На сайт банка

Оформление командировки за границу имеет свои нюансы: от суммы суточных до правил определения дня командировки. В статье расскажем, как оформлять такую заграничную рабочую поездку, какие нужны документы и как рассчитать оплату дней вне офиса.

Записалa Светлана Сёмина, практикующий бухгалтер, редактор статей по бухгалтерскому учету.

Кого можно отправить в командировку, а кого нельзя

Трудовой кодекс — про зарубежные командировки: ст. 167, ст. 203, ст. 259, ст. 268

Зарубежная командировка — это служебная поездка работника за границу по распоряжению работодателя. Ее оформляют на определенный срок для выполнения конкретного поручения вне места постоянной работы. В загранкомандировку можно отправлять только штатных работников.

Кого нельзя отправлять в командировку:

  • беременных женщин;
  • несовершеннолетних;
  • учеников по договору.

Некоторых работников можно отправлять в командировку только с их письменного согласия. К ним относятся:

  • женщины с детьми до трех лет; матери-одиночки или отцы-одиночки с детьми до пяти лет;
  • сотрудники — родители с несовершеннолетними детьми-инвалидами;
  • работники, которые ухаживают за недееспособными близкими родственниками;
  • инвалиды.

Документы для зарубежной командировки

Правила оформления командировки за пределы страны такие же, как и в ее пределах. Разница только в том, что нужны дополнительные документы. Вот пошаговая инструкция.

Оформить служебное задание

Это необязательный документ, но он может потребоваться для подтверждения поездки и расходов, а также для составления отчета о выполнении поручения руководителя. Служебное задание готовят по форме № Т-10а или на самостоятельно разработанном бланке.

Издать приказ о командировке

Форма № Т-9 — если один командированный, № Т-9а — на группу сотрудников

Это обязательный документ. В нем указывается ФИО командированного, а также информация, за чей счет сотрудник едет в рабочую поездку. Форму приказа можно разработать самостоятельно или воспользоваться утвержденной.

Сделать командировочное удостоверение

Удостоверение по форме № Т-10

Такой документ делается по форме № Т-10 или самостоятельно разработанной форме. Оформляется при поездке в страны СНГ. Служит для подтверждения срока прибытия сотрудника в командировку и отбытия.

Обязательно ознакомьте сотрудников по всеми документами под подпись.

Дополнительные документы для командировки

Руководителю при отправлении сотрудника в зарубежную командировку надо:

  • оформить сотруднику загранпаспорт и визу, а также полис обязательного страхования (некоторые посольства работают только с зарубежными страховыми компаниями);
  • забронировать номер в гостинице;
  • купить билеты на самолет (при необходимости — на поезд или автобус, если аэропорт расположен в другом городе);
  • рассчитать размер командировочных с учетом всех расходов;
  • узнать, нужна ли временная регистрация для сотрудника;
  • направить сотрудника на вакцинацию при необходимости (например, в странах Африки и Азии обязательны определенные прививки; надо ли вакцинировать сотрудника — можете уточнить в посольстве; оплачивает прививки работодатель).

При оформлении документов учитывайте правила каждой страны. Основная особенность — это визовый и безвизовый режимы. Ознакомиться с требованием по пакету документов в стране можно на сайте нужного консульства. Виза оформляется через организацию-посредника (например, через туроператора), в посольстве или в визовом центре. Сроки выдачи визы, стоимость и документы, которые нужны для ее оформления, отличаются в зависимости от страны.

Пример

ООО «Млечный путь» отправляет своих сотрудников в командировку в Чехию: там пройдет важная конференция по технологиям, с которыми работает компания. «Млечному пути» надо оформить визу на каждого сотрудника. Вот какие документы у них запросят:

  • загранпаспорт, срок действия которого превышает минимум на три месяца срок запрашиваемой визы; фото в паспорте должно соответствовать требованиям Международной организаций гражданской авиации ICAO;
  • страховой полис;
  • приглашение — в данном случае на конференцию;
  • справку с места работы, в которой указана должность, дата начало работы и заработная плата;
  • выписку со счета по движению средств и остатку на нем;
  • бронь авиабилетов и гостиницы;
  • копию российского паспорта;
  • анкету (заполнить ее можно онлайн или в посольстве).

Дополнительно от компании нужна будет справка, в которой указана должность каждого сотрудника, дата начала работы и заработная плата.

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Как рассчитать командировочные расходы

Организация оплачивает все расходы по зарубежной командировке. К таким расходам относятся:

  • оформление загранпаспорта и визы;
  • медицинское страхование;
  • стоимость проезда — перелетов в зарубежную страну и обратно, а также передвижения транспортом в другой стране;
  • расходы по найму жилья;
  • суточные;
  • консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда и транзита автотранспорта;
  • другие платежи и сборы
  • расходы, которые были понесены в командировке с согласия организации (например, на связь).

Суточные

Работодатель выплачивает сотруднику суточные за все дни:

  • в командировке;
  • отъезда, в пути и приезда;
  • периода нетрудоспособности, наступившей в командировке.

Нормы суточных утверждает работодатель во внутренних документах — например, в положении о командировках, в коллективном договоре или в отдельном приказе.

Обратите внимание: с суточных при загранкомандировке не надо платить НДФЛ и страховые взносы, если их размер составляет не более 2500 руб. за сутки. Если суточные больше, рассчитайте НДФЛ и страховые взносы с разницы.

