Срок полезного использования кассового аппарата: как правильно списать и утилизировать кассовый аппарат, причины списания кассы — Дело Модульбанка

Кассовые аппараты нужно утилизировать в соответствии с законом, иначе есть риск получить штраф от Росприроднадзора. В этой статье расскажем, в каких случаях кассу нужно утилизировать, зачем и как соблюдать правила утилизации, и как правильно списать ненужную кассу.

Для чего необходима утилизация кассового аппарата

Предприниматели не обязаны хранить у себя старые кассовые аппараты компании. Обязанность вменяется только по отношению информации, представленной на фискальных накопителях. Она представляет интерес для налоговой и должна храниться в течение 5 лет.

Даже после того как касса будет снята с учета в налоговой, ее нельзя просто взять и выбросить. Согласно требованиям Росприроднадзора, утилизация должна проводиться по специальным протоколам, а право на утилизацию есть только у специализированных предприятий. Связано это с тем, что ККТ относится к отходам, которые содержат элементы 4 класса опасности.

Причины списания оргтехники и компьютеров

Кассы списывают из-за неустранимых поломок или устаревания. Например, если залили кассу водой, или покупали кассовый аппарат слишком давно, и он не справляется с задачами. Поэтому предприниматели периодически обновляют кассовое оборудование или просто покупают новое. Для компьютеров и оргтехники законодательно установлены довольно короткие сроки полезного действия для расчета амортизации — от 3 до 5 лет.

Чтобы на балансе не висело неиспользуемое оборудование, после утилизации его следует списать.

Списание кассовой техники

ККТ относится к основным средствам производства, ведь она напрямую используется в деятельности предпринимателя или организации. Поэтому отражать ее списание следует согласно Методическим указаниям по бухучету основных фондов, которые утверждены Приказом Минфина № 33н от 20 июля 1998 года. Они предполагают следующие шаги:

1. Создание комиссии, принимающей решение о списании основных средств. Приказ о создании комиссии издает руководитель. Членами такой комиссии обычно являются: руководитель отдела, кассир, за которым закреплена утилизируемая касса и бухгалтер.

2. Оформление акта о списании. Для этого предусмотрена специальная форма — ОС-4. В ней нужно в обязательном порядке указать:

причину, по которой эксплуатировать кассовую технику более невозможно (моральный износ, нецелесообразность модернизации, неустранимая неисправность и т. п.);
характеристики кассы, которую списывают (марка, инвентарный и заводской номер, время нахождения в эксплуатации, начальная и остаточная стоимость по балансу);
подпись руководителя комиссии, ее членов;
дату выдачи акта.

Затем следует передача акта о списании в бухгалтерию для дальнейшего оформления утилизации.

Снятие кассы с налогового учета

Налоговики должны проверить, совпадает ли информация в памяти ККТ с данными кассового журнала. Для этого нужно подготовить такие документы:

заявление по стандартной форме (о снятии ККМ с учета);
коды статистики (содержатся в учредительной документации фирмы или ИП);
паспорт лица, подписавшего заявление;
паспорта ККМ и ЭКЛЗ;
договор с сервисным центром, где касса была на обслуживании;
документы на помещение, где она была установлена (собственность или аренда).

Если снимаете с учета кассу с онлайн-накопителем, нужно прибавить еще отчет о его закрытии. Однако это не требуется, если касса сломана или украдена.

Заявление нужно подписать и подать датой не позже рабочего дня, следующего за тем, когда решили снять прибор с учета (создали акт о списании). Работник налоговой, приняв заявление, поставит соответствующую отметку. Затем, рассмотрев заявление, налоговая выдаст документ о снятии техники с учета. На это отводится максимум 5 дней.

Заключение договора с утилизирующей компанией

В деталях кассовой аппаратуры содержатся как опасные, так и потенциально ценные элементы. Первые (тяжелые металлы, токсичные соединения) нужно обезвредить, а вторые (ценные металлы, цветмет) извлечь. Этим и занимаются специализированные фирмы.

Физлицу или ИП нужно обратиться в одну из таких компаний и заключить с ней договор, по которому:

будет проведена экспертиза кассовой техники с подготовкой сопровождающей документации;
техника будет вывезена и доставлена для утилизации по нужному адресу;
проводится собственно утилизация — переработка цветных металлов, обезвреживание небезопасных элементов, захоронение их на специальном полигоне.

Образец приказа

Приказ о списании аппарата ККТ является распорядительным актом, призванным подтвердить согласие руководства на выполнение данной процедуры. Его составление не является обязательным. Необходимость оформления такого документа определяется спецификой деятельности хозяйствующего субъекта и характерными особенностями его документооборота.

Актуальным законодательством не устанавливается общеобязательная форма такого приказа. Соответственно, его можно оформить по свободному шаблону, принятому в конкретной организации. Важно, чтобы такой распорядительный акт не противоречил ключевым принципам документооборота.

Он должен обязательно включать следующие пункты:

наименование хозяйствующего субъекта;
дата составления и регистрационный номер бумаги;
причина списания (к примеру, несоответствие ККТ-устройства актуальным требованиям);
ссылка на соответствующий нормативно-правовой акт (если нужно);
детальная характеристика списываемого объекта (год выпуска, марка/модель, номер серии, прочие сведения);
актуальное состояние списываемого объекта (продолжительность использования, остаточная стоимость);
назначение срока списания/ликвидации;
список участников комиссии, их задачи;
подписи руководителя и всех перечисленных субъектов.

Скачать образец приказа о списании ККТ в формате .doc

Списание старой кассы

Иногда организации или предпринимателю нужно списать старую технику, образца до 2002 года. В налоговой в качестве основного средства такая касса уже не числится. В этом случае остаточная стоимость в 2002 году будет относиться на «затраты переходного периода», бухучет при этом продолжит начисление амортизации. Поэтому возникнет разница в налоговом и бухучете.

Списывая такую технику, данную разницу нужно будет признать в качестве постоянной величины (которая равна остаточной стоимости к моменту списания). Данная разницы будет влиять на налог на прибыль. В этом случае складывается такая ситуация, при которой в бухучете касса только списана, по в налоговом — это произошло уже давно. В связи с этим потребуется доначислить налог на прибыль.

Проводка в бухучете будет следующей: Д99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» К68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» — отражение постоянного налогового обязательства. А в налоговом учете никакие дополнительные отражения уже не потребуются

Налоговый учет списания кассы

С точки зрения налогообложения, ККТ — это основное средство. Затраты на его ликвидацию следует отнести к внереализационным расходам (п. 1.8 ст. 265 НК РФ). Как правило, это остаточная стоимость плюс затраты по договору с утилизационной компанией.

НДС при этом не учитывается, ведь это не торговая операция (ст. 39, 146 НК РФ). А вот входной НДС, который соответствует остаточной стоимости, могут потребовать восстановить: ведь списанный кассовый аппарат уже не используется в производственной деятельности. Однако такое требование не является полностью правомерным, его успешно оспаривают: Налоговый Кодекс РФ не требует от предпринимателей восстанавливать входной НДС списываемых основных средств, амортизация которых не завершена.