Может ли турагентство работать без онлайн-кассы

Деятельность турагентств традиционно считается одной из самых нерегулируемых. Стать агентом туроператора и делать бизнес на комиссии за счет продажи путевок может буквально каждый. До недавних пор онлайн-касса для турагентства в обязательном порядке была не нужна и многие участники этого рынка при приеме оплаты от покупателей туров оформляли БСО.

Теперь без учета этих нюансов — предопределенных требованиями Закона № 54-ФЗ, не обойтись. Более того, конкретно турагентства могут испытывать очень серьезные сложности при следовании положениям данного нормативного акта. Подробности — далее.

Как выбрать кассу в турфирму

Выбирайте кассовый аппарат с учетом следующих особенностей:

• При продаже туров и получении денег не только в офисе, но и на сайте компании, выбирайте кассу с подключенным сервисом по приему безналичных платежей в интернете.
• Кассовая программа обновляется автоматически при нововведениях в законодательстве, изменения не требуют платной перепрошивки кассы.
• Касса и кассовая программа легко адаптируются в изменениям, есть дополнительные функции, например, интеграция с торговым и интернет-эквайрингом.

Как выбрать фискальный накопитель

Фискальный накопитель — обязательная часть кассового аппарата, без него работать невозможно. Организации, оказывающие услуги, обязаны применять накопитель со сроком действия не менее 36 месяцев (п. 5 ст. 4.1 закона 54-ФЗ).За использование ФН с меньшим сроком действия может быть назначен штраф.Если вы по каким-то причинам приобрели ФН на 13 или 15 месяцев, есть один законный способ избежать наказания. В Письме ФНС РФ от 28.05.2018 N ЕД-4-20/10222@ налоговая служба поясняет: если в компании установлен сезонный режим работы, то она может использовать ФН сроком не менее 13 месяцев, даже если она по закону обязана применять ФН на 36 мес.Точного определения, что такое сезонный режим работы в законодательстве нет, поэтому сама компания решает, работает ли она сезонно или нет.Если в вашей компании официально установлен сезонный режим работы, то вы сами вправе выбирать какой накопитель приобрести: на 13,15 или 36 месяцев.

Как зарегистрировать кассу

После того как выбрана касса и ФН, ее необходимо зарегистрировать. Это можно сделать самостоятельно или при помощи компании-продавца ККТ.До регистрации кассы приобретите электронную цифровую подпись (ЭЦП) и заключите договор с оператором фискальных данных (ОФД).Электронная подпись понадобится для удаленной регистрации кассы и для подписания договора с ОФД.Регистрацию ККТ можно провести удаленно на сайте ФНС или лично принести бумажное заявление в налоговую инспекцию.

Не путайте статус комиссионера и платежного агента. Платежный агент действует в рамках 103-ФЗ, единственная его задача — принять деньги поставщика, никаких дополнительных услуг, например консультаций, помощи в выборе, он не оказывает. Кроме этого у платежного агента и поставщика есть специальные счета, на которые и зачисляются полученные деньги.

В остальном регистрация проходит по общим правилам.

Что должно быть в чеке

Туристическое агентство продает услуги других организаций, поэтому в чеке обязательно указываются реквизиты:

• признак агента,
• данные поставщика,
• ИНН поставщика.

Иначе налоговая служба будет считать, что все суммы, на которые были созданы чеки, — это выручка компании. (Письма Минфина от 15 июня 2018 г. N 03-01-15/41171, от 15 июня 2018 г. N 03-01-15/41174). Основные требования к кассовому чеку подробно изложены в ст. 4.7 закона 54-ФЗ, в числе обязательных реквизитов — наименование товара, работы или услуги. Для ИП есть льгота — до 01.02.2021 года предприниматели, применяющие ПСН, УСН, ЕНВД, могут не указывать в кассовых чеках наименование товара (работы, услуги) и его количество.

Это не относится к компаниям, поэтому организация из нашего примера должна указывать в чеки и название услуги, и ее количественное выражение. Четких требований к названию услуги закон не содержит. Налоговики считают, что главное требование — продукт или услугу можно четко идентифицировать и отличить от других. Например, если сделать ссылку на номер договора с клиентом, то сомнений в том, за что получены деньги, уже не останется.