Особенности выплаты суточных

  • За время проезда по территории РФ размер суточных определяется по норме, установленной коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах РФ. Сумма суточных по России, с которой не надо платить НДФЛ и страховые взносы, — 700 руб. за сутки. Если во внутренних документах указана другая сумма — с разницы перечислите налог и взносы в бюджет.
  • Размер суточных за дни на территории другой страны определяется по норме, установленной в коллективном договоре или локальном нормативном акте для зарубежных стран.
  • За день пересечения границы РФ и другой страны суточные выплачиваются по нормам этой страны в иностранной валюте. А за день пересечения границы при возвращении из другой страны в РФ — по норме для командировок по России в рублях.

    Например, у ИП нормы командировочных составляют:

    • по России — 700 руб.;
    • за границей — 3500 руб.

    Сотрудник выезжает в командировку в понедельник в другой город, где расположен аэропорт. Посадка на самолет в ночь с понедельника на вторник, прилетает в другую страну во вторник. Там он находится до обеда четверга. В этот же день он садится на самолет и прилетает в Россию вечером в четверг. В пятницу он приезжает на поезде в город нахождения ИП.

    Работодатель должен выплатить суточные в следующих размерах:

    • 700 руб. — за понедельник;
    • по 3500 руб. — за вторник и среду, так как во вторник поставлена отметка о пересечении границы;
    • 700 руб. — за четверг и пятницу, так как в четверг он пересек границу с Россией, то есть стоит отметка о возвращении в РФ.
  • Если сотрудник посещает несколько государств, то суточные в день пересечения границы оплачиваются по нормам той страны, в которую он едет, и в ее валюте.
  • Если произошла остановка в пути, то выплата происходит только при предоставлении документов или служебной записки, объясняющей причину задержки.
  • Если командировка однодневная, то суточные выплачиваются в размере 50% от нормы по командировкам.

Больничный лист в командировке

Если сотрудник заболел в командировке, то работодатель также выплачивает ему суточные и оплачивает стоимость жилья, а кроме того, пособие по болезни.

Для этого от сотрудника надо получить:

  • справку из зарубежной медклиники, которая подтверждает факт болезни;
  • документы, которые подтверждают проезд и жилье для оплаты суточных и проживания.

По приезде в Россию надо:

  • нотариально заверить перевод документов;
  • поставить апостиль на медицинских документах в консульстве или представительстве соответствующего государства на территории России;
  • в российской больнице заменить зарубежную справку о нетрудоспособности на больничный лист.

Другие командировочные расходы

Работодатель может установить дополнительные командировочные расходы. Их прописывают в коллективном договоре или ином локальном акте.

Например:

  • на телефонные переговоры — 350 руб. в сутки;
  • на услуги химчистки в гостинице — 3000 руб. за весь период командировки;
  • на проезд в командировке, например на такси, — до 500 руб. в день.

Такие затраты сотруднику возмещаются после предоставления документов.

Что сделать после командировки

После того как командированный вернется из поездки, получите от него заполненный авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. Срок предоставления отчетности от сотрудника — 3 рабочих дня с момента выхода на работу.

Авансовый отчет можно заполнить по утвержденной форме № АО-1 или по самостоятельно разработанной форме. Советуем использовать рекомендованные бланки, так как они полностью соответствуют всем нормам и в них есть обязательные реквизиты. При необходимости отчеты можно дополнить дополнительными строками и графами.

Бухгалтерия для ИП и ООО

Считаем за вас налоги и взносы, готовим отчеты, компенсируем штрафы. Занимайтесь бизнесом, а не бумагами!

Узнать подробности
Еще какие-то статьи
Все отрасли Предложили перевести аукционы на единую электронную платформу
Предложили перевести аукционы на единую электронную платформу
3 октября
11 мин
Советы Что можно узнать по ИНН бизнеса
Что можно узнать по ИНН бизнеса
Проверяем контрагентов и разбираемся, не персональные ли это данные
30 сентября
1 мин
Подписаться в Телеграме
Перейти на канал
Подпишитесь на нас в Телеграме
Топчик
Счет-фактура, размен денег, маркировка, ОСАГО, льготы по налогам
Дайджест

Счет-фактура, размен денег, маркировка, ОСАГО, льготы по налогам

Что можно узнать по ИНН бизнеса
Советы

Что можно узнать по ИНН бизнеса

Проверяем контрагентов и разбираемся, не персональные ли это данные
Как малому бизнесу проводить маркетинговые исследования
Советы

Как малому бизнесу проводить маркетинговые исследования

И лучше узнавать клиентов и конкурентов
Эмодзи в деловой переписке — что думают суды?
Советы

Эмодзи в деловой переписке — что думают суды?

Почему эмодзи надо использовать с осторожностью
Какую ответственность понесет компания за ДТП с участием своего сотрудника?
Советы

Какую ответственность понесет компания за ДТП с участием своего сотрудника?

Как работать с персональными данными клиентов и сотрудников
Советы

Как работать с персональными данными клиентов и сотрудников

Разбираемся с точки зрения закона
Счет-фактура, размен денег, маркировка, ОСАГО, льготы по налогам
Дайджест

Счет-фактура, размен денег, маркировка, ОСАГО, льготы по налогам

В закладки

Удаляем негативные отзывы

«Хамоватые продавцы», «Вечно опаздывают», «Мошенники», — негативные отзывы могут появиться о любой компании. Хорошая новость: от них можно избавиться
25 мая 2018
25779
16

Как ничего не пропустить

Подпишитесь
в соцсетях

Публикуем ссылку на статью,
как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка.

Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях —
ну что ж!
Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.