Издание для бизнеса.
Меньше хайпа, больше пользы!

Пишем о важном, разбираемся с ежедневными задачами предпринимателей, исследуем законы, транслируем опыт.

Проект Модульбанка

Написать в редакцию: editors@modulbank.ru

Проект ведут — Yellow Yeti

Дизайн — Интуиция

Веб-разработка — Кортекс

В компании пять сотрудников. Нужны ли личные карточки?

В компании пять сотрудников. Нужны ли личные карточки?

Личные карточки сотрудников должны вести все работодатели. Читатель интересуется: нужно ли разводить бюрократию, если в компании работает всего пять человек. Рассказываем.
17 мая 2019
17178
4

Читатель Сергей спрашивает:

Собираюсь нанять первых сотрудников. Обязательно ли вести личные карточки, если у меня будет работать всего пять человек? Я и так про них всё помню.

Отвечает Мария Алексеева, бухгалтер. Записалa Наталья Болдырева.

Если есть сотрудники, должны быть и личные карточки

Кто должен вести личные карточки сотрудников — постановление Роскомстата

Личная карточка сотрудника — документ, в котором есть вся информация о человеке: от номера телефона и адреса до даты увольнения. Личные карточки помогают, если нужно быстро узнать, где живет сотрудник, сколько раз он ходил в отпуск и есть ли у него дети.

Так выглядит первый лист личной карточки сотрудника

Личные карточки заводят на каждого сотрудника. И неважно, сколько человек работает в компании: у каждого должна быть личная карточка. Это правило для ИП, ООО, ЗАО, фермерских хозяйств, садоводческих товариществ и всех остальных работодателей.

Личную карточку сотрудника можно заполнить по шаблону

Чтобы завести сотруднику личную карточку, работодателю нужно скачать и заполнить форму. Обычно компании используют стандартную форму Роскомстата, она называется Т-2.

Если стандартная карточка кажется слишком подробной, ее можно сократить. Или вообще разработать и утвердить собственную форму, закон разрешает.

Мы собрали в таблицу все разделы личной карточки по форме Роскомстата. Таблица поможет выбрать разделы для своей формы, понять, какие документы и сведения запрашивать у сотрудника, и разобраться с заполнением непонятных граф.

Раздел
Что пишут в разделе
Что попросить у сотрудника

Шапка

Дата составления

Табельный номер — номер сотрудника, у каждого свой, присваивается в день приема на работу. Табельного номера может и не быть, тогда ставите прочерк

Идентификационный номер налогоплательщика — ИНН. Если нет, не заполняйте

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования — СНИЛС

Алфавит — пишут первую букву фамилии сотрудника

Характер работы — временно или постоянно

Вид работы — основная или совместительство

ИНН и СНИЛС

Везде, где есть графы с классификаторами

Например, ОКУД, ОКПО. Это классификаторы, их смотрим по ссылке и пишем свой номер:

ОКАТО — объектов административно-территориального деления;

ОКИН — информации о населении;

ОКСО — специальностей по образованию;

ОКПО — предприятий и организаций;

ОКПДТР — должностей и профессий;

ОКУД — управленческой документации

1. Общие сведения

Номер и дата трудового договора

ФИО, дата и место рождения, гражданство

Образование, профессия, стаж, знание языков

Семейное положение и состав семьи

Паспортные данные, адрес и телефон

Паспорт

Диплом, сертификаты

Трудовую книжку

Спросить: о семье, языках, фактический адрес и номер телефона

2. Сведения о воинском учете

Категория запаса, воинское звание, категория годности и др.

Военный билет

3. Прием на работу и переводы на другую должность

Дата, подразделение, должность, оклад, основание

Основание — номер приказа о приеме на работу

4. Аттестация

Аттестацию проходят спасатели, врачи, педагоги, полицейские

Если в компании проводилась аттестация, пишем дату, решение, номер протокола. Если нет, ничего не пишем

5. Повышение квалификации

Заполняете, если направляли сотрудника повышать квалификацию на курсы

Свидетельство о повышении квалификации

6. Профессиональная переподготовка

Заполняете, если направляли сотрудника получать дополнительное образование

Диплом о профессиональной переподготовке

7. Награды (поощрения) и почетные звания

Учитываются награды от компании и госнаграды

Спросить у сотрудника о госнаградах

8. Отпуск

Вид отпуска: ежегодный, учебный, без сохранения зарплаты

Период — текущий год

Основание — график отпусков или приказ об отпуске

9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством

Любые льготы сотрудника

Спросить у сотрудника, есть ли льготы и взять удостоверяющий документ. Например, справку об инвалидности, удостоверение ветерана

10. Дополнительные сведения

Что угодно, например указать, были ли замечания или выговоры

Соответствующий документ

11. Основание прекращения трудового договора (увольнения)

Заполняют после увольнения

Пишут основание — это приказ, дата, номер приказа

Попросить сотрудника расписаться

Карточки можно заполнять от руки или на компьютере, но обязательно распечатать. Потому что сотрудник расписывается в карточке, когда его принимают на работу, переводят на другую должность или если он увольняется.