Единственный случай, когда наименование выбивать не нужно даже компаниям — это создание чека на аванс. Если в момент создания чека точную стоимость и объем услуг определить невозможно, то в чеке указывается признак оплаты «Аванс» без перечисления услуг.

Но, как правило, клиент платит за конкретный тур и тогда оплаченная сумма — это предоплата. Она может быть стопроцентной или частичной.Образец чека турагентства на полную предоплату. Здесь мы уже указываем точно наименование услуги.

Если компания работает на условиях предоплаты или аванса, то создавать необходимо два чека, один на предоплату (аванс), другой — на зачет предоплаты (аванса).Первый чек создается при получении денег, если плата вносилась частями, то чек формируется при каждом внесении оплаты.Чек на частичную предоплату:

Фискальный документ на зачет аванса или оплаты пробивается после оказания услуги. Моментом оказания услуги может быть первый или последний день поездки, это зависит от того, что указано в учетной политике компании. Пример чека для турагентства на зачет аванса (предоплаты):

Туристическая компания может не только продавать туры других компаний, но и оказывать собственные услуги клиентам, например, организовывать встречу в аэропорту, трансфер, экскурсии. В этом случае в чеке оформляется продажа собственного продукта или услуги.

Состав реквизитов чека зависит от номенклатуры: если у товара или услуги стоит признак агента, то при выборе такого товара в чек войдут сведения о поставщике (наименование, ИНН), если же такого признака нет, то товар или услуга будут оформлены как собственные.Если у вас несколько десятков поставщиков туров, то создайте на каждого номенклатурную позицию с указанием реквизитов контагента и просто выбирайте нужную при создании чека.

Преимущества онлайн-касс

Несмотря на то, что переход на онлайн-кассы для турагентств обязателен лишь с 2019 года, эксперты рекомендует начать применять электронные кассовые аппараты как можно раньше. Новые кассовые аппараты (по-другому их называют «умными») упростят работу фирм, задействованных в туризме, поскольку сейчас распространены покупки через Интернет, которые можно осуществить в любое время суток. Как только клиент совершает платёж (а он может это сделать и в праздничный день, и в три часа ночи) — необходимо в течение пяти минут выписать квитанцию об оплате.

При использовании традиционной кассы представителю юрлица придётся постоянно мониторить состояние расчётного счёта фирмы. А «умная» касса автоматически формирует чек и высылает на адрес электронной почты, который клиент укажет при оформлении покупки в Сети.

Для интернет-торговли подходит не всякая электронная касса. Для продаж в Сети предназначены кассовые аппараты, имеющие в названии модели префикс ФС-, которые имеют функцию автоматической отправки квитанции. Бумажные чеки они не печатают. У некоторых таких моделей есть режим круглосуточного обмена информацией с ФНС (о наличии такого режима необходимо уточнить при выборе модели электронной кассы).

Переход на онлайн-кассу

Переход на электронный ККТ — относительно долгий процесс. Недостаточно просто выбрать модель аппарата и установить её в офисе. Ввод в работу онлайн-кассы осуществляется за несколько шагов:

• регистрация устройства в налоговой службе;
• заключение договора с оператором фискальных данных (ОФД).

После регистрации касса напечатает чек, подтверждающий регистрацию. Его необходимо сохранить, так как в чеке будут указаны все данные об устройстве.

Предприниматель может осуществить постановку кассы на учёт в ФНС самостоятельно, а может обратиться за помощью к специалисту, который проведёт процедуру регистрации. Процесс займёт несколько часов, а стоит такая услуга недорого.

При заключении договора необходимо создать личный кабинет на сайте выбранного ОФД. В личном кабинете будут храниться данные об осуществлённых через зарегистрированный ККТ операциях. Счёт для оплаты услуг ОФД система предложит сформировать сразу после регистрации. Пополнять его предстоит с банковской карты.

Если вы ИП и принимаете оплату через онлайн-кассу, то можете открыть расчетный счет в Модульбанке, где есть выгодные условия для бизнеса в сфере продаж. Например, можете выводить со счета на карту физлица до 500 000 рублей в месяц без комиссии, а чтобы выводить больше — подключаете опцию «Зеленый лимит» и выводите любые суммы, полученные от надежных компаний, с комиссией от 0,75%.