Магазины, кафе и бары работают не только по будням с девяти до шести, но и поздним вечером, и по выходным. Чтобы гостей и покупателей было кому обслуживать, работодатели вводят для сотрудников гибкий график работы. Рассказываем, как сделать это правильно, а в конце статьи — шаблоны всех документов.
Статья поможет понять, что делать. Но для оформления документов и расчета рабочих часов может понадобится помощь кадровика.
Когда нужен гибкий график
Есть два стандартных режима работы: 5/2 и 6/1. Так работают офисы, университеты и налоговая. У этих графиков есть фиксированный выходной — воскресенье.
Магазинам и кафе такие графики не подходят, потому что в выходные тоже нужно обслуживать клиентов. Гибкий график позволяет передвигать часы работы и выходные дни.
Мы объясняем, как оформить такой график, на примере кафе.
Пока коротко самое сложное: нужно выбрать учетный период и узнать в нем норму часов, поменять правила внутреннего распорядка и подписать дополнительное соглашение с работником. Еще нужно постоянно вести табель рабочего времени и составлять график.
Шаг 1. Выбираем учетный период
Учетный период — это отрезок времени, за который работодатель считает рабочие часы сотрудника. При стандартных графиках всё просто. Сотрудники работают по восемь часов в день — это сорок часов в неделю и примерно 160 часов в месяц. И так круглый год.
При гибком графике количество часов и выходные меняются:
Арина — официантка. В одном месяце у нее было 140 часов, в другом — 180 часов, а сколько будет в следующем, пока непонятно. Поэтому работодателю придется считать рабочие часы Арины.
В Трудовом кодексе это называется «суммированный учет рабочего времени». Работодатель выбирает период и считает в нём рабочие часы. Учетный период не должен быть больше года. Месяц, два или двенадцать можно, а больше уже нельзя.
Шаг 2. Меняем правила внутреннего распорядка
Итак, суммированный учет рабочего времени — это подсчет отработанных сотрудником часов за учетный период. Его отражают в правилах внутреннего распорядка. Такие правила есть в каждой компании и описывают всё: как принимать на работу, отправлять в командировки, увольнять, платить премии.
В раздел «Рабочее время и время отдыха» нужно добавить три пункта:
- написать, кто работает по гибкому графику;
- уточнить, для каких должностей нужно считать часы работы и с каким учетным периодом;
- указать, что работодатель готовит график с часами и днями работы на каждый месяц.
Строгих правил, как оформлять документ, нет. Раздел с изменениями может выглядеть так:
С правилами внутреннего распорядка знакомят всех сотрудников и просят расписаться.
Теперь начинаем разбираться с самим графиком работы.
Шаг 3. Узнаем норму часов за учетный период
Норма рабочего времени — понятие из закона: она определяет, сколько часов в неделю и месяц могут работать сотрудники. Норма понадобится, чтобы составлять график работы.
Каждый месяц норма меняется из-за праздников и разного количества дней. Например, в январе 2019 года норма — 136 часов, а в марте — 159.
Узнать норму за месяц помогает производственный календарь:
Чтобы узнать, сколько часов может работать сотрудник в учетном периоде, складывают нормы часов по месяцам. Теперь на примере:
Владелец бара выбрал учетный период три месяца. Он смотрит в календаре, какая норма часов в январе, феврале и марте. И складывает: 136 + 159 + 159 = 454 часа — столько времени может отработать сотрудник за эти три месяца.
Внутри периода часы можно распределять, как удобно владельцу кафе и официантам.
Шаг 4. Составляем график работы
График работы, он же график сменности, показывает, когда сотрудник отдыхает, а когда выходит на работу и на сколько часов.
Когда работодатель готовит график работы, он учитывает три вещи:
- норму часов за учетный период. Если официант отработает больше нормы, работодатель платит ему за переработку;
- отдых между сменами. Ежедневный отдых не может быть меньше двойной продолжительности смены. Если официант отработал 8 часов, он отдыхает 16 часов, и только после этого опять выходит на работу;
- длинные выходные раз в неделю. Раз в неделю работодатель обязан дать каждому сотруднику выходные минимум в 42 часа.
График можно составить сразу на год или составлять раз в месяц. Главное — учесть все три требования.
На графике у официанта Б есть переработка за март — 17 часов. Но в кофейне учетный период — три месяца, поэтому переработка считается не по месяцам, а в конце учетного периода. В январе и феврале официант работал меньше, поэтому его переработка в марте как бы перекрывает недостающие часы. В итоге работодатель оплачивает только два часа переработки, а не 17.
График смен можно не составлять, если компания или ИП — микропредприятие. Такими считаются те, у кого:
- выручка до 120 млн рублей в год;
- до 15 сотрудников в штате.
Микропредприятия добавляют график работы компании в типовой договор, а график со сменами для сотрудников не делают.
Оформить сотрудника за шесть шагов
Шаг 5. Подписываем дополнительное соглашение
Мало договориться с сотрудником на словах — гибкий график работы нужно зафиксировать письменно. Подойдет дополнительное соглашение к трудовому договору.
Дополнительное соглашение компания подписывает с сотрудниками, которые уже работают. Если сотрудник новый, условия о графике добавляют в трудовой договор.
Шаг 6. Заполняем табель рабочего времени
С периодом определились, график составили, документы подписали. Теперь об отчетности. Для нее используют табель учета рабочего времени.
Табель нужен при любом графике работы. По нему бухгалтерия считает сотруднику зарплату, а налоговая и трудовая инспекция проверяют, соблюдает ли работодатель требования закона.
График — это план, как будет работать сотрудник, а табель — это работа сотрудника по факту. График и табель могут отличаться, если сотрудник заболел или прогулял.
Шаг 7. Оплачиваем переработку, если она есть
Когда часы в графике за учетный период совпадают с нормой по календарю, доплачивать сотруднику не нужно. В графике за три месяца стоит 454 часа, в календаре тоже. Всё в порядке.
Как платить за переработку — 152-я статья Трудового кодекса;
Штрафы, если не платить — статья 5.27 Административного кодекса.
Если в графике часов оказалось больше, чем по норме, — это переработка. За нее придется доплатить. Первые два часа переработки оплачиваются в полуторном размере, а остальные — в двойном.
Вместо оплаты переработки работодатель может дать дополнительные выходные, но только по желанию сотрудника.
Cотрудники могут пожаловаться в инспекцию труда, если работодатель не платит за переработку. Или инспектор сам заметит нарушение во время проверки, и тогда штрафы:
- для должностного лица, например директора кафе — до 20 000 рублей или запрет работать директором на одни-три года;
- ИП — до 20 000 рублей;
- компании — до 70 000 рублей.
Кроме нормы часов еще есть праздничные дни. Даже если в компании ведется суммированный учет и нет переработок, за работу в праздники придется доплатить. При этом за праздники работодатель платит в этом же месяце, в день аванса или зарплаты. А за переработку — в конце учетного периода.
Работа в праздники
Короче
Как оформить гибкий график:
выбрать учетный период;
поменять правила внутреннего распорядка компании;
узнать норму часов за учетный период;
составить график работы;
подписать дополнительное соглашение с сотрудником;
заполнять табель рабочего времени;
оплачивать переработку.
70 000 ₽
штраф, если не платить за переработку.
Сейчас читают:
На самом деле, мы не знаем точно, что сейчас читают. Это приемчик такой. Донт аск.
