Сколько хранить документы после закрытия ИП: штраф за утрату документов, срок хранения бухгалтерских и кадровых документов

Статья обновлена 14 марта 2022 года.

Иванов закрыл ИП и торжественно сжег документы. Всю ночь он танцевал возле костра и веселился. А наутро он узнал, что за такое есть штрафы.

200 руб. за каждый договор

Налоговый кодекс о документах

Сумма штрафа выглядит смешной, пока не посчитаешь количество договоров. Речь идет о некоторых бухгалтерских документах: договорах, актах, счетах-фактурах, товарных чеках и накладных. По другим документам штраф может быть выше — например, если не предоставить налоговой уведомление о контролируемых сделках, штраф уже может быть 5 тыс. руб.

Налоговая может проверить предпринимателя: не занимается ли он обналом и не уклоняется от налогов. Если она попросит документы, а их не окажется — возможен штраф. Если компания работает с сотней поставщиков и клиентов, штраф получится внушительный.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы нужно хранить пять лет. Их можно хранить в электронном или бумажном виде в зависимости от того, как они были составлены. Важно, что переводить документы на бумажном носителе в электронный вид для последующего хранения запрещено.

К кадровым документам требования по срокам жестче: их придется хранить до 75 лет. Такой долгий срок не для всех бумаг, но, например, трудовые договоры придется держать при себе или сдать в архив на 50 или 75 лет.

Закон требует обеспечить безопасные условия хранения документов и их защиту от изменений.

За что штраф

Сумма

Нет документов, которые попросила налоговая

200 руб. за каждый документ

Есть сотрудник, но нет трудового договора

до 50 тыс. руб.

Нет книги доходов и расходов

10 тыс. руб.

Первичные документы также могут потребоваться, чтобы в случае чего доказать, что услуга действительно была оказана. Например, компания «Лютик» шьет форму для ресторанов. Если ресторан «Розетка» подаст на «Лютик» по какой-то причине в суд и ему придет запрос подтвердить тот факт, что компания пошила сто комплектов формы по договору, без первичных документов это может и не получиться.

Штраф

Все отрасли