Касса для общепита: какую онлайн-кассу купить для кафе, столовой и ресторана, когда нужен кассовый аппарат с ЕГАИС, что учесть при выборе кассы для общепита

Главная / Инструкция / Как выбрать онлайн-кассу для общепита

54-ФЗ обязывает всех предпринимателей использовать кассу с фискальным накопителем и выдавать фискальные чеки после покупки, только если вы не ИП без сотрудников, продающий товары собственного производства. Например, сами крутите и продаете шаурму у себя на районе. Рассказываем, какие онлайн-кассы и терминалы подойдут для небольшого кафе и ресторана.

Большому ресторану подойдут специализированные кассы. На них видна работа всего ресторана: резерв столов и очередь заказов, процесс приготовления блюд на кухне и остатки на складе, которые автоматически списываются при заказе. С помощью такой кассы официанты могут разбить чек между гостями и посмотреть, сколько заработали за смену.

В небольшую кофейню с напитками на вынос подойдет смарт-POS (онлайн-касса и терминал для эквайринга в одном). Она компактная, помещается в карман куртки, поэтому такую кассу удобно использовать и при доставке. Пример — МодульКасса. У нее самый большой экран, есть интеграция с ресторанными программами управления, программами лояльности и 1С.

Общепиты внутри одной франшизы работают с одинаковым оборудованием. При открытии, например, кофейни по франшизе, вам скажут, что купить и как принимать оплату.

Если вы продаете алкоголь, выбирайте онлайн-кассу, в которой есть интеграция с ЕГАИС и 2D-сканер для акцизных марок.

Чтобы общепит работал, онлайн-кассы достаточно — с ней уже можно принимать оплату наличными. Но если вы хотите принимать оплату картами, нужно подключить эквайринг.

Какие качества онлайн-кассы важны для общепита

Касса должна хорошо вписываться в рабочее место, быть удобной и быстрой, работать с программой учета товаров и услуг, а еще — отвечать требованиям к продаже алкоголя и другой подконтрольной продукции.

1. Касса хорошо вписывается в рабочее место. Какие характеристики смотреть:

габариты (ширина, высота, длина)
вид модели (моноблок или комплект из двух устройств)

Если кнопки, экран и чекопечатающее устройство составляют одно целое, такие кассы называются моноблоками. Они подходят, если важна компактность аппарата. Для других случаев подходят комплекты, состоящие из двух устройств — фискального принтера чеков и POS-терминала.

Если места мало, МодульКасса легко вписываются даже на узкую стойку бариста или бармена. Касса оснащена фотокамерой для считывания штрихкодов, а значит, не придется покупать сканер, чтобы добавлять товар в чек по коду. В МодульКассе с эквайрингом есть встроенный терминал эквайринга для безналичных расчетов.

Другие ситуации. Комплект из фискального принтера чеков и POS-терминала — это тоже касса. Как работает комплект: на экране терминала сотрудник формирует чек, рассчитывает клиента и нажимает кнопку оплаты, после этого фискальный принтер выводит бумажный чек.

Вместо POS-терминала можно использовать планшет, ноутбук или компьютер. Сканер и банковский терминал подключаются через USB ко всем этим устройствам, а не к принтеру чеков.

2. Касса быстрая и с ней удобно. Какие характеристики смотреть:

тип управления кассой (кнопки или тач-экран);
диагональ и «отзывчивость» сенсорного экрана, его защита от пятен и бликов;
есть ли автоматический отрез чека;
ширина чековой ленты;
скорость печати чека.

Чтобы не копились очереди, заведите кассу, которая помогает обслуживать клиентов быстро и четко, особенно в пиковые часы. Здесь важно все — от удобства интерфейса до скорости печати и автоматического отреза чека от ленты.

Скорость печати чека у разных моделей составляет в среднем 60-200 мм/сек. Разница в скорости — доли секунды, эффект заметен только при большом потоке клиентов, когда секунды накапливаются в сэкономленные минуты. Однако скорость влияет на более ощутимую характеристику — сколько чеков в день касса может сформировать и вывести.

Ширина чековой ленты важна, если у вас длинные наименования и хочется расходовать меньше бумаги. Возьмем название «Рубленные котлеты с мясом мол. цыпленка в карт. пюре и овощным ассорти 300 г». На чеке шириной 45 мм оно займет четыре строки, а на чеке 80 мм — две. А название «Эспрессо-тоник холодн. с шок. крошкой и корицей 200 г» займет всего одну строку вместо двух. Касса MSPOS Т-Ф печатает именно широкие чеки.

3. Касса подключена к программе учета товаров и услуг. Какие характеристики смотреть:

производитель кассового программного обеспечения (ПО);
возможности интеграции с сервисами, которые помогают автоматизировать учет товаров, услуг и бухучет;
возможность работать с ЕГАИС и «Меркурием».

Учетный сервис нужен для двух целей. Во-первых, чтобы вести электронный каталог товаров и услуг. Его передают на кассу через интернет, и касса указывает в чеке обязательные реквизиты: наименования проданных позиций, систему налогообложения, имя сотрудника, который рассчитал клиента и другие данные.

Во-вторых, учетный сервис получает от кассы информацию о продажах. По этим данным сервис пересчитывает остатки товара и составляет отчеты: о среднем чеке, выручке, прибыли, рентабельности. Поэтому важно, чтобы на кассе было установлено ПО, которое работает в связке с учетным сервисом.

Бухгалтер скажет вам спасибо, если ему не придется переписывать в свою программу данные с бумажных накладных или кассовых отчетов о закрытии смены. Эти сведения он может получать сразу в электронном виде, если ваш учетный сервис интегрирован с бухгалтерской программой.

Возможность работать с ЕГАИС и «Меркурием». Если продаете алкогольные коктейли в кофейне или алкоголь в баре, выбирайте кассу и ПО, которые умеют взаимодействовать с ЕГАИС. Это важно, чтобы выполнить требования к обороту крепкого алкоголя и пива по закону № 171-ФЗ.

Если продаете мясные и рыбные закуски, пироги, шашлык и другую подконтрольную Россельхознадзору продукцию, нужно подтверждать ветеринарные сопроводительные документы на товар в госсистеме «Меркурий» по закону № 243-ФЗ.

Удобно, когда вместе с кассой собственник получает готовое решение для выполнения всех требований законодательства, а еще возможности для автоматизации своего бизнеса. Контур.Маркет помогает достичь этих целей.

Если вы ИП и работаете с онлайн-кассой, а также хотите выводить на карту физлица до 500 000 рублей в месяц без комиссии, откройте расчетный счет в Модульбанке. Чтобы выводить больше, подключите услугу «Зеленый лимит» — комиссия на вывод составит от 0,75%. Если вы также работаете с зарубежными компаниями, Модульбанк поможет пройти валютный контроль: заполнит за вас необходимые справки и отчитается перед Центробанком.