Штрафы, если нет личных карточек — статья 5.27 Административного кодекса

Если трудовая инспекция придет в компанию с проверкой и не найдет карточки, будут штрафы: для компании до 50 000 рублей, а для ИП до 5000 рублей.

Личные карточки хранят 50 или 75 лет

Личные карточки каждого сотрудника работодатель хранит всё время, пока сотрудник работает в компании, и после увольнения:

    Сроки хранения документов — статья 22.1 ФЗ-125
  • если карточку завели до 1 января 2003 года, ее нужно хранить 75 лет;
  • если завели после 1 января 2003 года, хранить 50 лет.

Личные карточки хранят в сейфе или металлическом шкафу, который закрывается на ключ. Карточки нельзя оставлять на столе или показывать посторонним, даже если сотрудник больше не работает. Потому что в карточках — персональные данные.

За ведение и хранение личных карточек отвечает директор компании или предприниматель. Отвечать может и сотрудник, которого назначают ответственным, например кадровик или бухгалтер.

Полезные ссылки:
обеспечение защиты от копирования авторских материалов условие об обеспечительном платеже в договоре аренды сведения о лицензиях на алкоголь изменение сведений о руководителе юридического лица образец заполнения платежки по ндфл как взять ипотеку ип с нулевой отчетностью тип организации по форме собственности как прописать в договоре аренды арендные каникулы оплата больничного листа ип работникам документы о смене директора в налоговую на основании чего действует ооо декрет для ип без работников как проверить лицензию на алкоголь на сайте проверить контрагента на сайте основная карта и дополнительные как сдавать электронную отчетность в налоговую оплата обучения при увольнении сведения о закрытии ип примеры нарушения рекламного законодательства ликвидация ооо с нулевой отчетностью что указывается на ценнике онлайн кассы для турфирм входит ли ип в стаж для больничного налогообложение договоров гражданско правового характера обслуживание кассового аппарата стоимость 2021 арбитраж трафика без сайта каких врачей проходят для санкнижки общепит показатели управленческого учета как платить алименты самозанятым лицам в россии премия за работу декретные самозанятым 2021 подписание электронной подписью как вернуть обеспечительный платеж по договору аренды кто является контрагентом комиссия трудовых споров утечка персональных данных опоздание на работу выговор и увольнение график работы по трудовому кодексу штраф за отсутствие медкнижки у продавца закрыть фирму с нулевой отчетностью рко бесплатное обслуживание формы коммерческих предприятий какое наказание за прогул по трудовому кодексу как рассчитать материальную выгоду по договору займа аванс и зарплата сроки по трудовому кодексу для чего нужна дополнительная карта берут ли беременных на работу информация на ценниках повестка о вызове свидетеля в налоговую инспекцию нужна ли печать на протоколе собрания учредителей что может быть прописано в брачном договоре упрощенные системы налогообложения принцип работы paypal персональный данные что не может быть в брачном договоре наказание за прогул по трудовому кодексу переманивание работников что может быть зафиксировано в брачном договоре проверки контрагентов возврат гарантийного платежа по договору аренды утечка данных переподписание документов возврат обеспечительного взноса по договору аренды как прописать в договоре обеспечительный платеж утрата документов депозит в договоре аренды нежилого помещения получить субсидию что относится к общедоступным персональным данным
Сэкономить пять миллионов рублей

Включаю музыку в баре. Как не нарушить закон?

За всё в этой жизни приходится платить: за сырную шаурму на вокзале, ошибки прошлого и музыку в баре. Но только с музыкой придется платить каждый месяц и заключить договор с автором или посредником.
2 ноября 2018
54065
20

Как ничего не пропустить

Подпишитесь в соцсетях

Публикуем ссылку на статью, как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах. Шутим, но не слишком смешно.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Момент...
Готово!
Проверьте почту, пожалуйста
Не получилось отправить :-|

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях — ну что ж! Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.