Получать почтой Подписаться
Банк предпринимателей
Все темы
Банки Законы Деньги Бухгалтерия Документы Переговоры Управление Люди

Частые ошибки в учете

Которые допускают компании и ИП

Ошибка 1. Не проверять партнеров Ошибка 2. Не обмениваться оригиналами Ошибка 3. Разрешать сотрудникам подписывать документы за директора Ошибка 4. Платить наличными больше 100 000 рублей Ошибка 5. Работать не по своим кодам ОКВЭД

В маленьких компаниях и ИП работу бухгалтера выполняет сам предприниматель или собственник. Но для предпринимателя главное — зарабатывать, а не возиться с бумажками. Из-за этого в бухучете появляются мелкие ошибки, которые грозят крупными штрафами. Чтобы их не было, мы подготовили эту статью.



Ошибка 1. Не проверять партнеров

Налоговая считает, что компании должны проверять партнеров — поставщиков и клиентов. Если среди партнеров окажется фирма-однодневка, налоговая может потребовать доплатить налоги.


Фирмы-однодневки — компании, которые открываются, чтобы выводить деньги. Они не платят налоги, не составляют отчетность и зарегистрированы по массовым адресам. Со стороны однодневка может выглядеть как обычная компания: с офисом, документами и расчетным счетом в банке.

Необоснованная выгода: работа с однодневками — в статье на Деле



Под подозрение налоговой попадают не только однодневки, но и те, кто с ними работает. Налоговая думает, что компании специально договорились о сделке, чтобы платить меньше налогов или получить вычет по НДС. В реальности компания может и не знать, что ее партнер — однодневка. Или сначала партнер работал честно, а потом занялся обналичиванием денег. Бывает всякое.

Под подозрение налоговой попадают не только однодневки, но и те, кто с ними работает.

Чем грозит. Если налоговая заподозрит сделку с фирмой-однодневкой, она может потребовать доплатить налоги. Получается, компания купила у поставщика товар, оформила бумаги, заплатила налоги, а оказывается, что надо платить еще. Причем сделка могла быть год назад или два, а суммы бывают в миллион и в десять.


Как действовать. Проверять партнеров, выявлять однодневки и не работать ними. Налоговая называет это должной осмотрительностью. На каждого партнера собираете досье: регистрация в реестре, массовость адреса, судебные иски, дисквалификация директора. Советуем скачать список. Результаты проверки лучше хранить в отдельной папке, чтобы показать налоговой в случае чего.

Как проверить партнера и выявить фирму-однодневку — список признаков


Компания проявила должную осмотрительность и ушла от подозрений налоговой — на сайте арбитражных дел



Ошибка 2. Не обмениваться оригиналами

Если компании работают в разных городах, пересылать документы долго. Проще обмениваться сканами: прислали скан договора — можно начинать работать; пришел скан счета-фактуры — можно делать вычет по НДС. Потом придут оригиналы для замены сканов.


Чем грозит. Налоговая не принимает к учету расходы без оригиналов подтверждающих документов, а без оригиналов счетов-фактур нельзя сделать вычет по НДС. Налоговая об этом рассказала в письме.

Со сканами счетов-фактур есть опасность не только из-за налоговой. Бывает, поставщик сканом присылает счет-фактуру с одним номером, а оригинал — с другим. Если компания заплатила налоги по скану, ей придется подавать уточненную декларацию.

Со сканами договоров тоже есть опасность. Сделку по сканам легче оспорить. И есть опасность, что партнер пришлет оригинал договора, в котором будут другие условия, чем в скане.

Оригиналы подтверждающих документов — письмо налоговой


Как действовать. Пересылать договоры, счета-фактуры и подтверждающие документы в электронном виде законно, если организовать электронный документообмен: купить электронную подпись и отправлять документы в электронном виде.

С электронной подписью не нужно тратить деньги на курьеров или стоять в очередях на почте: две минуты — и документы уже в Нижнем Новгороде или во Владивостоке.


