Читатель Сергей спрашивает:
Собираюсь нанять первых сотрудников. Обязательно ли вести личные карточки, если у меня будет работать всего пять человек? Я и так про них всё помню.
Если есть сотрудники, должны быть и личные карточки
Личная карточка сотрудника — документ, в котором есть вся информация о человеке: от номера телефона и адреса до даты увольнения. Личные карточки помогают, если нужно быстро узнать, где живет сотрудник, сколько раз он ходил в отпуск и есть ли у него дети.
Личные карточки заводят на каждого сотрудника. И неважно, сколько человек работает в компании: у каждого должна быть личная карточка. Это правило для ИП, ООО, ЗАО, фермерских хозяйств, садоводческих товариществ и всех остальных работодателей.
Личную карточку сотрудника можно заполнить по шаблону
Чтобы завести сотруднику личную карточку, работодателю нужно скачать и заполнить форму. Обычно компании используют стандартную форму Роскомстата, она называется Т-2.
Если стандартная карточка кажется слишком подробной, ее можно сократить. Или вообще разработать и утвердить собственную форму, закон разрешает.
Мы собрали в таблицу все разделы личной карточки по форме Роскомстата. Таблица поможет выбрать разделы для своей формы, понять, какие документы и сведения запрашивать у сотрудника, и разобраться с заполнением непонятных граф.
Раздел
Что пишут в разделе
Что попросить у сотрудника
Шапка
Дата составления
Табельный номер — номер сотрудника, у каждого свой, присваивается в день приема на работу. Табельного номера может и не быть, тогда ставите прочерк
Идентификационный номер налогоплательщика — ИНН. Если нет, не заполняйте
Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования — СНИЛС
Алфавит — пишут первую букву фамилии сотрудника
Характер работы — временно или постоянно
Вид работы — основная или совместительство
ИНН и СНИЛС
Везде, где есть графы с классификаторами
Например, ОКУД, ОКПО. Это классификаторы, их смотрим по ссылке и пишем свой номер:
ОКАТО — объектов административно-территориального деления;
ОКИН — информации о населении;
ОКСО — специальностей по образованию;
ОКПО — предприятий и организаций;
ОКПДТР — должностей и профессий;
ОКУД — управленческой документации
1. Общие сведения
Номер и дата трудового договора
ФИО, дата и место рождения, гражданство
Образование, профессия, стаж, знание языков
Семейное положение и состав семьи
Паспортные данные, адрес и телефон
Паспорт
Диплом, сертификаты
Трудовую книжку
Спросить: о семье, языках, фактический адрес и номер телефона
2. Сведения о воинском учете
Категория запаса, воинское звание, категория годности и др.
Военный билет
3. Прием на работу и переводы на другую должность
Дата, подразделение, должность, оклад, основание
Основание — номер приказа о приеме на работу
4. Аттестация
Аттестацию проходят спасатели, врачи, педагоги, полицейские
Если в компании проводилась аттестация, пишем дату, решение, номер протокола. Если нет, ничего не пишем
5. Повышение квалификации
Заполняете, если направляли сотрудника повышать квалификацию на курсы
Свидетельство о повышении квалификации
6. Профессиональная переподготовка
Заполняете, если направляли сотрудника получать дополнительное образование
Диплом о профессиональной переподготовке
7. Награды (поощрения) и почетные звания
Учитываются награды от компании и госнаграды
Спросить у сотрудника о госнаградах
8. Отпуск
Вид отпуска: ежегодный, учебный, без сохранения зарплаты
Период — текущий год
Основание — график отпусков или приказ об отпуске
9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
Любые льготы сотрудника
Спросить у сотрудника, есть ли льготы и взять удостоверяющий документ. Например, справку об инвалидности, удостоверение ветерана
10. Дополнительные сведения
Что угодно, например указать, были ли замечания или выговоры
Соответствующий документ
11. Основание прекращения трудового договора (увольнения)
Заполняют после увольнения
Пишут основание — это приказ, дата, номер приказа
Попросить сотрудника расписаться
Карточки можно заполнять от руки или на компьютере, но обязательно распечатать. Потому что сотрудник расписывается в карточке, когда его принимают на работу, переводят на другую должность или если он увольняется.
Если трудовая инспекция придет в компанию с проверкой и не найдет карточки, будут штрафы: для компании до 50 000 рублей, а для ИП до 5000 рублей.
Личные карточки хранят 50 или 75 лет
Личные карточки каждого сотрудника работодатель хранит всё время, пока сотрудник работает в компании, и после увольнения:
- если карточку завели до 1 января 2003 года, ее нужно хранить 75 лет;
- если завели после 1 января 2003 года, хранить 50 лет.
Личные карточки хранят в сейфе или металлическом шкафу, который закрывается на ключ. Карточки нельзя оставлять на столе или показывать посторонним, даже если сотрудник больше не работает. Потому что в карточках — персональные данные.
За ведение и хранение личных карточек отвечает директор компании или предприниматель. Отвечать может и сотрудник, которого назначают ответственным, например кадровик или бухгалтер.
