной командировки

Правила оформления командировки за пределы страны такие же, как и в ее пределах. Разница только в том, что нужны дополнительные документы. Вот пошаговая инструкция.

Оформить служебное задание

Это необязательный документ, но он может потребоваться для подтверждения поездки и расходов, а также для составления отчета о выполнении поручения руководителя. Служебное задание готовят по форме № Т-10а или на самостоятельно разработанном бланке.

Скачать образец

Издать приказ о командировке

Это обязательный документ. В нем указывается ФИО командированного, а также информация, за чей счет сотрудник едет в рабочую поездку. Форму приказа можно разработать самостоятельно или воспользоваться утвержденной.

Скачать образец

Сделать командировочное удостоверение

Такой документ делается по форме № Т-10 или самостоятельно разработанной форме. Оформляется при поездке в страны СНГ. Служит для подтверждения срока прибытия сотрудника в командировку и отбытия.

Обязательно ознакомьте сотрудников по всеми документами под подпись.

Дополнительные документы для командировки

Руководителю при отправлении сотрудника в зарубежную командировку надо:

• оформить сотруднику загранпаспорт и визу, а также полис обязательного страхования (некоторые посольства работают только с зарубежными страховыми компаниями);
• забронировать номер в гостинице;
• купить билеты на самолет (при необходимости — на поезд или автобус, если аэропорт расположен в другом городе);
• рассчитать размер командировочных с учетом всех расходов;
• узнать, нужна ли временная регистрация для сотрудника;
• направить сотрудника на вакцинацию при необходимости (например, в странах Африки и Азии обязательны определенные прививки; надо ли вакцинировать сотрудника — можете уточнить в посольстве; оплачивает прививки работодатель).

Читайте также:

Как сэкономить на налогах в 2024 году

При оформлении документов учитывайте правила каждой страны. Основная особенность — это визовый и безвизовый режимы. Ознакомиться с требованием по пакету документов в стране можно на сайте нужного консульства. Виза оформляется через организацию-посредника (например, через туроператора), в посольстве или в визовом центре. Сроки выдачи визы, стоимость и документы, которые нужны для ее оформления, отличаются в зависимости от страны.

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Узнать подробности

Как рассчитать командировочные расходы

Организация оплачивает все расходы по зарубежной командировке. К таким расходам относятся:

• оформление загранпаспорта и визы;
• медицинское страхование;
• стоимость проезда — перелетов в зарубежную страну и обратно, а также передвижения транспортом в другой стране;
• расходы по найму жилья;
• суточные;
• консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда и транзита автотранспорта;
• другие платежи и сборы
• расходы, которые были понесены в командировке с согласия организации (например, на связь).

Суточные

Работодатель выплачивает сотруднику суточные за все дни:

• в командировке;
• отъезда, в пути и приезда;
• периода нетрудоспособности, наступившей в командировке.

Нормы суточных утверждает работодатель во внутренних документах — например, в положении о командировках, в коллективном договоре или в отдельном приказе.

Скачать образец приказа

Обратите внимание: с суточных при загранкомандировке не надо платить НДФЛ и страховые взносы, если их размер составляет не более 2500 руб. за сутки. Если суточные больше, рассчитайте НДФЛ и страховые взносы с разницы.

Особенности выплаты суточных

• За время проезда по территории РФ размер суточных определяется по норме, установленной коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах РФ. Сумма суточных по России, с которой не надо платить НДФЛ и страховые взносы, — 700 руб. за сутки. Если во внутренних документах указана другая сумма — с разницы перечислите налог и взносы в бюджет.
• Размер суточных за дни на территории другой страны определяется по норме, установленной в коллективном договоре или локальном нормативном акте для зарубежных стран.
• За день пересечения границы РФ и другой страны суточные выплачиваются по нормам этой страны в иностранной валюте. А за день пересечения границы при возвращении из другой страны в РФ — по норме для командировок по России в рублях.

  Например, у ИП нормы командировочных составляют:

  • по России — 700 руб.;
  • за границей — 3500 руб.

  Сотрудник выезжает в командировку в понедельник в другой город, где расположен аэропорт. Посадка на самолет в ночь с понедельника на вторник, прилетает в другую страну во вторник. Там он находится до обеда четверга. В этот же день он садится на самолет и прилетает в Россию вечером в четверг. В пятницу он приезжает на поезде в город нахождения ИП.

  Работодатель должен выплатить суточные в следующих размерах:

  • 700 руб. — за понедельник;
  • по 3500 руб. — за вторник и среду, так как во вторник поставлена отметка о пересечении границы;
  • 700 руб. — за четверг и пятницу, так как в четверг он пересек границу с Россией, то есть стоит отметка о возвращении в РФ.
• Если сотрудник посещает несколько государств, то суточные в день пересечения границы оплачиваются по нормам той страны, в которую он едет, и в ее валюте.
• Если произошла остановка в пути, то выплата происходит только при предоставлении документов или служебной записки, объясняющей причину задержки.
• Если командировка однодневная, то суточные выплачиваются в размере 50% от нормы по командировкам.

Больничный лист в командировке

Если сотрудник заболел в командировке, то работодатель также выплачивает ему суточные и оплачивает стоимость жилья, а кроме того, пособие по болезни.

Для этого от сотрудника надо получить:

• справку из зарубежной медклиники, которая подтверждает факт болезни;
• документы, которые подтверждают проезд и жилье для оплаты суточных и проживания.

По приезде в Россию надо:

• нотариально заверить перевод документов;
• поставить апостиль на медицинских документах в консульстве или представительстве соответствующего государства на территории России;
• в российской больнице заменить зарубежную справку о нетрудоспособности на больничный лист.

Другие командировочные расходы

Работодатель может установить дополнительные командировочные расходы. Их прописывают в коллективном договоре или ином локальном акте.

Что сделать после командировки

После того как командированный вернется из поездки, получите от него заполненный авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. Срок предоставления отчетности от сотрудника — 3 рабочих дня с момента выхода на работу.

Авансовый отчет можно заполнить по утвержденной форме № АО-1 или по самостоятельно разработанной форме. Советуем использовать рекомендованные бланки, так как они полностью соответствуют всем нормам и в них есть обязательные реквизиты. При необходимости отчеты можно дополнить дополнительными строками и графами.

Скачать образец

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Узнать подробности