Как работать с электронной подписью — в статье на Деле

Ошибка 3. Разрешать сотрудникам подписывать документы за директора

Если руководителя нет на месте, он просит расписаться за себя в договоре или счете-фактуре своего бухгалтера или другого сотрудника. Казалось бы, какая разница, подпись же похожа. Но разница есть. Подписывать может только тот сотрудник, у которого есть доверенность.


Чем грозит. Документ с поддельной подписью может никогда не навредить компании, а может подставить на несколько миллионов. Налоговая проверяет подписи на документах, когда доказывает сделку с необоснованной налоговой выгодой. Налоговая думает, что сделка была на бумаге, а в реальности ее не было и может устроить проверку почерка. Так было у компании Центррегионуголь в 2015 году.

Определение Верховного Суда РФ по делу N А40-71125/2015 о необоснованной выгоде — на сайте законов РФ



Если подписать документ за сотрудника фирмы-партнера, грозит уголовная ответственность. Компания потеряла счет-фактуру, распечатала такую же и подделала подпись главного бухгалтера поставщика. За это по Уголовному кодексу грозит штраф до 80 000 рублей, исправительные работы или даже арест до шести месяцев.

Подделка документов в статье 327 Уголовного кодекса— на сайте Консультанта


Как действовать. Если вас нет на месте и не можете подписать документ, работа не должна останавливаться. Вот, что нужно сделать для этого:


выдать доверенность всем сотрудникам, которым доверяете подписывать документ. Например, главбуху или директору по финансам;

купите электронную подпись, заключите с каждым партнером соглашение об электронном документообороте и обменивайте документами в электронном виде. Тогда не придется делать доверенность.

Форма доверенности


С электронной подписью можно подписывать документы из любой точки мира, где есть интернет: если катаетесь на слонах в Таиланде или болеете за любимую команду в Ростове-на-Дону.


Ошибка 4. Платить наличными больше 100 000 рублей

Налоговая не любит, когда компании обмениваются наличными. Она не может отследить такие сделки и подозревает в отмывании денег.


Чем грозит. По указаниям ЦБ законно обмениваться наличными в пределах 100 000 рублей по одному договору. Больше нельзя — обе компании получат штраф в 50 000 рублей.

Как действовать. У налоговой меньше подозрений, когда компании платят через расчетный счет. Она может отследить все сделки. Если не выходит через расчетный счет, лучше разбить сумму выше 100 000 рублей на разные договоры.

Указания ЦБ о сделках с наличными


Ошибка 5. Работать не по своим кодам ОКВЭД

При регистрации предприниматели выбирают коды ОКВЭД. Можно выбрать несколько кодов, если вы работаете в разных сферах: производите товары, продаете их оптовикам и поставляете в розничные магазины. Но налоговой не нравится, когда компании выбирают ОКВЭДы из разных сфер или работают не по со своим ОКВЭДам.

Чем грозит. Закон не запрещает заключать сделки не по своим ОКВЭДам, но это подозрительно. Если компания занималась рыболовством, с чего вдруг она получает деньги за разработку логотипа. Банки и налоговая отслеживают такие операции и могут проверить сделку.

Как действовать. Сейчас будут капитанские советы, других здесь нет:


работайте только по кодам, которые получили при регистрации;

добавьте недостающие коды. Для этого заполните заявление по форме Р24001 для ИП или заявление по форме Р14001 для ООО и подайте его в свою налоговую. Платить госпошлину не надо, но не забудьте паспорт.


Выбирайте ОКВЭДы из смежных областей. Если компания одновременно занимается разведением свиней, производством черных металлов и дизайном, это подозрительно. Кажется, что это компания-однодневка и много кодов ей нужно, чтобы перегонять деньги из разных сфер.



А вот еще интересно

12 мая
Подключаем кассу
15 августа
Что вы знаете о договорах?