Не работает кассовый аппарат — что делать: варианты работы во время сбоя кассы, как избежать штрафов от налоговой при неисправности кассового аппарата

Главная / Инструкция / Что делать, если кассовый аппарат не работает

По закону вы не имеете права получать от клиентов и покупателей деньги без проведения операции через кассу и выдачи чека. Использовать неисправную онлайн-кассу тоже нельзя.

Не стоит пытаться устранить поломку самостоятельно. Вы должны временно остановить работу и незамедлительно обратиться в сервисный центр производителя устройства через его сайт или по телефону. Не исключено, что специалисты смогут быстро устранить неисправность прямо на месте, и вы не понесете убытков.

Если поломка серьезная и на ее устранение требуется время, то возможны разные варианты. На время, пока ваша онлайн-касса в ремонте, можно взять новую в аренду. Вернуть арендованную кассу можно в любой момент, возместив только стоимость фискального накопителя.

Чтобы снова не тратить время на активацию кассы, ее настройку и подключение, можно взять вариант, где все включено. То есть вы получите кассу, практически полностью готовую к работе.

Если вы заранее позаботились о том, чтобы купить и зарегистрировать в налоговой подменную кассу на случай поломки — вам не придется прекращать работу и нести убытки из-за форс-мажора.

Если оперативно заменить кассу возможности нет, то обойтись без проблем не получится. Так вы почти наверняка понесете убытки из-за вынужденного простоя. Но штрафа от налоговой можно и избежать. Вот о чем надо помнить:

Сразу после обнаружения неисправности необходимо с помощью специалиста сервисной службы извлечь из памяти фискального накопителя данные о платежах, в том числе информацию о том, какие данные были переданы оператору фискальных данных (ОФД), а какие — из-за поломки — нет. Это нужно, чтобы впоследствии направить в налоговую непереданные данные вместе с разъяснительным письмом.
Как только вы остановили операции по вышедшей из строя кассе, составьте и направьте в налоговую письмо с разъяснениями причины остановки. Тогда у налоговой не будет причин подозревать вас в попытке скрывать выручку.
Осуществляя расчеты с покупателями и клиентами без использования онлайн-кассы, либо применяя неисправное устройство, вы рискуете нарваться на солидный штраф. Его размер будет зависеть от суммы выручки, полученной «мимо кассы». К примеру, за неприменение онлайн-кассы юрлицо накажут на сумму до полного объема такой выручки, но не менее 30 тысяч рублей, а должностное лицо — на сумму до половины выручки, но не менее десяти тысяч. За использование устройства, не соответствующего требованиям закона (в том числе неисправного) предусмотрен штраф до десяти тысяч на юридическое лицо, и до трех тысяч на должностное.
Владельцам касс иногда советуют в случае серьезной поломки кассы не останавливать работу, фиксировать операции вручную, выдавая клиентам чеки на типографских бланках строгой отчетности, а после завершения ремонта сформировать чек коррекции. Это не самый лучший совет, поскольку если во время ремонта кассы к вам вдруг нагрянет проверяющий и уличит вас в работе без кассы, то почти наверняка придется заплатить штраф. Исключения из этого правила есть (придется доказать, что прекращение торговли привело бы к серьезным негативным социально-экономическим последствиям), но в абсолютном большинстве случаев не стоит так рисковать. Гораздо дешевле и безопаснее заранее позаботиться о резервном оборудовании на случай поломки. Также использование арендованной кассы избавит вас от многих хлопот.

Как перезагрузить кассовый аппарат

У каждой модели онлайн-касс предусмотрен способ принудительной перезагрузки. К нему прибегают в случае, когда касса онлайн не передает данные в налоговую или был замечен ряд других проблем, описанных выше.

Способ 1: вставить иголку или другой острый, тонкий и прочный предмет в отверстие между кнопками громкости и блокировки дисплея, расположенными на задней части корпуса. Держать до начала перезагрузки изделия.

Способ 2: одновременно зажать кнопки блокировки экрана и громкости. Удерживать около 15 секунд до того, как дисплей устройства погаснет. Далее произойдет автоматический перезапуск всех систем оборудования. Касса запустится в нормальном режиме, и на ней можно будет выполнять предписанные операции.

Перезагрузить устройство можно и программным способом. Для этого у многих моделей подобных устройств есть соответствующая функция в настройках электропитания, рядом с функцией выключения. Все зависит от операционной системы онлайн-кассы и интерфейса изделия. В крайнем случае кассу отключают от электропитания и заново включают. Это нужно для полной остановки цифровых процессов в устройстве.

Иногда причиной неправильной работы кассы является устаревшая прошивка. На дисплее кассы обычно высвечивается соответствующее сообщение. Кассиру или инженеру сервисной службы нужно обновить программную оболочку аппарата или переустановить встроенное ПО.

Это лишь основные проблемы, нарушающие работу онлайн-касс и терминалов. Кроме них существует множество неполадок отдельных элементов представленного оборудования. В зависимости от степени поломки устранять их может сам кассир или работник сервисной поддержки. В любом случае настоятельно рекомендуется изучить инструкцию и следовать правилам эксплуатации кассового оборудования.

Чтобы пользоваться кассовым аппаратом без проблем, приобретайте МодульКассу. На Расширенном тарифе вам привезут подменную кассу в случае поломки. Также в Модульбанке можно бесплатно выводить деньги на обычную дебетовую карту физлица, если сумма вывода не превышает 500 000 ₽ в месяц, а если вы хотите выводить больше, то с опцией «Зеленый лимит» комиссия будет от 0,75%.